Google Docs: 12 съвета и трикове от практиката

Dr. Jens Hammerschmidt

публикувано: 13.05.2022

Пуснете браузъра и стартирайте Google Docs - всекидневно приложението ни убеждава да натискаме клавишите си с пълна сила. Това, което ни е навлязло в ръцете до момента като наистина полезни съкращения и наистина полезни функции, ще съберем тук за вас... Най-добрите съвети и трикове от практиката!

Вече сме натрупали значителен опит с Google Docs в нашия екип, който бихме искали да споделим с вас. 11 или повече проверени съвети и трикове от нашата практика... Да започваме незабавно!

1 | Структура за всички документи: Задайте си собствени стандартни стилове

Използваме Google Docs, за да обясним на нашите разработчици по-подробно какви промени се правят в TutKit.com или какви нови функции трябва да се разработят за платформата. Понякога бързо се натрупват 10, 30, 50 и още повече страници, както и много документи.

Именно при такива по-обширни проекти нашето препоръчване е: Използвайте стандартните стилове на Google Docs или задайте си собствени. В момента могат да се прилагат или да се дефинират стилове за нормален текст, за заглавие на документа, за подзаглавия и три нива на заглавия.

Предимството на стандартните стилове (както и при други текстообработващи програми): С тях по-късно можете лесно с един клик да създадете автоматично съдържание. Освен това лесно може да поставяте връзки към заглавията на текста си.

Прилагайте стандартни стилове: Отбележете текстовата област, на която искате да приложите стила, или поставете курсора на място в раздела, който искате да форматирате. Отворете менюто за стандартни стилове и изберете желания стил.

Съвети за Google Docs: Прилагане на стандартни стилове — За да зададете секция с текст като стандартен стил: Кликнете в желания стандартен стил върху „Приложи стандартен стил“.

Създайте собствени стилове за стандартни стилове: Форматирайте текстова област в документа по начин, по който бихте искали да имате определен стил. Отворете менюто за стандартни стилове. Изберете там функцията Актуализирай според стилa за желания стил.

Съвети за Google Docs: Актуализиране на стандартните стилове — Така задавате собствени стилове за стандартни стилове: Форматирайте секция с текст по начин, както предпочитате, и след това кликнете върху функцията „съответно актуализиране“ в стандартния стил на ваш избор.

Задайте Лични стилове по подразбиране: С регулиране чрез актуализиране според стила всички стандартни стилове с вашите желани настройки. Отворете менюто за стандартни стилове и изберете функцията Запис на лични стилове по подразбиране. От този момент нататък можете да извиквате личните си стилове във всеки документ в Google Docs (под Опции на стилове в приложение Използване на стандартни стилове).

Съвети за Google Docs: Запазване на лични стандартни стилове — Искате ли да използвате личните си стилове по подразбиране в няколко документа в Google Docs? Специфицирайте първо всички стилове и след това изберете функцията „Запишете лични стилове по подразбиране“ в опциите на стандартните стилове. От този момент нататък можете да ги извиквате във всяко друго документ на Google Docs чрез „Използване на стандартни стилове“.

2 | Лесно оформяне на главите: Структура на документа, автоматично съдържание

Ако спазвате първото, второто се прави лесно. Като използвате стандартните стилове за вашите заглавия, Google Docs знае как е структуриран вашият документ. Чрез малката икона с лист наляво можете винаги да получите достъп до Структурата на документа и да прескачате от заглавие на заглавие.

Съвети за Google Docs: Показване на структурата на документа — Когато маркирате заглавията си подредено със съответните стандартни стилове, те се появяват в Google Docs като препратки в структурата на документа.

И като стигнем до скоковете - най-добре запомни тези три бързи клавишни комбинации:

Отваряне на документната структура: Ctrl + Alt + A + H или Ctrl + Cmd + A + H
Скок до следващото заглавие: Ctrl + Alt + N + H или Ctrl + Cmd + N + H
Скок до предходното заглавие: Ctrl + Alt + P + H или Ctrl + Cmd + P + H

Чрез раздела Вмъкване можеш с едно щракване да създадеш съдържанието за документа си. Когато го поставиш веднъж, можеш по всяко време да го актуализираш, като щракнеш върху иконата със стрелката в горния ляв ъгъл на съдържанието и директно да скочиш към съответното място в документа с щракване върху записа в съдържанието.

Съвети за Google Документи: автоматично съдържание — Ако сте определили заглавията си със стандартни стилове, автоматичното съдържание може да бъде създадено лесно чрез „Вмъкване“ и „Съдържание“. Актуализирането е възможно чрез иконата горе вляво в съдържанието.

3 | Винаги бъди бърз със знаците за отметка

"По-добре Стефан, можеш ли бързо да прелетиш тази част?" ... Често колегите от екипа не трябва да прочетат целия 100-страничен памфлет. Вместо това често се налага да им посочваме редовно точно определена част. За тази цел се подходяща функцията за отметка: Просто кликнете върху Вмъкване и кликнете върху Отметка, след това копирайте линка и го изпратете.

Вероятно една от нашите любими функции в Google Docs, защото наистина се ползва в много случаи: при вътрешни линкове в документи (виж точка 4), за линкове в системата ни за задачи на програмисти и също така за линкове в таблицата на нашия план за социалните мрежи.

Съвети за Google Docs: Вмъкване на отметка и копиране на връзка — Използвайте отметки в Google Docs, за да достъпите линкове към точно определени текстови участъци и да ги споделите с други.

4 | Клик и там: Добавяне на линкове към заглавия и отметки

Пишеш и пишеш и тогава искаш внезапно бързо да посочиш друго място в документа? Това може да бъде направено много удобно в Google Docs чрез прозореца за Линкове. За да го отворите:

Кликнете върху иконата на веригата в лентата с менюто.
Или кликнете с десния бутон на мишката и в контекстното меню изберете Линкове.
И много по-добре: Натиснете Ctrl + K или Ctrl + K.

В долната част на прозореца за Линкове ще намерите същинския "магически" раздел на тази функция: Заглавия и отметки. Там в еден красив списък имате на разположение всичките ви заглавия и отметки за директно линкване. Изключително удобно!

Съвети за Google Docs: функцията за свързване — Линкове в Google Docs – Стъпка 1: Отворете прозореца „Линкове“ и отидете в секцията „Заглавия и отметки“.

Съвети за Google Docs: Функция за създаване на връзки в областта на заглавията и отметките. — Линкове в Google Docs – Стъпка 2: Изберете желаната връзка от списъка си със заглавия и отметки.

Съвети за Google Docs: поставяне на вътрешни връзки. — Линкове в Google Docs – Стъпка 3: Готово! Google Docs автоматично добавя името на връзката - в този случай заглавие. Разбира се, можеш също така да маркираш текст и да го линкуваш.

5 | Най-добре свързани: Връзки към определени клетки в Google Sheets

С гореспоменатите отметки за четене можем чудесно да създадем връзки към определен раздел в документ на Google Docs и поставим например в таблица в Google Sheets.

Но работи ли обратното? Можем ли да получим връзки към определена клетка в Google таблица? За това има нужда от решение и вижте - има начин, но е различен:

С десен клик върху съответната клетка отваряме контекстното меню и оттам се крие това, което ни трябва: функцията Получаване на връзка към тази клетка. Веднъж кликнато, тя се намира в клипборда ...

Google Sheets - Извличане на връзка към определена клетка — За да поставите връзка към определена клетка в Google таблица: Кликнете с десния бутон на мишката върху клетката и в менюто „Повече действия за клетката“ кликнете „Получаване на връзка към тази клетка“.

... и след това може да бъде използван и например да бъде поставен в документ на Google Docs ... Използваме редовно отметки в Google Docs и връзки към определени клетки в Google Sheets, за да прескачаме между таблиците и документите.

Документ на Google Docs с връзка към Google Sheets — Прескачане между таблиците на Google и Google Docs: Можете да поставите в документа вашия копиран връзка към клетка от таблицата.

6 | Държете поглед върху брояча: Показване на броя на думите

Често - наистина много често, когато пишете текстове, важно е да знаете броя на думите или знаците. Колко дълъг е документът, върху който работите? Това може да разберете чрез Инструменти и Преброяване на думите в Google Docs или чрез преките комбинации Ctrl + Shift + C.

В този прозорец също можете да активирате показването на броя на думите по време на писане. После в долната част на документа си имате меню, чрез което по всяко време можете да видите броя на страниците, думите, знаците с интервали и без тях. И броенето работи, дори когато маркирате отделни части от текста.

Пребройте думи и знаци в Google Docs. — Функцията за преброяване на страници, думи и знаци се намира в Google Docs под „Инструменти“. Активирайте „Показване на броя на думите по време на писане“, за да видите по всяко време желаните параметри.

7 | Задръжте пръстите си на клавиатурата: Използване на клавишни комбинации

Ctrl + C за копиране, Ctrl + V за поставяне, Ctrl + Z, за отмяна на последното действие, както и Ctrl + A, за избор на целия текст … Тези и още много други клавишни комбинации съкращават пътя до желания резултат не само в Google Docs. Ние също така редовно използваме тези комбинации и повечето време ви, нашият Топ 10 на клавишните комбинации за Google Docs:

Място	Описание	Клавишна комбинация
1	Поставяне на текст без форматиране	Ctrl + Alt + V
2	Добавяне на пренос на страница	Ctrl + Enter
3	Отбелязване на текст като удебелен	Ctrl + B
4	Отбелязване на текст курсив	Ctrl + I
5	Отваряне на прозорец за свързване	Ctrl + K
6	Търсене и подмяна	Ctrl + F
7	Прескачане до следващото/предишното отметка за четене	Ctrl + Alt + N/P + B
8	Подчертаване на текст	Ctrl + U
9	Прилагане на стандартни стилове (нормален текст и Заглавия 1 до 6)	Ctrl + Alt + [0–6]
10	Преброяване на думите	Ctrl + Shift + C

Комбинацията Ctrl + Alt + N вероятно означава „следващ“, т.е. отваряне на следващия елемент, комбинацията Ctrl + Alt + P вероятно означава „предишен“, т.е. отваряне на предишния елемент. След като това е заложено, ако добавим още едната следваща буква към комбинациите, можем лесно да се придвижваме из документа – няколко малки подпомагащи мерки:

Описание	Клавишни комбинации
Следващ/предишен заглавие (H за „headline“)	Ctrl + Alt + N/P + H
Следващ/предишен отметка (B за „bookmark“)	Ctrl + Alt + N/P + B
Следващ/предишен коментар (C за „comment“)	Ctrl + Alt + N/P + C
Следващ/предишен връзка (L за „link“)	Ctrl + Alt + N/P + L
Следващ/предишен графичен елемент (G за „graphic“?!)	Ctrl + Alt + N/P + G
Следващ/предишен списък (O може би за „ordered list“?!)	Ctrl + Alt + N/P + O

8 | Клетки, редове, колони и препълване на ред: Форматиране на таблиците

Да ли се е случвало на теб? Таблицата започва от едната страна, стига до следващата – и един ред по някакъв начин зависи между страниците. Може да ти хареса това. Но може и да не те вълнува.

Препълване на редовете на таблици в Google Docs — Когато таблицата премине през няколко страници, можеш да дефинираш в „Свойствата на таблицата“ под „Ред“ дали да се позволи препълване на реда (както в този пример).

Освен това в „Свойствата на таблицата“ ще намериш допълнителни настройки и възможности за форматиране. Най-важните от тях се намират в раздела „Подравняване“, където можеш да дефинираш вертикалното подравняване на клетките, както и в раздела „Цвят“, където можеш да настроиш рамката на таблицата си. Ако искаш да я изключиш, избери 0 pt при „Дебелина на линията“.

Свойства на таблиците в Google Docs: насочване, цвят и рамка — В „Свойствата на таблицата“ можеш да дефинираш „Подравняване“, „Цвят“ и „Рамката на таблицата“ сред други неща.

9 | Може ли да се отметне: проблемът с чеклистите (АКТУАЛИЗАЦИЯ)

Уау. Сега Google Docs вече е забелязал проблема с чеклистите и го е решил. Преди това, можеше да добавиш чеклисти на документа си само с един щрак, но: При отметката на отметката, текстът зад нея се затъмняваше и беше зачеркнат. За да избегнеш това, досега трябваше да създадеш таблица, в която чекбоксовете и текстовете бяха разположени в две разделени колони.

Както казах – проблемът с чеклистите вече не съществува: Под символа за чеклиста вече можеш да избереш типа чеклиста, който искаш да използваш: При единия тип всичко остава същото (текстът бива зачеркнат и затъмнян при отметката). При другия тип просто се появява отметката в кутията. Малък, прост, но изключително полезен ъпдейт.

Чеклисти в Google Docs. — Проблемът с чеклистите вече не съществува: Сега можеш да избереш дали текстът зад отметката да бъде зачеркнат или не.

10 | Работа по един документ наведнъж: Какви са възможностите?

Както вече споменахме, използваме Google Docs предимно когато документите трябва да бъдат редактирани или прегледани от други хора. Това вече отговаря на въпроса в заглавието на този раздел: Google Docs действително се явява подходящ за съвместна работа по един документ.

Просто покани останалите редактори (чрез Файл > Споделяне или горния голям син бутон) и им дай желаните права. Наблюдателите могат само да четат документа. Коментаторите могат да добавят коментари. И съавторите получават пълни права за четене и писане.

Споделяне на документ в Google Docs — Поканете съавтори и разпределете подходящите права.

За да коментирате, маркирайте съответната област и добавете коментара чрез Вмъкни > Коментар. Ако използвате символа @, можете дори да се обръщате директно към отделни хора. Това, между другото, работи и в самия документ.

Добавяне на коментари в Google Docs. — В коментарите и в самия документ можете да се обръщате директно към хора.

Разбира се, съавторите могат да редактират документа свободно. Проблемът е, че кой какво променя, все още може да се проследи чрез историята на версиите (достъпна чрез Файл или през бързия клавиш Ctrl + Alt + Shift + H). Обаче по-ефективната работа обикновено се осъществява чрез използването на Режим заПредлагане.

Всички участници могат да активират Редактиране-Символа. Сега, ако направят промени в документа, те се записват с първоначално предложение. Новите текстови парчета се оцветяват, премахнатите области се зачертават.

Когато предложенията на съавторите бъдат в документа, те могат да бъдат приети, отхвърлени или коментирани чрез автоматично добавените полета за коментар. Както казах: Функционалността Предлагане-Модус може да бъде изключително полезна при сътрудничество по документ!

Функцията за предложения в Google Docs улеснява сътрудничеството върху документ. — При сътрудничество по документ е препоръчително използването на режима за предложение.

11 | Изтегляне на вградени изображения в най-добро качество

Пред теб се разгръща документ от Google Docs на друг човек, включително множество изображения? И точно тези сега искаш да ги копираш в качеството, в което са вмъкнати в документа? С обичайното копиране и поставяне тук, за съжаление, не стигаш далеч, защото получаваш само качеството, в което ти се виждат на теб в Google Docs.

Ето как: Щракни върху Файл и Изтегли на Уебсайт (.html, .zip). Това приложение пакетира целия документ за теб. В ZIP файлът, който сваляш, вече ще имаш и всички изображения в най-високо качество на разположение.

Изтеглете снимките в максимално качество от документа в Google Docs. — Използвай функцията за изтегляне „Уебсайт (.html, .zip)“, за да изтеглиш изображения в максимално качество.

12 | Кратко: Още съвети за Google Docs

Това ли е всичко? Не! Ето още няколко малки съвета и трикове за Google Docs, които само пробвахме веднъж:

Промяна на цвета на фона и насочване на страницата

Нямате желание за черно на бяло? Или трябва ли да бъде по хоризонтала? Цвета на фона на документа ви, както и форматът на хартията и посоката на страницата могат да бъдат зададени под Файл в Настройки за страница.

Настройките на страната в Google Docs. — Настройки за страницата в Google Docs

Добавяне на бележки

Размерът на заглавните и подвижните ленти се определя под съответния раздел под Формат. Там можете също да настроите разделата на първата страница от останалата част на документа и да определите дали заглавните и подвижните ленти трябва да бъдат показани по различен начин на четни и нечетни страници. Бележките се добавят най-лесно чрез клавишовото съчетание Ctrl + Alt + F.

Заглавката и подвързията в Google Docs — Заглавие и подвързия в Google Docs

Функцията "Разглеждане" за бързо търсене

При Разглеждане се стига до вътрешно търсене на Google Docs. Функцията можеш да намериш под Инструменти. От друга страна, можеш и да я отвориш вдясно отдолу чрез икона с мисловна бура и звезда или с бързия клавиш Ctrl + Alt + Shift + I. Въведи ключова дума в полето за търсене в прозореца "Разглеждане" – ще ти се покажат подходящи резултати в категориите Уеб, Изображения и Диск.

Функцията "Изследване" в Google Docs за изследване. — Функция "Разглеждане" е предназначена за търсене.

Проверка на правопис и граматика

Ако искаш да използваш вградената функция за проверка на правописа и граматиката на Google Docs, тя можеш да намериш в Инструменти. След като я активираш, с нея можеш да се придвижваш от една (предполагаема) грешка към друга и да приемаш или игнорираш предложените промени.

Позволи на Google Docs да преведе документа

Също под Инструментите се намира функцията за превеждане на Google Docs. След като го отвориш, трябва да посочиш целевия език и името на новия документ в съответното прозорец. Приложението тогава превежда целия ти текст. Изглежда, че предоставя поне приемливи резултати, които определено трябва да се преработват ръчно по-късно.

Функцията за превод на Google Docs — Приложението ти предоставя функция за превод.

Вграждане на воден знак

Относително нова функционалност е възможността за Воден знак, която се намира в раздел Вмъкване. Тук можеш да избереш дали да създадеш воден знак на основата на текст или изображение. При текста, разбира се, можеш да зададеш самото съдържание на текста, както и неговия шрифт, форматиране, прозрачност и подравняване. Резултатът изглежда по следния начин:

Водния знак в Google Docs — В Google Docs също можеш да вградиш водни знаци.

Запазване като DOCX за Word

Ако предпочиташ да продължиш работата си по документа в Word или да го запазиш локално на компютъра си, можеш да го запазиш като DOCX под Файл и Изтегляне. Стандартните ти стилове като форматиране на заглавията ще бъдат запазени.

Определено е полезно да погледнеш раздела Изтегли-. В момента документите могат да бъдат изтеглени във формати като DOCX, ODT, RTF, PDF, TEXT, HTML и EPUB.

Запишете документите от Google Docs като DOCX за Word. — Твоят документ в Google Docs можеш да изтеглиш в различни формати.

Наслади се на нашия видео-урок за Google Docs

Желаеш ли още знания за Google Docs? Погледни нашия видео-урок за приложението сега. Там Тобиас Бекер ще ти представи как да правиш форматиране, работиш с таблици, изображения и графики, вмъкваш рисунки и прилагаш текстови полета.

Урок по Google Docs — Направи сега нашия видео-урок за Google Docs и научи всички важни основи за работата с уеб-приложението!

Надяваме се, че откри за себе си поне един полезен съвет и ти желаем много удоволствие и радост при работата с Google Docs или пък при първото ти опитване с него.

Публикувано на 13 май 2022 на Dr. Jens Hammerschmidt

Публикувано на: 13 май 2022
От Dr. Jens Hammerschmidt

Ежедневно на клавишите за TutKit.com.