Съвременните тенденции и технологичните развития променят все повече от нещата, които сме свикнали. Една от тези промени е изпращането на кандидатура по имейл, което стана важна стъпка в процеса на намиране на работа и заетост. Дори предприятията предпочитат кандидатурите по имейл, тъй като се избягва стъпката да се връща писмото с кандидатурата по пощата при отказ.

Има няколко неща, които трябва да се имат предвид при изпращането на кандидатура по имейл. Правилното форматиране и изпращане на кандидатурата може значително да повлияе на първото впечатление, което работодателят има за вас. В имейл с вашите кандидатурни документи всеки детайл е важен, от относителния ред на изпращане до правилните прикачени файлове.

Защо е важно да изпратите кандидатура по имейл възможно най-правилно?

Правилното изпращане на кандидатурата по имейл е началото на успешното търсене на работа. На първо място с това доказвате, че внимавате към детайлите и сте способни да последвате инструкции от самото начало. Работодателите ценят кандидатите, които внимателно изпълняват задачите и могат точно да реагират на изискванията. На второ място, добре написаното мотивационно писмо доказва, че подхождате на търсенето на работа сериозно и професионално. То показва на работодателя, че наистина сте заинтересовани от длъжността и сте готови да инвестирате време и усилия в подготовката на кандидатурата си.

Първото впечатление на работодателя се формира в момента, в който той отвори вашия имейл. Относителният ред на изпращане, поздравът, съдържанието и подписът дават на работодателя представа за вас още преди да прочете автобиографията ви и мотивационното писмо. Неправилно изготвеният или небрежно написаният имейл може да доведе до отрицателно впечатление, дори ако квалификациите и опитът ви отговарят на изискванията за позицията. Затова правилното изпращане на кандидатура по имейл е ключът за успешно начало на взаимодействието с потенциален работодател. Как да го направите правилно, ще ви разкажа по-долу.

Структура на кандидатура по имейл

1. Получател на имейла
2. Скрито копие
3. Относителният ред на имейла
4. Текст на мотивационното писмо
5. Прикачени файлове

Важно!

• PDF: Предпочитаният формат за документи. PDF-файловете запазват форматирането си и могат да бъдат отваряни на всяко устройство.
• DOC/DOCX: Още приемлив, но предпочитаният е PDF, за да се избегнат проблеми с форматирането.
• Ограничения за размера: Общият размер на всички прикачени файлове не трябва да надхвърля 5-10 MB. Някои компании определят собствени ограничения, които могат да бъдат специфицирани в обявата за работа. Просто помнете, че много пощенски кутии няма да пропуснат имейли с прикачени файлове над 10 MB.

Ясната ни препоръка е формата PDF, защото от една страна не всички използват Microsoft Word, а от друга, възможни са проблеми със стила. Например, ако използвате шрифтове във вашия Word-документ, които получателят ви няма инсталирани, те ще бъдат заместени в документа. Това може да наруши оформлението. Това не се случва с PDF-документи. На тях се гарантира еднакво оформление на всички устройства и системи.

Подготовка на кандидатура по имейл

Подготовката на кандидатура по имейл изисква внимание към детайли и подходящ начин на работа по процеса. Преди да изпратите документите, уверете се, че сте запознати с всички изисквания на работодателя. Това включва формати за файлове, имена на файлове и съдържание. Важно е да вземете под внимание всички конкретни инструкции, посочени в обявата за работа. Ако изпълнявате тези изисквания, показвате, че сте отговорни и може да последвате инструкциите. Освен това правилната подготовка на документите увеличава вашия шанс за успех, тъй като работодателят оценява не само съдържанието, но и формата на кандидатурата.

Проверка на изискванията на работодателя

Този стъпка е изключително важна, тъй като точното изпълнение на всички изисквания показва, че сте отговорни и внимателни. Тази проверка включва следните стъпки:

Текстове за имейли по вашата кандидатура - четири предложения за вас

Предложение 1 - професионално и естествено:

Относителен ред: Кандидатстване за [позиция] - [вашето име]

Уважаема/ Уважаем г-н/г-жо [Име],

Прикачвам ви моите кандидатурни документи за позицията на [позиция] във вашия бизнес. С интерес бях прочел вашата обява за работа и съм убеден, че моите квалификации и опит са отлично съчетание с изискванията на тази позиция.

В прикачените документи ще намерите моето придружително писмо, автобиография и свидетелства. Очаквам възможността да се представя лично пред вас и оставам

с уважение

[Вашето име]

Предложение 2 - професионално и класически:

Относителен ред: Кандидатстване за позицията [позиция] - [вашето име]

Уважаема/ Уважаем г-н/г-жо [Име],

С този имейл кандидатствам за обявената от вас позиция като [позиция]. В приложението ще намерите цялата ми кандидатура, състояща се от придружително писмо, автобиография и съответни свидетелства.

Много се интересувам да работя във вашия бизнес и се радвам на възможността да се представя лично пред вас. За въпроси съм на разположение по всяко време.

С уважение

[Вашето име]

Предложение 3 - креативно и умено

Относителен ред: Новата ви позиция на [позиция] ви очаква!

Здравейте г-жо/г-жо [Име],

Аз съм [Вашето име] и обявата ви за работа ме зарадва незабавно! Като страстен [позиция] притежавам точно това, което търсите. В приложението ще намерите моите кандидатурни документи, които се надявам да ви убедят колкото и мен рекламата ви.

Вече с нетърпение очаквам да ви покажа лично защо съм перфектното допълнение за тази позиция.

Сърдечни поздрави

[Вашето име]

Предложение 4 - креативно и смело

Относителен ред: Кандидатстване за [позиция] - Перфектният кандидат е готов!

Уважаема/ Уважаем г-н/г-жо [Име],

Какво се получава, когато страстта срещне компетентност? Моята кандидатура за вашия бизнес! Прикачвам ви моите документи за отворената позиция като [позиция], която с голям ентусиазъм открих на вашата страница за кариера.

Нетърпелив съм да внеса уменията и идеите си във вашия екип и се надявам скоро да се запознаем лично.

Най-добри пожелания

[Твоето име]

Увери се, че текстът е съобразен с твоята личност и корпоративната култура.

Имейл адресът, на който трябва да бъде изпратено CV-то

Името на имейл адреса, който използваш за изпращане на своето CV, е много важно и може да влияе на първото впечатление на работодателя. Той трябва да бъде професионален, лесен и в съответствие с общоприетите стандарти на деловата комуникация. Имай предвид следното:

Професионализъм

Най-добре е, ако използваш първо и фамилно име. Например: „alex.schmitt@example.com“ или „anna.komarrmann@example.com“. Този адрес изглежда професионално и позволява на работодателя лесно да те идентифицира.

Избягвай да използваш неформални или твърде креативни елементи в заглавието на своя имейл. Например, адреси като "cooldude@example.com" или "princess_123@example.com" изглеждат непрофесионално и могат да оставят негативно впечатление.

Простота и четимост

Твоето име за имейл трябва да бъде възможно най-просто и лесно за запомняне.

Използвай целия си пълно име или уникално съкращение.

Например: „a.schmitt@example.com“ или „a.komarrmann@example.com“.

Използвай пунктуация като точки и тирета, за да направиш адреса по-лесно четим.

Например: „alex.schmitt@example.com“ изглежда по-добре отколкото „alexschmitt@example.com“.

Без ненужни символи

Избягвай цифри или специални символи, когато е възможно. Те могат да направят адреса по-труден за четене и запомняне или да дават грешни тълкувания.

Например, „anna.komarrmann1991@example.com“ изглежда по-лошо отколкото „anna.komarrmann@example.com“.

В Германия „anna.komarrmann88@example.com“ може да бъде проблематично поради 88. То може да навежда на дата на раждане, но също така може да бъде тълкувано като съкращение за радикално правителство (H = 8 … осмата буква в азбуката. 88 е широко използвано съкращение в Германия за "H..L H....r").

Използване на професионални домейни

Използвай известни и професионални домейни като „gmail.com“, „outlook.com“ или „yahoo.com“. Това придава допълнителна надеждност на имейл адреса. Например: „a.schmitt@gmail.com“.

Избягвай да използваш домейни, които изглеждат съмнителни или непрофесионални. Например, „anna.komarrmann@coolmail.com“ може да изглежда по-малко сериозно.

Запомни, че изборът на правилно име на имейл за твоето CV е част от професионалната комуникация. Професионален, лесен и четим имейл адрес помага за създаването на положително впечатление пред работодателя и увеличава шансовете ти за успех.

На какво трябва да обърнеш внимание, когато изпращаш кандидатура по имейл

Подготви всички необходими документи за кандидатстване по имейл - твоето CV, мотивационно писмо и допълнителни документи като удостоверения и препоръки. Всички документи трябва да бъдат запазени във формат PDF, за да се гарантира, че са правилно форматирани и ще бъдат видяни такива, каквито са създадени. Така можеш да се увериш, че документите ще бъдат правилно отворени на различни устройства на работодателя.

Как правилно да прикачваш файлове

1. Прикачи файлове към имейл: Отвори програмата си за имейли и напиши нов имейл. Щракни върху бутона за прикачване на файл или върху съответния символ в програмата за имейли. Избери PDF-файловете от компютъра си и ги прикачи към своя имейл.
2. Провери прикачените файлове: След като си прикачил файловете, провери отново дали всички необходими документи са включени. Увери се, че няма допълнителни или нерелевантни файлове.

Проверка преди изпращане на имейл

1. Последна проверка на имейла: Проверете имейла за правописни и граматически грешки. Уверете се, че всички данни (имейла на работодателя, заглавие, текст на имейла) са коректни и че имейлът изглежда професионално.
2. Тестово изпращане: Преди да изпратите вашето CV на работодателя, изпратете тестов имейл на себе си. Така можете да проверите как ще изглеждат документите и текста на имейла при получателя. Уверете се, че файловете се отварят правилно и че всичко е коректно показано.
3. Попитайте приятелите си за мнение: Изпратете имейла на приятели или колеги и ги помолете да го разгледат от гледна точка на работодателя. Техните коментари и впечатления могат да ви помогнат да забележите детайли, които може би сте пропуснали.

Изпращане на CV на работодателя

След като сте проверили писмото си и получили обратна връзка от приятели или колеги, можете спокойно да го изпратите на работодателя. Уверете се, че имейл адресът и името на получателя, както и името на компанията са написани правилно и че всички документи са приложени.

Чести грешки при изпращане на CV на работодател

Всеки детайл е важен, когато изпращате CV по имейл, защото и най-малката грешка може да повлияе на първото впечатление на работодателя и общия резултат от вашето CV. Дори ако вашите квалификации са идеално подходящи за изискванията на позицията, небрежност може да предизвика отрицателен резултат.

Така че, кои са най-честите грешки, които кандидатите правят при изпращането на CV по имейл.

Грешен файлов формат

Най-честата грешка е изпращането на документи в формати, които са трудни или дори невъзможни за отваряне. Документите трябва да са във формат PDF, тъй като този формат запазва форматирането и е лесен за отваряне на всяко устройство. Възможно е работодателят да няма нужния софтуер, за да отвори определени формати на файлове, което означава, че вашите документи може да не са четими. Уверете се, че преди изпращането всички документи са запазени във формат PDF. Изпратете тестов имейл на себе си, за да се уверите, че файловете се отварят правилно. Не изпращайте и компресирани файлове в ZIP- или RAR-формат. Файъруолите на компаниите автоматично блокират такива имейли.

Грешно заглавие

При съставянето на заглавието на вашето CV по имейл е важно да бъдете точни и информативни. Доброто заглавие включва вашето име и точната позиция, на която кандидатствате. Ако има такава, трябва да бъде посочен и референтният номер на обявата. Това улеснява работодателя при асоциирането на вашето CV и показва, че сте внимателно разгледали обявата за работа.

Избягвайте общи или неясни заглавия като „Въпрос към вашата обява за работа“. Те не предоставят на работодателя конкретна информация и могат да доведат до пропускане на вашето CV. Вместо това заглавията винаги трябва да бъдат специфични и релевантни, като например „Кандидатстване за позицията Мениджър маркетинг – Макс Мустерман“ или „Кандидатстване по вашата обява за работа: Проектен мениджър (Референтен номер 12345) – Лиза Шмидт“.

Позитивни примери:

1. Кандидатстване за позицията Мениджър маркетинг – Макс Мустерман
2. Инициативно кандидатстване за Софтуерен разработчик – Анна Мюлер
3. Кандидатстване по вашата обява за работа: Проектен мениджър (Референтен номер 12345) – Лиза Шмидт
4. Кандидатстване за стаж в областта на човешките ресурси – Лаура Фишер
5. Кандидатстване за стаж в областта на човешките ресурси – Лаура Фишер

Негативни примери:

1. Кандидатстване
2. Работа
3. Въпрос към вашата обява за работа
4. Животопис на Макс Мустерман
5. Заинтересован съм от позицията

Грешки в текста на имейла

Запомнете, че независимо от избраната от вас метода, правописните и граматическите грешки във вашите имейли, дори и в обявата ви за работа, създават впечатление за небрежност и безразличие. Те подкопават доверието на работодателя във вашата професионална компетентност. Преди да изпратите имейла си, използвайте автоматичната правописна проверка във вашия текстов редактор. Прочетете текста няколко пъти или помолете друго лице да го прегледа.

Липсващи или грешно прикачени документи

Понякога се случва документите да не са прикачени или да бъдат прикачени грешно. Затова липсата на необходимите документи може да доведе до автоматично отхвърляне на вашето кандидатстване. След като сте прикачили файловете, проверете още веднъж дали всички необходими документи са включени. Изпратете тестов имейл на себе си, за да се уверите, че всички файлове са правилно прикачени и че се отварят коректно.

Невярен имейл адрес на получателя

Проста грешка като въвеждане на грешен имейл адрес може да доведе до това, че имейлът не достига правилния получател. Това означава, че не стига до работодателя и губиш шанса си за работата. Когато попълваш полето за получател, трябва да го провериш внимателно няколко пъти преди изпращане. Най-добре е да копираш адреса от обявата за работа, за да избегнеш грешките.

Неправилно обръщение

Ако не познаваш контактното лице, използвай "Уважаеми господа и госпожи". Оптимално е да се информираш за правилното контактно лице. В малките фирми това често е управителят. В по-големите компании има отдел "Човешки ресурси". Един обаждане е достатъчно, за да научиш кои е точното лице, на което трябва да се обръщаш. Внимавай, че изписваш името правилно. Най-добре е да го провериш, като сравниш данните още веднъж с информацията от уебсайта.

Най-лошите обръщения, които ние сами сме изпитали в нашата компания по време на кандидатстване, бяха "Здравей," без всякакво контактно лице.

Използване на неформален имейл адрес

Не професионален имейл адрес като „cooldude123@example.com“ може да остави негативно впечатление на много работодатели. Той може да бъде възприет като знак на непрофесионализъм и липса на сериозност. Също така може да породи мисълта, че става въпрос за спам съобщение. Внимавай да използваш професионален имейл адрес с твоето име, например „alex.schmitt@example.com“.

Липсващо завършване на имейла

Липсата на подпис в текстовото поле на имейл може да направи имейлът по-малко официален и непълен. Освен това, такъв пренебрежим детайл може да остави впечатление за небрежно комуникиране на страна на работодателя. Винаги добавяй при делова имейлова кореспонденция учтив подпис в края на имейла си, например „С уважение, [твоето име]“.