Почти всеки от нас, който физически може да работи, по-рано или по-късно ще се изправи пред проблема да подготви документи за кандидатстване . Защо това е толкова важно? Много просто, това решава дали ще получите работата или не, ако нямате лично връзка с някой от отговорните лица.
Каква е разликата между проблем и задача? Когато нямате ясен план за действие, това е проблем. Когато имате план за действие, това е задача. С помощта на тази статия ще се погрижа да не представлявате вече пречка подготовката на документи за кандидатстване. Дали ще ги използвате или не, остава на вас.
Ще ви разкажа всичко, което трябва да знаете за подготовката на документи за кандидатстване. Започваме с списък с документи, след което ще разберете структурата на мотивационното писмо и на жителската папка . Ще научите всички важни моменти в документите за кандидатстване, какво трябва да пишете и какво не, ще получите съвети за попълване на документите и примери за текст.
И накрая ще ви дам линк, чрез който можете да свалите безплатно редица шаблони за кандидатстване в различни формати (Microsoft Word, InDesign, Affinity Publisher).
Няма да затваряте страницата, направете си чаша кафе или чай, направете си сандвич и се върнете. Започваме!
Какви документи трябва да включи кандидатстването
Съществува стандарт за подготовка на документите за кандидатстване, който не е подлежен на преговор. Този стандарт трябва да се спазва при подготовката на документите за кандидатстване. Като правило, следните документи се включват в кандидатстването в посочената по-долу последователност:
- Титулна страница (Title Sheet).
- Мотивационно писмо (Cover Letter).
- Жителски папка (CV).
- Приложения като препоръчителни писма, копия на удостоверения и трудови договори.
- Удостоверения и дипломи за образование.
Тези документи трябва да бъдат представени в PDF формат, отговарящ на изискванията на стандарта за кандидатстване.
Титулна страница. Какво трябва да знаете?
Титулната страница - или заставка - е важна част от кандидатстването в немскоезични страни. Ето какво трябва да знаете за титулната страница:
- Цел: Титулната страница е първата страница на заявлението и съдържа основна информация за кандидата и обявената позиция.
- Съдържание: Обикновено титулната страница съдържа следните данни: Име, контактна информация, позицията, за която кандидатства човекът, както и споменаване на приложените документи.
- Дизайн: Титулната страница може да бъде оформена в съответствие с обичайните стандарти за кандидатстване. Тя обаче може да е по-модерна днес. Шрифтът, размерът и стила на текста трябва да съответстват на другите документи. Титулната страница трябва да се вписва идеално в дизайна на цялото кандидатстване.
- Подреждане: Титулната страница трябва да бъде поставена пред мотивационното писмо в кандидатстването.
Титулната страница помага да се формира първо впечатление за кандидата и да се представят професионално информацията за кандидатстването.
Мотивационно писмо
Мотивационното писмо е писмо за мотивация, което продължава да играе роля в немското кандидатстване. Мотивационното писмо следва напоследък титулната страница. С настъпването на дефицита на квалифицирани кадри някои компании отказват от мотивационно писмо, тъй като искат да направят процеса на кандидатстване възможно най-лесен за потенциалните кандидати. Ако сте много заинтересовани от дадена работа, вложете усилията и създайте мотивационно писмо.
В мотивационното писмо кандидатът обяснява мотивацията и личността си и показва защо е подходящ за дадената позиция.
С помощта на мотивационното писмо трябва да убедите работодателя да ви вземе предвид за позицията. От една страна трябва да сте кратки, защото трябва да зачитате времето на работодателя, той или тя няма време да чете мемоари, от друга страна трябва да коментирате мотивацията си и да докажете, че сте подходящ кандидат за позицията.
Когато кандидатствате за различни позиции, ви препоръчвам да персонализирате мотивационното си писмо спрямо всяка конкретна позиция. Това се забелязва вече в първите редове, ако изпратите универсално написан текст.
Професионалното мотивационно писмо трябва да е добре структурирано, да има ясна връзка с желаната позиция и да не бъде по-дълго от един лист в размер DIN A4.
Структура на мотивационното писмо
Отбелязвам, че всички елементи, които виждате в илюстрацията на структурата на мотивационното писмо, трябва да присъстват и в вашето. Има различни образци и те трябва да бъдат избрани за различни професии, отрасли и стилове на компаниите, но елементите са винаги едни и същи.
Структура на мотивационното писмо
1. Изпращач (Вашите контактни данни):
- Вашето име
- Ваш адрес
- Вашият телефонен номер
- Вашият имейл адрес
2. Получател (Контактни данни на компанията):
- Име на компанията
- Името на отговорното лице (ако е известно)
- Адрес на компанията
3. Дата
4. Тема
5. Обръщение
6. Въведение:
- Указване на позицията и източник на обявата за работа
- Кратко обяснение защо кандидатствате
7. Основна част:
- Вашите настоящи и предишни дейности
- Вашите квалификации и опит
- Подходящи умения и постижения
- Вашата мотивация и защо искате да работите в компанията
8. Заключителна част:
- Изразяване на нетърпение за лично интервю
- Благодарност за вземането на предвид вашето кандидатстване
9. Формула за поздрав
10. Подпис
Ако все още не сте размисляли как да създадете мотивиращо писмо, с което да дадете на работодателя нулеви шансове да ви не наеме, то нека продължим!
Шапка на мотивационното писмо
Вашето мотивационно писмо започва с формален елемент: шапка. Тя включва вашите контактни данни, адреса на получателя от компанията, място и дата на изпращане, показателно заглавие и лично обръщение към адресата, както е показано в следната графика:
Структурата на шапката в мотивационно писмо обхваща следните елементи:
- Вашите контактни данни: Всички контактни данни, включително пълното име, имейл адрес, телефонен номер с международен код, пълен адрес и при необходимост URL адрес на вашия уебсайт, трябва да бъдат изписани изчерпателно и коректно. Тези информации трябва да бъдат поставени в горния десен ъгъл или в горната или долната част на страницата.
- Адрес на компанията: Пълният адрес на компанията, включително името на фирмата с GmbH, OHG и др., както и адреса, трябва да бъдат изписани в ляво в горния страничен край. Също така трябва да бъде посочено правилното лице за контакт.
- Място и дата: Мястото и датата се поставят вдясно и под адреса на компанията. Препоръчително е да изберете датата на предвиденото изпращане, за да се уверите, че вашето кандидатстване е актуално.
- Показвателно заглавие: Под адреса и датата заглавието се поставя вляво и се изписва удебелено. Тук ясно посочвате за какво става въпрос във вашето мотивационно писмо. Също така тук има място за вашия евентуален дата на влизане в работа и при необходимост референтния номер на обявата за работа.
- Обръщение: След заглавието следва личното обръщение на лицето от отдела по човешки ресурси. Тук започва и вашият текст.
Важен съвет!
В мотивационното писмо е важно да посочите лично обръщение на лице, например „Уважаем господин ...,“ или „Уважаема госпожица ...,“. Това придава на вашето писмо професионален вид и показва, че сте се запознали с компанията. Избягвайте категорично да започнете обобщено с „Уважаеми дами и господа,“. Не знаете ли кого да засегнете? Попитайте!
Името на лицето за контакт често се намира в обявата за работа. Ако не, погледнете на уебсайта на компанията. Идеално е да определите ръководителя на отдела, в който кандидатствате, или лицето по човешките ресурси. При съмнение насочете се директно към изпълнителния директор.
6. Въвеждане в мотивационното писмо (писмо за кандидатстване)
Първите изречения в мотивационното писмо са особено важни. В въвеждането трябва да обясниш в едно или две изречения защо кандидатстваш и какво умееш. За да убедиш, е важно вече във въведението да създадеш връзка с компанията и нейната култура. Пример (от графиката):
[Уважаема госпожо/господин] [Фамилия],
като страстен партньор в преговорите и решаващ проблеми успях да набера успешен опит в управлението на акаунти в продажбите през [X години] и постоянно спомагам за увеличаването на удовлетвореността на клиентите и на оборота на компанията. Професионалното ми пътешествие ме преведе през различни сектори, което ми даде дълбоко разбиране за различни пазари и нуждите на клиентите. В момента търся нови предизвикателства и съм убеден, че вашата компания е следващата логична стъпка в моята кариера.
Въведеният абзац трябва да заинтригува читателя и да го накара да продължи да чете. В своето мотивационно писмо трябва да разгледаш собствените си силни страни и опит, за да откриеш най-силния аргумент за тях.
Създаване на лична връзка в мотивационното писмо за кандидатстване
Идеята за създаване на лична връзка в мотивационното писмо за кандидатстване е от решаващо значение, за да се подчертае, че писмото ти е индивидуално насочено към компанията и обявената позиция. Това може да се постигне по различни начини:
Изявяване на привлекателността на компанията: Покажи какво ти харесва особено много във фирмата, било то стойностите, културата или философията на компанията. Това показва, че си се запознал с компанията и имаш истински интерес към нея.
Мотивация и подходящост за позицията: Представи мотивацията си или подходящостта си за конкретната обявена позиция. Това може да стане като подчертаваш релевантни опити или умения, които те правят подходящ кандидат.
Обръщане към лични срещи или актуални събития: Можеш също да се обръщаш към лични срещи или да споменеш актуални събития, свързани с компанията или обявената позиция. Този подход може да помогне да направиш мотивационното писмо уникално и специално.
При изготвянето на спонтанно мотивационно писмо, връзката с компанията е от изключителна важност, защото трябва да обясниш защо кандидатстваш точно в тази компания, въпреки че няма обява за работа. Това изисква точно обяснение на мотивите и на стойностите, които можеш да предложиш на компанията.
Значение на мотивацията в мотивационното писмо за кандидатстване
Описването на твоята мотивация във въведението на мотивационното писмо за кандидатстване преминава по-далеч от простото създаване на лична връзка. То предлага на потенциалния работодател важна информация, за да може по-добре да те оцени и вероятностите за бъдещо сътрудничество.
Източникът на твоята мотивация може да бъде различен - било то интересът към компанията, фасцинацията от обявената задача или лични цели за развитие. Особено впечатляваща за работодателя е интризическата мотивация, произтичаща от вътрешни причини като удоволствието от задачата, съгласуваността със стойностите на компанията или личното развитие.
В сравнение с това, екстризическата мотивация, като например смяната на работодателя поради по-високо заплащане, по-малко говори за твоята връзка с компанията, твоята работна морала или амбициите ти. Поради тази причина е препоръчително да не споменаваш екстризични мотиви в мотивационното писмо, тъй като те са по-малко релевантни за дългосрочното сътрудничество с компанията.
Важен съвет!
Идеята да съчетаеш личните си цели с ползата за компанията е от голямо значение, за да създадеш балансирана перспектива в мотивационното писмо. Въпреки че личните цели са важен стимул, е от съществено значение във въведението да не ги представяш единствено егоистично. Вместо това, е умно да свържеш личните си цели с целите на компанията или с възможностите, които тя получава от това.
С това умно съчетание показваш, че си напълно мотивиран и готов да дадеш най-доброто си, за да напреднеш компанията. Това показва, че твоите цели и тези на компанията се допълват перфектно и си готов да дадеш газ. Този подход е много привлекателен за потенциалния работодател и показва, че гледаш на целите си в контекста на компанията избран изключително балансирано.
7. Основна част в мотивационното писмо (писмо за кандидатстване)
В основната част на мотивационното писмо фокусът е върху представянето на най-важните аргументи, които показват защо компанията трябва да те наеме. Тук става дума за установяване на ясна връзка между теб като кандидат, компанията и обявената позиция.
Аргументите, които представяш в главната част, трябва да насочат уменията, опита и качествата ти във връзка с изискванията и очакванията на длъжността. Тази част от мотивационното писмо служи за предоставяне на ясна представа на потенциалния работодател за потенциала, който носиш за компанията. Важно е да представяш конкретни примери и успехи от професионалния си път, които доказват, че отговаряш на изискванията на позицията и представляваш добавена стойност за компанията.
Един пример (от графиката):
В моята настояща позиция в [текущ работодател] съм отговорен за стратегическото обслужване на [брой] ключови акаунти, включително [Примери на задачи и успехи]. Един специален проект, който инициирах и успешно внедрих, например доведе до увеличение на оборота с [Процент]. Такива успехи дължа не само на аналитичния си подход и моите умения за преговори, но и на моята способност да създавам и поддържам дългосрочни отношения с клиентите.
Фирмата ви [Име на фирмата] се е утвърдила чрез [Причина за избора на фирмата, например иновативност, лидерство на пазара и т.н.] и аз съм убеден, че с моето усърдие и специализиране мога да допринеса за още по-голямата успещност на вашата компания. Особено ме привлича възможността да [специфичен проект или област на компанията], тъй като тук мога да използвам и развия оптимално моите силените страни.
Освен това е от съществено значение да изясниш приноса, който можеш да дадеш за успеха на компанията, и да подчертаеш, че вътрешносиште целите и стойностите на компанията. Като установиш ясна връзка между уменията си и позицията, както и нуждите на компанията, гарантираш, че твоето мотивационно писмо е убедително и персонализирано за обявената позиция.
Важни съвети:
- Конкретни примери: Вместо просто да твърдиш, че си перфектният кандидат, е от съществено значение да представиш конкретни примери, които потвърждават твоите успехи или умения. Тези примери служат като доказателство, че притежаваш необходимите компетенции, за да бъдеш успешен на желаната позиция.
- Правилни изявления: Формулирай точно и обобщено своите опити. Избягвай да обикаляш около горещата каша и се фокусирай върху ясни и значими формулировки, които подчертават квалификациите и успехите ти.
- Професионални върхове: Избери изцяло кои професионални опити и успехи са от значение за работодателя. Ограничи се до върховете на своята професионална кариера и представи само опитите, които имат директно отношение към желаната позиция.
- Меки умения: Илюстрирайте подходящи меки умения като екипен дух, комуникативност, умение за разрешаване на конфликти и умения в организацията с конкретни примери. Това е особено важно, ако имаш ограничен опит, защото показва, че притежаваш необходимите умения, за да се впишеш в екипа на компанията.
- Логично свързване: Представи своята професионална кариера и опитите си като последователен ред, така че твоето мотивационно писмо за текущата позиция следва един контекст. Това гарантира, че мотивационното ти писмо представя ясна и добре структурирана картина.
8. Завършваща част в мотивационно писмо (анкетно писмо)
Завършът раздел на твоето мотивационно писмо е реално завършване, което завършва цялостната картина. Тук отново обобщаваш основните аргументи, които показват защо ти си идеалният кандидат за позицията и каква допълнителна стойност можеш да предложиш на компанията.
С краен поздрав, в който изразяваш желание за лично интервю, оставяш на работодателя ясно и убедително впечатление, че ти си оптималният избор за тази позиция.
Един пример (от графиката):
Очаквам с нетърпение да обясня подробности за това как мога да надмине очакванията ви и да подпомогна екипа ви. Благодаря ви предварително за времето и вниманието.
С уважение
[Вашето име и фамилия]
Този завършът раздел е много важен, за да довършиш своята мотивационна бележка и, в крайна сметка, да убедиш работодателя, че си най-добрият избор за обявената позиция.
Поздрав и подпис в мотивационно писмо (анкетно писмо)
Поздрава и подписът са необходими, за да направят писмото официално и задължително. С поздрави като „С уважение“ или „Очаквам с нетърпение личното състезание“ отново изразяваш интереса и мотивацията си към работодателя. Като подпишеш ръчно писмото, потвърждаваш кандидатурата си и го правиш официален документ. Подписът прави кандидатурата ти правно обвързана. Този формален край завършва перфектно твоята мотивационна бележка и оставя професионален, сериозен впечат на работодателя. Това гарантира, че твоята кандидатура ще бъде разгледана като сериозна и надеждна.
Много добре, след като обсъдихме структурата и оформлението на мотивационното писмо изчерпателно. Следва да се отдадем на автобиографията.
Автобиография. Какво трябва да знаеш?
Автобиографията (или CV - Curriculum Vitae) е документ в процеса на кандидатстване. Служи за ясно и структурирано представяне на твоята професионална и лична кариера. Автобиографията се различава от мотивационното писмо, тъй като не се фокусира върху конкретната позиция, а предоставя общ преглед на твоите квалификации и опит.
Има две основни форми на автобиография:
- Хронологична автобиография: Това е класическата и най-широко използвана форма. Тук се изброяват професионалните и учебните позиции в хронологичен ред, започващ с най-актуалното. Тази структура позволява на работодателя бърз преглед на твоята до момента кариера.
- Функционална автобиография: При този вариант фокусът не е върху времевата последователност, а върху твоите умения и квалификации. Съдържанието е тематично структурирано, например по работни области или участие в проекти. Този подход е подходящ, ако твоята кариера има пропуски или опит от различни области.
Фактически, дължината на автобиографията може да варира в зависимост от опита и квалификациите. Въпреки това, като правило, тя трябва да бъде възможно най-кратка и ясна. Идеалната дължина е от 1 до 2 страници.
Ключът е ясна структура и прегледен формат. Секциите трябва да бъдат логично организирани, за да може работодателят бързо да намери и оцени основната информация за твоето образование, професионален опит и допълнителни умения. Използвай кратки, ясни формулировки, подчертай важните точки и не претоварвай текста с ненужни детайли.
Така структурирана и ясна автобиография дава възможност на работодателя да получи ясна представа за профила и подходящостта ти за позицията още с един поглед. Това значително увеличава шансовете ти да бъдеш поканен на интервю.
Структура на автобиографията
Да разгледаме по-подробно структурата на автобиографията. Кои елементи трябва винаги да са включени в автобиографията.
1. Контактни данни
- Име
- Адрес
- Телефонен номер
- Имейл адрес
- Дата на раждане
- Националност
- Профил в LinkedIn (по избор)
2. Професионална цел (по избор)
- Kратко и ясно: Опиши своята професионална цел или кариерни цели в един или два изречения.
3. Професионален опит
- Фирма
- Позиция
- Период
- Задължения и отговорности
- Постижения (по избор)
4. Образование
- Учебно заведение
- Степен
- Период
- Основни области (по избор)
5. Умения и компетенции
- Технически умения: Програмиране, софтуерни познания
- Чужди езици: Езикови умения и ниво (напр. Английски - свободно, Френски - основни познания)
- Soft Skills: Комуникация, работа в екип, способности за решаване на проблеми
6. Сертификати и обучения
- Сертификат
- Доставчик
- Дата
7. Хобита и интереси
- Спорт
- Изкуство
Съвети за оформлението на автобиографията
Дизайн в перфектната автобиография
Когато оформяш своя автобиография, спазвай максимум три различни размера на шрифт. Само заглавието "Автобиография" и отделните раздели като "Училищно обучение" или "Професионален опит" могат да бъдат малко по-големи. Освен това трябва да се ограничиш до два шрифта. Всички лични и професионални данни трябва да бъдат на стандартен шрифт.
Автобиография в PDF
Цветовете в твоята автобиография не трябва да бъдат твърде ярки. Правилото е: Използвай максимум два цвята. Твоето фото за кандидатстване трябва да е в горния десен ъгъл до личните ти данни - ако изобщо включваш снимка в автобиографията си. Изпращай автобиографията си винаги като PDF файл! Това означава, че в края на процеса преобразуваш документа си в Word в PDF файл. Тишата ти пълно кандидатстване включително със заглавка, мотивационно писмо и свидетелства или препоръки трябва да бъде обединена в PDF файл.
Креативно оформление на автобиографията?
Ако избереш модерна кандидатура, твоята автобиография трябва да бъде също модерно оформена. В противен случай твоето кандидатстване ще изглежда несъгласувано, което може да бъде забелязано от човек за подбор на персонала отрицателно. Това означава, че модерната автобиография изисква модерно кандидатстване. Мениджърите по подбор ще забележат, ако автобиографията ти не съответства на останалата кандидатура.
Перфектното CV: Дължина
Дължината на вашия CV зависи от вашето предишно работно изживяване. Чим по-дълго сте на работа, толкова по-обширен може да бъде вашият CV. След завършване на училище CV-то ви е по-кратко, естествено.
С малко работно изживяване ви е достатъчна една страница за вашия CV. С увеличаване на работното изживяване CV-то може да бъде с дължина до три страници. Избягвайте ненужни станции, които не предоставят добавена стойност. За хора, за които започват кариера и заявители с по-малко от пет години работен стаж, от общо правилно е да бъдат с една страница. Обаче, CV-то не следва да бъде повече от три страници, тъй като служителите по подбор не искат да четат повече и значимата информация може да се загуби сред незначимия текст.
Защо трябва да запазвате CV-то си точно във формат PDF?
Съществуват формати за редактиране на шаблони, като Microsoft Word, InDesign или Affinity Publisher. И съществуват формати за съхранение на документи. Понеже програмите се развиват непрекъснато, може да се окаже, че вие и ваш потенциален работодател използвате различни версии на същия софтуер. В най-лошия случай той няма да може да отвори файла, който му изпращате. Затова се е утвърдил неписан стандарт: документите се изпращат във формат PDF. Почти всички програми за редактиране предлагат възможността файловете да бъдат запазени като PDF, дори и Microsoft Word. Благодарение на универсалността си PDF-документът може да бъде отворен навсякъде - на всички операционни системи за персонални компютри, на смартфони - и може да бъде лесен за отпечатване.
Наставление: Експорт на файлове от Microsoft Word в PDF
- Отворете документа: Отворете желания документ в Microsoft Word.
- Отворете меню „Файл“: Щракнете в горния ляв ъгъл на „Файл“.
- Изберете Експорт: Изберете опцията „Експорт“ от менюто вляво.
- Създайте PDF/XPS документ: Щракнете върху „Създайте PDF/XPS документ“.
- Публикувайте: Появява се диалогов прозорец. Изберете мястото за запазване и името на файла за PDF-файла.
- Задайте опциите: Ако е необходимо, щракнете върху „Опции“, за да зададете допълнителни настройки като обхват на страници или маркиране.
- Публикувайте: Щракнете върху „Публикувай“. Документът ви на Word ще бъде експортиран и запазен като PDF файл.
Как да запаметите файл от Word като PDF безплатно. Наставление, 2 начина.
Изпращане на кандидатурни документи по имейл
Въпреки че най-трудната част от кандидатстването вече е свършена, все пак има някои правила, които трябва да се спазват при изпращането на кандидатурните документи по имейл.
- Получател на имейла
- Скрито копие
- Относителния ред на имейла
- Текст на мотивационното писмо
- Прикачени файлове
Ето няколко съвета за писането на имейл текста, когато изпращате кандидатурата си по имейл:
- Относителен ред: Използвайте ясен и точен относителен ред, който ясно показва целта на имейла, например "Кандидатстване за позицията на [наименование на позицията]".
- Определение: Започнете имейла с вежливо обръщение, идеално с името на лицето за контакт, например "Уважаема госпожо Мюлер" или "Уважаеми господин Шмидт".
- Въведение: Кратко се представете и споменете за коя позиция кандидатствате и откъде сте намерили обявата за позицията.
- Основна част: Резюмирайте в няколко изречения защо сте заинтересовани от позицията и кои квалификации и опит ви правят особено подходящ кандидат. Споменете за вашия CV и други прикачени документи за повече детайли.
- Завършек: Благодарете за вниманието в кандидатурата ви и покажете желание за възможност за лично интервю.
- Прощаване: Завършете имейла с вежлива фраза, например "С уважение".
- Подпис: Добавете професионален подпис с вашето пълно име, телефонен номер и имейл адрес.
Пример:
Относителен ред: Кандидатстване за позицията на Управител по маркетинг
Уважаема госпожо Мюлер,
Казвам се Анна Шмидт и кандидатствам за обявената позиция на Управител по маркетинг, която открих на вашия уебсайт.
С моето завършено образование в областта на маркетинга и три години опит в дигиталния маркетинг притежавам необходимите квалификации и опит, необходими за тази позиция. Моля, вижте повече подробности в моя приложен CV и моите свидетелства.
Благодаря ви за вниманието към моето молба и се радвам на възможността да се представя лично на разговор.
С почителни поздрави
Анна Шмидт
Тел: 0123-456789
Имейл: anna.schmidt@example.com
Тази промяна осигурява професионален и плавен текст.
Текстът на такова писмо е кратък, ясен и насочва вниманието директно към прикачените документи, където се съдържа пълното ти мотивационно писмо и автобиография.
Шаблони за кандидатстване в TutKit.com
Сега, като знаеш как да попълниш правилно документите за кандидатстване, закупи един от нашите шаблони. Те ще те подкрепят перфектно и са използвани хиляди пъти успешно от щастливи кандидати.
Изтегли безплатно шаблона за кандидатстване
Както споменах в началото на статията, можеш да изтеглиш нашия шаблон безплатно. С помощта на този специален шаблон сме обсъдили всички важни точки, свързани с попълването на документите за кандидатстване. Този шаблон е в класически стил и е подходящ за повечето професии.