Преди два дни ни беше изпратено мотивационно писмо за място за стажант в нашата агенция 4eck Media. Това писмо за мотивация е толкова класическо, колкото и показателно за много писма за мотивация, които в добрите компании рядко имат шанс. Затова искам чрез този реален пример в този блогпост да покажа десетте типични грешки в мотивационно писмо от гледна точка на работодатели и лица с правомощия за назначения.

Името на кандидата е изтрито, а снимката също е засенчена. Искам да уверя: това е наистина истинско мотивационно писмо, което получихме преди два дни. Поради защита на данните данни, които биха могли да доведат до самия кандидат, са анонимизирани. Не искаме да компрометираме никого тук, но вярваме, че от този пример може да се научи, за да можеш да го направиш по-добре, ти, който четеш тези редове тук.

Грешка в мотивационното писмо No. 1: Пощенската доставка на мотивационното писмо

От някои компании все още се изисква доставката да бъде по пощата. Това е във всички случаи допустимо. Както много компании, така и ние предпочитаме дигиталната версия по електронна поща. Големите компании с много мотивационни писма също предпочитат цифровата версия или дори въвеждането на данни чрез система за управление на кандидатите. Какво е основата: Компанията иска да си улесни обработката на мотивационните писма, поканите и отказите.

Като извадих мотивационното писмо от кутията и като усетих характерната форма на писмовата папка веднага при минузавах: Ако има отказ, трябва да върнем документите обратно по-сложен начин. Да, това беше първото ми впечатление. Беше съжаление защо кандидатът просто не е изпратил PDF файл. Понеже повечето кандидати при нас, за съжаление, получават откази без покана на интервю. Причините са подобни на тези на този кандидат. Затова прочетете внимателно защо компаниите може да не ви са поканили до сега на интервю.

Проверих адреса на изпращача и след това открих, че кандидатът живее на само 350 метра от нас. Според Google Maps това са само пет минути пеша.

Моят следващ мисъл беше: Странно е, че той е позволил на писмото да бъде платено и изпратено до пощата, вместо да достави мотивационното писмо директно при нас или да го постави в кутията.

Този кандидат си лиши от възможността да се увери, че писмото ще пристигне в безупречно състояние тук. На последващите снимки се вижда леко изкривяване, което вероятно произтича от факта, че служителят на пощата е натиснал писмото в нашата кутия за писма.

Освен това мисля също така, ако някой живее само на 350 метра разстояние от нас, защо не се е качил преди това и не е попитал дали ние назначаваме стажанти, кой е контактът и по коя форма предпочитаме мотивационното писмо. Наистина ми е съмнително защо този важен стъпка е бил пренебрегнат. Някой иска да се пристрасти за три години към нашата компания в рамките на обучението, без дори да е говорил с нас? Може би дори не търсим стажанти и той би спестил времето си чрез бърз телефонен разговор или директен контакт тук. Или може би ние като компания не отговаряме на неговите очаквания, което той можеше да разбере през нелекото първо интервю преди кандидатстването. Той го пропусна.

Според моите наблюдения, жените кандидати - включително за ученически стажове - са по-смели. Те идват решително тук и се информират за това, което искат да знаят. Спомням си собственото си поведение като млад човек. Дори и аз все още бях много срамежлив и в някои случаи бях страхлив и по-скоро се стремях да избягвам такива ситуации.

Грешка в мотивационното писмо No. 2: Структурата на мотивационните документи

Когато разкривам мотивационната папка, очаквам структурата й да включва титулна страница, мотивационно писмо, автобиография и важни прикачени файлове. В Германия това остава стандарт, макар че в някои случаи вече може да се откаже от мотивационното писмо, ако автобиографията е изразителна.

В тази мотивационна папка аз безуспешно търся автобиография. Кандидатът е включил три точки за Професионален опит и своите Умения на титулната страница. Това беше малко необичайно за мен. Добре, можеше да се предположи, че като млад човек няма много за разказване. Въпреки това долу в тази статия ще ти покажа пример как четиринадесетгодишен младеж е структурирал своето мотивационно писмо заедно с автобиография, така че всичките информации са подредени в хубав макет. Можеш да щракнеш тук да видиш и Съвети за структуриране на мотивационно писмо.

Също така нашите образци за кандидатстване, включително мотивационно писмо и CV са оптимизирани идеално. Ако искате бързо, проверете категорията с кандидатстване при нас.

Грешка в кандидатстването № 3: Визуалното впечатление от снимката

Кандидатът е облечен с тениска. Светлината идва отдясно, поради което лицето му е осветено от едната страна. Вероятно седи пред прозореца. Фонът е по цвета си с лицето му, което също влияе отрицателно на цялостното впечатление. Снимката е, мисля, направена от него самия и не от фотограф.

Не е задължително снимката за кандидатстване да бъде направена от фотограф. Наистина може да се направи и с телефон. Снимката в долната част на Позитивния пример също е направена с телефон и професионално обработена. По темата има още един статия в блога: Снимки за кандидатстване от фотограф срещу снимка с телефон.

Какво би могъл да направи по-добре кандидатът: Снимките за кандидатстване трябва да се насочват към позата и израза, така както се позиционира самата компания. В страницата Нашия екип се вижда, че всички сме облечени доста неофициално, но все пак носим ризи. И така, аз бих се представил на кандидатстващия във фото с риза. Кандидатът обаче не направи това. Освен това на корицата е отразено, че кандидатът има познания в Adobe Photoshop. Защо не е редактирал снимката си цифрово? Поне би било лесно в Photoshop да коригира експонацията и също да осуши цвета на фона.

Лошото качество на печатната подготовка довежда до завършителното впечатление.

Грешка в кандидатстването № 4: Шрифт, изразяващ безличност

Кандидатът изглежда, че е използвал шрифта Calibri. Calibri е класически шрифт, който съвършено и скромно изпълнява ролята си. Той е дизайниран от холандския дизайнер Лукас де Грот за използване на екрани. Но той също прави добрата си работа и в печатни продукти. Няма изненади, няма грешки, нищо неособено. Calibri не добавя акценти. Това е добър шрифт. Затова през 2006 г. бе въведен от Windows като стандартен шрифт, до 2021 г. Затова всеки познава външния вид на Calibri.

За другите кандидати бих казал, че не е грешка да изберете Calibri за кандидатстване. Тя просто ви прави незабележими. Това е всичко.

Когато кандидатства за дизайнерска агенция, не трябва да се наемате на стандартни шрифтове като Calibri, Arial или Times New Roman. Днес съществуват по-добри безплатни алтернативи като Roboto, Lato, Montserrat, Raleway и други. Всички тези шрифтове могат да бъдат изтегляни безплатно от Google Fonts.

Според Wired Magazine дизайнерът на Calibri не съжалява, че светът продължава да се върти и Calibri беше заменен като стандартен шрифт на Windows.

Мисля, че ще обсъдя темата за шрифтовете и комбинациите на шрифтове в кандидатствания в отделна статия в блога. Изглежда ми като интересна тема.

В заключение: Използвайте шрифт, който е лесно четим и професионален, но с повече изразителност и индивидуалност. Би било интересно, ако кандидатът беше избрал шрифта Ubuntu: Ubuntu е нашият шрифт, който използваме в 4eck Media. Или шрифта Noto, който използваме тук в TutKit.com. Това би показвало, че някой обръща внимание на детайлите и би ме впечатлило положително. Виждате, че с избора на шрифта можете да се позиционирате самите си.

Вече сме предварително дефинирали подходящи и модерни шрифтове за нашите образци за кандидатстване, които всички могат да бъдат изтеглени безплатно. Разгледайте образците за кандидатстване, може да има нещо подходящо за вас:

Грешка в кандидатстването № 5: Правопис и граматика

Задължението на всеки кандидат е да провери изцяло пълнотата на данните в кандидатурата преди изпращане, както и правописа и граматиката.

На колко грешки мога да простя в качеството на човек за подбор? Една, пет, десет? Предпочитам да получа документ без грешки. Съвсем честно.

Нека погледнем само корицата, колко грешки кандидатът може да направи? Аз съм отбелязал с червено тук, къде се съдържат грешки.

Кои грешки успях да идентифицирам? Тук това също има връзка с германските правила за езика. Ако съм изключително прецизен, ето кои са грешките:

• 1. "Електронна поща" ... правилната форма, съгласно Duden, е само И-мейл
• 2. "Теле" ... правилната форма на съкращението е без "е", така че е "Тел."
• 3. липсващи тирета в улицата
• 4. липсващ знак "ß" в улицата
• 5. липсващи тирета в "Програми на Адобе, Офисни програми"
• 6. непълен име на място: липсва приставката (Мюритц)
• 7. липсващи имена на места в училищата
• 8. липсващи тирета в "Училище Фридрих-Детлоф"
• 9. Грешно написано име на фирмата: Липсва точка и интервал
• 10. "МедиенГесталтунг/Техника" => "Медиенджойсмънт/Техника"
• 11. "Агусг" => "Август"

Единадесет грешки само на титулния лист с малко информация за кариерата ми дават впечатление, че кандидатът не работи прецизно.

Освен това той има прекъснат номер в телефонния си номер. Началото трябва да бъде вместо 0719 ... 0179. В поканата телефонният номер е написан правилно.

Грешка при кандидатстване № 6: Дизайн на макета, стилове и формати в дизайна на кандидатстването

Нещо, на което аз внимавам при кандидатстванията, е пълното присъствие в макета. Всичко трябва да изглежда цялостно и съгласувано спрямо мен. И точно там кандидатите правят грешки в макета, тъй като стиловете и форматите не са еднакви.

След това кандидатът използва и две типични фрази, които се срещат отново и отново в такива или подобни форми във всеки мотивационен писмо:

• с голям интерес
• подавам молба за

Сега този начин може да стане по-добър и по-креативен. Освен това, и тук повтарям, адресатът на мотивационното писмо е агенция, а не институция.

В мотивационното писмо кандидатът пише, че е убеден, че стаж в нашата фирма ще му осигури полезен практически опит. Съгласявам се. Просто не съм сигурен дали кандидатът предлага стаж преди вземането на решение за обучението или не. За мен звучи така, че кандидатът е използвал остарял текст на мотивационно писмо, който е използвал предварително за професионалните си стажове по време на училище. Все пак: този параграф предизвиква въпроси за мен. Или кандидатът уточнява предложението си за стаж или доброволно пробно работно място, или заменя думата "стаж" с думата "обучение", за да се съответства отново по съдържание.

Освен това стажантът споменава за своите познания в дизайн инструментите на Adobe Creative Suite. Настоящата версия на Creative Suite е фактически Adobe CS6 от май 2012 г. Тя беше заменена преди дванадесет години от Adobe Creative Cloud. Това е само малък съдържателен гаф, защото вероятно кандидатът има предвид също Adobe CC. Това обаче е отново още едно нещо, което не впечатлява положително.

В последния параграф кандидатът се радва да научи повече за обявената учебна позиция. Положително е, че кандидатът не използва конюнктив с: Бих се радвал да ... Това е наистина честа грешка, която кандидатите правят в мотивационните писма. Въпреки това се питам, за коя обявена учебна позиция се отнася кандидатът. Защото ние нямаме обявени учебни позиции. Просто е малка грешка ... като всички останали.

Формулиране на мотивационни писма в кандидатствания

Как може да стане по-добре? Искрено казано, като ученик вероятно все още няма много за разказване. За какво точно да пише? В едно мотивационно писмо обаче не става само за кандидата, а за компанията и ползите, които тя може да получи като служител от кандидата. Ние сериозно сме се замислили по въпроса. Тук ще откриеш помощ как бихме формулирали мотивационни писма при кандидатствания. Тези съвети са създадени преди КИ-инструментите да направят още по-лесна нашата работа.

Дали трябва да използваш текстови КИ като ChatGPT за формулиране на мотивационни писма? Да, определено. Така заедно получаваш структуриран чернов основан на КИ. След това можеш да го допълниш с важни детайли за компанията и да провериш доколко успешно можеш да представиш стойността си за компанията като кандидат. По-долу виждаш ученическото писмо. Този текст на мотивационното писмо също е създаден чрез ChatGPT. Но само на около 80 процента. Самият ChatGPT използва фрази, които вече са изхабени. Защо? Защото така го научи в обработката на безброй мотивационни писма, които е сканирал в Интернет. Затова можеш да използваш ChatGPT и по-нататък да съвършенствуваш този текст на мотивационно писмо. И важното е да проверяваш информацията за точност.

Ако не използваш ChatGPT, това е също добре. Все пак копирай текста си и попитай колеги, познати или членове на семейството дали съдържа грешки в правописа и граматиката или може ли да се подобрят определени формулирания. Използването на КИ-инструменти не е измама, а доказва дигитални умения! Напротив, е почти грешно или надменно да се откажете от използването на КИ-инструменти при работата с текстове.

Грешка в кандидатствания No. 8: Актуалност на удостоверението

Кандидатът в момента посещава професионалната гимназия с насоченост в дизайн. Той представи последното си завършено удостоверение, което е от предишното училище. Приложеното удостоверение е издадено преди около четири години.

Какво става с актуалното удостоверение от настоящото училище? Това ни интересува.

За разлика от настоящите удостоверения, в завършеното удостоверение - поне в нашата федерална земя тук в Германия - не се записват дни на отсъствие.

Мога ли да спекулирам, че оценките в последното удостоверение са твърде ниски или че съдържа твърде много дни на отсъствие? Простата логика зад това е, че който често липсва по време на учебните дни, извинено или дори неизвинено, е въвлечен в работния екип , вероятно ще бъде често отсъстващ и по време на работен ден.

Разбира се, мога да поискам от кандидата текущото удостоверение. Но вече с липсата на актуалното удостоверение кандидатът ми дава насоки за отрицателна оценка.

Грешка в кандидатствания No. 9: Липса на препоръки, липсата на концептуални дизайни, липсата на сертификати, липсата на социални или бизнес профили

Учениците, които кандидатстват за обучение при нас, често представят оценки от стажовете си в мотивационното си писмо. Това е възможно, но не задължително, защото често стажът в детска градина или при полицията е относително малко значим за позиция при нас. Освен това аз издавам повече от една оценка от стажове на ученици, които правят стаж при нас. И тези оценки са почти винаги много добри. Защо? Не искам да предизвикам омраза или раздразнение. Ако оценя стажанта отрицателно, което за него може да изглежда несправедливо, по-късно може да получа отрицателен отзив в Google. Позитивната оценка подобрява настроението и не наранява никого. Да, може би това е лицемерно, но е истина. И какво наблюдавам: всички оценки от стажовете в мотивационните писма, които получаваме, са също много добри.

Кандидатът от този пример е не поставил оценка. Това е напълно в ред. Тъй като той кандидатства за областта на дизайна, доказателството за таланта и уменията е желателно. Така той можеше да приложи като пример някои графични проекти като копие (никога оригинал!) или да посочи линк към тях. Ако някой все още не е извършил поръчкови работи за клиенти, което често се предполага за ученици и студенти, няма и демонстриращи референции. В този случай помагат Концептуални Дизайни. Аз като кандидат бих проверил с какво агенцията печели пари и към този вид проекти съставя Концептуални Дизайни. Това са фиктивни проекти, които обаче показват как може да изглежда резултат по време на поръчка. С Концептуални Дизайни кандидатите без истински референции все пак могат да докажат своите умения и по-добре да комуникират ползите си за компанията.

Също толкова полезни са сертификатите за умения, които са важни за компанията. Също така кандидатът не ги е приложил. Такива сертификати могат да бъдат например нашите удостоверения след завършването на онлайн курсове или други удостоверения за участие.

И така изглеждат нашите сертификати, когато купите онлайн курс и успешно завършите теста във формата на куиз. Отляво има категории с онлайн обучения от нас, отдясно е сертификата.

Вие не винаги трябва да харчите пари за курс със сертификат. Например в Google има курс за Основите на Онлайн Маркетинга. След като завърши, участникът може да изкара тест и да получи сертификат. Тук е един пример от служител от нашия екип:

Ще празнувам първия кандидат, който обогати своята кандидатура с такива сертификати. За мен това доказва волята и дисциплината за обучение.

Като кандидат винаги трябва да предполагаш, че имената на кандидатите могат да бъдат търсени в Google от човека за подбор. Нашето кандидат има само празно профил в LinkedIn без снимка и съдържание. Не откриваме нищо друго. Това първоначално не е отрицателно. Ще стане отрицателно само ако се намерят съдържание, което повече отклонява от едно лице.

Обаче положително решение може да бъде подпомогнато чрез социални медии или бизнес профили, ако на ръководителя му харесва какво открива след въвеждане на името на кандидата в Google. В областта на дизайна това може да бъде профил в Behance, където са представени Концептуални Дизайни. Ето един пример от дизайнер-студентка, която представя своите три Концептуални Дизайни чрез Behance. Линкът към нейния Behance профил се намира също в нейното CV. Този поход е разумен!

Грешка при кандидатстване № 10: Медията предлага потенциал за положителни хаптивни и аха-ефекти

Този, който вече се е насочил към печата при кандидатстване, може така да създаде някои положителни елементи, които не са възможни с дигитално кандидатстване. Трябва просто да използвате силните страни на печатното кандидатстване. Как можете да направите печатената кандидатура положително преживяване и да се позиционирате като кандидат, когото един клиент иска лично да познае? Ето няколко съвета за печатно кандидатстване:

• не използвай обикновена хартия за принтер, а висококачествена хартия
• удостовери се, че качеството на печат е високо, така че текстовете и изображенията (тук: снимката) изглеждат качествено на хартията
• подписвай с писалка
• използвай плик, който да съответства на хартията на кандидатурата, както по отношение на качеството, така и на цвета

Понякога е достатъчно да се използва по-здрава хартия, от тази за копиране с тегло 80g/m2. Този, който иска да избере хартия в съответствие с повода, може да избере по-фино, леко структурирано хартия. Изкуството е да се избере хартия, която не изглежда прекалено скучно или твърде празнично, а свежо и модерно, но същевременно висококачествено.

Ако мога да направя препоръка, аз особено харесвам Rives Design Paper 170 g. С него е отпечатана и кандидатурата долу. Rives Design е изискана хартия с много фина субуретка. Тя има финна, деликатна повърхност със специално излъчване. Тя е оригинална и изключителна. Rives Design се чувства като естествена хартия, но същевременно излъчва усещане за меко на допир поради повърхностната структура. И с бялото си цвят се вписва добре в контекста на предприятието.

С тази хартия не само долу е отпечатана кандидатурата, но също бяха направени и менютата на два ресторанта на агенцията ни клиенти. Ето една картинка как изглежда хартията, когато се отпечата с обикновен принтер. Примерът показва менюто на рибен ресторант. Един друг ресторант е представен тук, където менюто е специално оформено така, че клиентът да може сам да извърши печата. Той също използва Rives Design Paper.

Когато ръководителят на подбора държи твоята кандидатура в ръцете с модерно луксозно хартия, която той никога не е чувал или допрял по подобен начин, какво мислиш, че ще помисли? Просто уау! И ако останалата част от кандидатурата избягва типичните грешки и включва допълнителни "Аха!" моменти, поканата за интервю почти е гарантирана.

Още един начин да поразиш с изненада с печатна версия на кандидатурата е да добавиш нещо, което ще накара усмивка да се появи. В нашето агентство ни се падна да получим веднъж прегъваема картичка от фотографка за запознанство. Това не беше кандидатура, а започване на мрежуване. Картичката беше описана с ръкопис и към нея бяха приложени два чайни пакетчета. Това допринесе за приятно разнообразие. Такава креативна добавка определено е възможна в определени отрасли, ако след това в мотивационното писмо споменеш за добавката. Фотографката написа, че се радва да пиен чаша чай с нас.

Ако забележиш, че една компания вече от известно време обявява свободна позиция, може да добавиш една аспиринка и да напишеш в мотивационното писмо: Ако неудобната позиция предизвикува главоболие на вашето предприятие ...

Вече разбираш какво имам предвид. Затова, ако вече изпращаш печатна кандидатура по пощата, можеш да помислиш как да привлечеш специално внимание чрез усещането и с помощта на малък "Аха!" момент. Защото при кандидатура често става въпрос да се отличиш положително от масата с кандидатури.

Благодаря, че прочете до края. Разбирам, че някои може би мислят, че съм малко прекалено внимателен. Разбирам, че много компании могат да са доволни, ако все още има хора, които кандидатстват инициативно. Това е напълно вярно. Съществуват обаче и компании, които не те чакат. Има предприятия, които получават десетки, стотици или дори хиляди кандидатури за една свободна позиция. Сега си представи, че конкурираш с кандидатурата си с други 50 кандидатури. Тогава бъди този, който не е направил грешките, споменати по-горе. Защото така увеличаваш своя шанс за покана на интервю.

Как да стане сега по-добре? Ето един личен пример за кандидатура.

На този етап бих искал да ти покажа как с помощта ми синът ми Мика, който също е ученик, е съставил кандидатурата си с моята помощ. Понеже всяка година има повече кандидати от места за специалността Икономика в гимназията, заедно си замислихме и инвестирахме време в разработване на добре обмислена кандидатура. Взехме нашата кандидатурна образец за ученици и стажанти като основа и персонализирахме всички данни спрямо получателя.

Разбира се, тази кандидатура за ученик в гимназия нещо ще не хареса на всички и определено всеки ще намери някои точки, които според него могат да бъдат подобрени. За мен като собственик на агенцията, беше приета в този вид. Той също получи одобрение.

Търсиш модерни образци на кандидатури, които вече ти отнемат част от работата и гарантират, че някои от типичните грешки няма да се случат? Тогава погледни нашата категория с нашите обraztsi za kandidaturi i zhivotopisi. Тук ще видиш едно малко предварително селектиране: