Кратко ръководство и пример за редакция на шаблон за фактури

Тук ще научите как да редактирате полета в Word и актуализирате всичко в документ в Word. Обяснено кратко и подробно по пример на шаблоните за фактури в Word на нашия сайт.

Бързо преминаване

• Кратко ръководство: Редакция на полета в Word и актуализация на всичко
• Актуализиране на полета в Word - общият начин на функциониране на нашите шаблони за фактури
• Добавяне и редакция на нови полета - персонализиране на шаблоните за фактури
• Редакция на всички полета и актуализиране на всичко - съвети за бърз и ефективен работен процес

Кратко ръководство: Редакция на полета в Word и актуализация на всичко

Така показваш всички полеви функции за редакция на полета в Word:

• Отбележи целия документ чрез комбинацията Ctrl + A.
• Отвори контекстното меню с десен бутон на мишката.
• Кликни върху Включи/Изключи полеви функции.

Така можеш да актуализираш всичко в документ в Word, като например полета или таблицата със съдържанието:

• Отбележи целия документ чрез комбинацията Ctrl + A.
• Натисни след това бутона F9.

Актуализиране на полета в Word - общият начин на функциониране на шаблоните за фактури

Нашите шаблони за фактури в Word включват полета за автоматично изчисляване на стойности. Чрез този пример обясняваме как да редактирате отделни или всички полета в документ в Word:

След изтегляне на файла отвори версията на шаблона за фактура в Word, която има функция за пресмятане. С кликване в задната колона, където се изчисляват общите цени, върху число, то се появява със сиво фон. Причината за това е, че тези са полетa с формули. В показания пример полето в колоната Общо умножава посоченият в реда Количество със съответната Единична цена.

Ако промените стойностите, които полето използва за изчисление, резултатът остава непроменен в полето първоначално.

За да бъде направено ново изчисление от полето, трябва да го актуализирате. За целта има три възможности:

• Актуализиране на отделно поле чрез контекстното меню: Щракнете с десния бутон върху полето и изберете Актуализиране на полета.
• Актуализиране на отделно поле с бърз клавиш: Изберете полето с ляв бутон на мишката и натиснете клавиш F9.
• Актуализиране на всички полета в документа в Word: Изберете съдържанието на целия документ чрез Ctrl + A. Натиснете после F9.

Добавяне и редакция на нови полета - персонализиране на шаблона за фактури

Разбира се, вашите фактури рядко имат същия брой позиции. Ако искате да добавите още позиции, следвайте тези стъпки:

Щракнете с десния бутон върху реда на текущата последна позиция. Изберете опцията Постави подред от контекстното меню, под Вмъкни.

Попълнете новия ред с желаните стойности. За автоматично изчисляване на общите цени за задната колона просто използвайте вече съществуващо поле: Отбележете поле в един от горните редове, копирайте го и го поставете в новия ред.

След като направите актуализация на полето, ще забележите, че стойностите са грешни. Причината е, че формулата се отнася до клетките, указани в полето, което сте копирали. Следователно трябва да промените връзките във формулата.

Можете да видите формулата на поле, като щракнете с десния бутон върху полето и изберете Покажи/скрий функциите на полето.

Сега можете да промените връзките. Номерацията на клетките работи точно като в Excel: Започва се от горния ляв ъгъл на таблицата с клетка A1.

Към показания пример: В колоната Общо, полето за новата позиция преди това беше копирано от ред 5 на таблицата. За да бъде изчислена правилната стойност за ред 6, сме задали връзките към D6 и E6.

Важно: Нето цената, сумата за данък върху стойността добавена и целият сметка за плащане се изчисляват автоматично. Така че, когато добавите нови редове към таблицата си, трябва да промените и връзките, заложени там. Същото важи и ако премахнете съществуващи редове.

Към показания пример: За да се включи новият ред 6 в сумите, също трябва да се променят връзките там от F5 на F6.

След като сте коригирали всички формули правилно, скрийте функциите на полетата отново (щракнете с десния бутон > Покажи/скрий функциите на полето) и актуализирайте полетата.

Редактиране на всички полета и актуализиране на всичко - Съвети за бърз и ефективен работен процес

За бързо настройване на фактурните ви шаблони към вашите фактурни позиции, препоръчително е да следвате следния работен процес:

Отворете шаблона в Word и добавете редовете за всички нови позиции във вашата фактура, заедно с подходящата информация за всички позиции. Или премахнете ненужни редове.

В момента копирайте едно от полетата от колоната с общите цени и го поставете във всички нови редове.

Маркирайте с бързи клавиши Ctrl + A целия документ. Щракнете с десния бутон на мишката и покажете всички полеви функции през контекстното меню.

Сега променете референциите за всички нови добавени полета, както и за нето, данък върху добавената стойност и общата сума.

Отново маркирайте целия документ, скрийте полевите функции чрез контекстното меню и натиснете F9, за да актуализирате всички полета в документа си.