Вмъкване на диаграми в PowerPoint и използване на оптимални цветови схеми

Добре дошли в това ръководство, което се занимава с вмъкването на диаграми в PowerPoint, особено използването на данни от Excel. Ще научите как да вмъквате графики ефективно, да разберете предимствата и недостатъците на различните опции за вмъкване и как да избирате ефективни цветови схеми, за да избегнете "цветовата капан". Проектният файл, който обсъждам в този урок, включва слайдовете от видеото.

Най-важни изводи

1. Диаграмите трябва да се вмъкват идеално от Excel в PowerPoint, за да бъде осигурена точна визуализация на данните.
2. Има няколко опции за вмъкване: използване на целевия дизайн, запазване на оригиналното форматиране и вмъкване на цялото изображение.
3. Внимавайте с използването на цветови схеми, за да се уверите, че цветовете в презентацията и Excel съвпадат.

По стъпкова инструкция

За да започнете да вмъквате диаграми в PowerPoint, първо отворете вашия Excel документ с необходимите данни.

След като сте подготвили данните си и сте създали желаната диаграма, просто я копирайте. За целта отидете в режима на диаграмата в Excel, изберете диаграмата и натиснете с десния бутон на мишката, за да видите опциите за копиране.

Сега имате различни опции за вмъкване: Обикновено използвате десния бутон на мишката, за да вмъкнете диаграмата. Уверете се, че избирате правилната опция за вмъкване, за да бъдат форматирането и свързаните данни вмъкнати както искате.

Една от опциите е "Използване на целевия дизайн", която дава еднакъв стил на презентацията в PowerPoint. Уверете се, че вашият избор се съответства добре на общия ви дизайн.

Тази опция може да бъде полезна за постигане на професионален външен вид. Друг практичен аспект е, че PowerPoint ви показва директно как ще бъде вмъкната диаграмата, въз основа на избраните опции.

Честа грешка е запазването на оригиналното форматиране, без да се сравни предварително цветовата схема, което може да доведе до нежелани промени в цветовете. Тук е важно да обърнете внимание на цветовите схеми, които са настроени в Excel и PowerPoint.

Превключете към опциите за дизайн в PowerPoint и проверете цветовете, за да се уверите, че цветната палитра, която сте използвали в Excel, също е настроена във вашата презентация.

Ако цветовете не съвпадат, това може да доведе до объркване. Ако използвате специфични цветови оформления, уверете се, че те съответстват в двете програми.

Ако копирате диаграма и сравнявате цветовете с друг файл, това може да доведе до случайни промени в цветовете на вашата диаграма в презентацията. За да го избегнете, можете да изберете ръчно желаните цветове и след това да адаптирате диаграмата в двете програми.

Преди да вмъкнете диаграмата, я подгответе в Excel по начина, който отговаря на вашите изисквания. Колкото по-точно предварително работите в Excel, толкова по-лесно ще изглежда презентацията в PowerPoint.

Когато вече вмъкнете диаграмата в PowerPoint и искате да промените данните в Excel, може да изберете опцията "Свързване на данните", така че графиката в презентацията автоматично се актуализира при актуализиране на информацията в Excel.

За да промените представянето в презентацията, проверете опциите за вмъкване и изберете между тях, за да постигнете най-добрите резултати.

Освен това можете да изберете дали искате да вмъкнете цялата графика или само части от нея. Ако се нуждаете от статично представяне, можете да вмъкнете графиката като изображение.

След като изпробвате различните опции за вмъкване, ще получите по-ясно представяне за това как трябва да изглеждат графиките във вашата презентация. Внимавайте да разграничавате между различните формати и тяхното представяне, за да получите изчистен и професионален изглед.

За да създадете еднаквост в презентацията си и да избегнете грешки в цветовете, бъдете внимателни с цветовите схеми и изпробвайте как изглеждат на екрана преди да приключите и запазите презентацията си.

Резюме

В това ръководство научихте стъпките за вмъкване на диаграми от Excel в PowerPoint, от различните опции за вмъкване до цветовите схеми и тяхното значение. Винаги обърнете внимание да подготвите диаграмата си подобаващо, за да осигурите консистентност и атрактивен дизайн.