В този урок ще ти покажа как да оптимизираш изразителността на твоите диаграми в PowerPoint чрез съдържателни промени и приспособявания. Ще научиш как различните типове диаграми могат да подобрят яснотата на твоето представяне и как да представиш данните по начин, който е разбираем от пръв поглед. Ще преминем стъпка по стъпка през процеса, от създаването на диаграма до приспособяването и форматирането, за да твоето съобщение да бъде ясно и прецизно. Нека започнем!
Най-важните изводи
- Изборът на правилния тип диаграма може значително да окаже влияние на възприемането на данните.
- Яснотата и структурата са от съществено значение за представянето на информацията разбираемо.
- Подписването на данните и промените в цветовете помагат да бъдат подчертани важни информации.
Стъпка по стъпка ръководство
Първоначално ще разгледаме една диаграма, която искаме да приспособим. Вече си създал диаграма и си премахнал някои данни. Важно е вашите данни да са структурирани така, че да можете ясно да комуникирате най-важните точки.
Следващата стъпка е да определите какъв извод искате да направите с диаграмата си. В примера ни става въпрос за представяне на броя на курсистите спрямо отговорната лице. Важно е този извод ясно да подчертае кой има най-много курсисти.
Сега ще промените типа на диаграмата, за да подчертаете извода. Кръговият диаграм може да бъде много по-показателен в този случай. Отиди на "Промяна на типа на диаграмата" и избери подходящ тип диаграма.
Преди да въведеш данните, увери се, че цветовете са достатъчно различаващи се. Ако използваш диаграма с предварително зададени цветове, може да стане трудно да различиш разликите. Затова е добре да промениш цветовете, за да гарантираш по-добра ясност.
Сега добави новите си данни от Excel в диаграмата. Можеш просто да копираш и поставиш данните директно в диаграмата. Внимавай, че всички съответни информации са включени.
За да избереш привлекателна цветова схема за диаграмата си, отиди в опциите за дизайн в PowerPoint и избери цветова схема, която отделя добре данните ти и е лесна за разбиране.
Когато структурата на диаграмата е готова, можеш да промениш подписите. Увери се, че подписите са ясни и лесни за четене. Може би би предпочел да промениш шрифта или увеличиш размера на шрифта, за да подобриш четливостта.
При необходимост можеш да промениш и реда на данните. Ако искаш да представиш данните в низходящ ред, трябва да ги подредиш. Отиди в Excel на опциите за сортиране и избери нужния ред.
Сега, когато твоята диаграма има по-добра форма, можеш да представиш данните визуално. Увеличи по нужда подписите, за да бъдат забелязани и да се отличават от другите елементи.
Можеш да оптимизираш общото подреждане, като приспособиш оформлението. Постирай се да позиционираш диаграмата така, че най-добре да представиш информацията си. Можеш също да се върнеш към легендата и да я промениш по нужда.
Добра идея е да преразгледаш цялата информация и евентуално да представиш натоварването в проценти. За да постигнеш това, използвай Excel за изчисляване на процентите на човек и форматирай клетките, така че числата да се представят като проценти.
Сега, когато диаграмата ти е напълно попълнена, можеш да я провериш. Внимавай, че всичко е правилно поставено и че шрифтът е удобен за четене от читателите.
За да направиш изказванията си още по-ясни, можеш да промениш заглавието на диаграмата и данните така, че да обобщят основната информация.
След като направиш окончателните корекции, разгледай по-широкия контекст. Сега ли данните са по-разбираеми? Дали си подобрил значимостта на презентацията си?
Сега си променил не само съдържанието на диаграмите, но си подобрил значително цялостното въздействие и визуалното впечатление. Примерът показва как прости промени могат да направят голяма разлика.
Резюме
С целени промени и корекции на диаграмите в PowerPoint можеш значително да увеличиш значимостта на презентацията си. Изборът на правилната форма на диаграма, промяната на данните и ясното представяне на всички съответни информации са ключът към успешните презентации.
