Как да изпълня професионално, ефикасно, финансово успешно и правно сигурно първата си фотосесия?
Създаване на оферта
Никога не трябва да се определяте само по цената, а винаги и по качеството на вашата фотографска работа! Така че отношението между цена и качество трябва да бъде наред, а това трябва да бъде решаващата точка за получаване на работа! В допълнение, е доста трудно, а почти невъзможно, да се измъкнете от ниско ниво на цените и да ги повишите отново.
Ако намирам, че предлаганото хонорар е твърде ниско, понякога отказвам фотографската работа. Времето ми е прекалено ценно, за да изпълнява слабо платени работи, защото за това време мога много по-добре да заснема свободни проекти.
Предлагането на оферта не е свързано с определена форма. Една електронна поща с текста "Здравейте г-н XY, бих снимал 10-те продукта, както ги описахте, на цена от 800,- евро плюс ДДС" е достатъчна, за да бъде правно обвързваща. Все пак винаги е по-добре офертата да бъде конкретизирана колкото е възможно повече, за да не влизате по-късно в конфликт с клиента, ако той има различно представяне за изпълнението на задачата, отколкото вие. И така, напишете офертата си максимално подробно, дори ако повторно описвате каталога с изисквания на клиента.
Ако при изпълнението на фотографската поръчка възникнат разходи за пътуване, тези разходи (на предвидена стойност) трябва да бъдат посочени в офертата. Въпреки това е много вероятно, че вашият клиент не би приел Rolls-Royce за наем на автомобил...
Обикновено офертата трябва да съдържа:
• Име, адрес и правно облик на получателя на услугата (на поръчителя)
• Дата на офертата, евентуално с указание за срока, през който се обвързвате с офертата
• Номер на офертата
• Брой дни за подготовка и снимане
• Поставяне на задачата
• Планиран срок
• Предвидени разходи за асистенти, модели, гримьори и т.н.
• Обем на предоставените снимки
• Обем на предоставените права за използване
• Използваната от вас техника
• Договорени задачи (обем) на вашата пост продукция
• Разходи за пътуване (за модели и т.н.)
• Разходи за кетъринг
• Указание за срок за плащане (с точно посочена дата)
• Указание "Използването на снимките е възможно след пълното заплащане."
• Указание "Цените се разбират като нетни цени, към които се добавя ДДС."
• Указание: "Допълнителните разходи, като например разходи за експресна доставка и др., ще бъдат фактурирани към поръчителя след предоставяне на документационни доказателства."
• Паушал за пътуване и престой(и) или указание за предвидена поява на разходи за пътуване и престой
• Вашето банково сметка
• Вашият идентификационен номер за ДДС
• Договорена предплата (ако е уговорена такава).
В офертата трябва да включите всичко, което успяхте да научите от страна на клиента за планираната фотосесия. Тази информация служи за координация, за да няма различни представи (например за видът на фотографията или обема) на всяка от страните. При тази фотосесия в един център за обработка на данни, играта с нечетка беше съществена част от моята идея за снимки, която съответно комуникирах на клиента в офертата.
Ако фотографирате не за частни лица, а за комерсиални цели на поръчителя, основната задача на фотографа вече не е да заснеме (често множество) снимки, а в предоставянето на права за използване. Фотографът "разрешава" на клиента да използва снимките, направени от него, в определен обем и за определени цели.
Предоставянето на права за използване става под съображения за съдържание, пространство и време:
• Съдържателно разграничаване: " За какво може клиентът да използва снимките?" Възможни съдържателни използвания биха могли да бъдат: за онлайн магазин, за фирмен брошура, за месечно плакатиране на изложба, за обяви във вестници, за рекламни плакати, за опаковки на продуктите и т.н.
• Пространствено разграничаване: " Къде, в коя зона, клиентът може да използва снимките?" Възможни пространствени използвания биха могли да бъдат: в Дюселдорф, в Северен Рейн-Вестфалия, в Западна Германия, в Германия, в Германия и Австрия, в Европа, по света и т.н.
• Времево разграничаване: " За колко време може клиентът да използва снимките?" Възможни времеви използвания биха могли да бъдат: на 24.12.2011 г., през декември 2011 г., за 3 месеца, за 1 година, за 5 години и т.н.
По този начин чрез схемата за права на използване могат да бъдат съставяни отлични оферти; това е голямо помощно средство за калкулация, защото позволява диференциации, които досега, когато се калкулираше според времето за заснемане, не бяха възможни.
Пример: Получавате обаждане. Трябва да заснемете приятелката на обаждача, облечена в бельо. Обаждачът иска черно-бели снимки, снимането ще трае 4 часа. Предлагате му да извършите снимките за 300,- евро (бруто) и той приема. Следващия ден се снимва и снимките излизат страхотно, моделът получава всички снимки на DVD от вас. Седмица по-късно получавате друго обаждане. Обаждачът е приятел на първия обаждач и в същото време е мениджър на маркетинг на значим производител на бельо. Вече го познавате: снимките са му харесали и сега трябва да заснемете модел, предоставен от фирмата (и вече гримиран модел) облечен само в бельо, черно-бяло и за срок от 4 часа. Когато ви попита за хонорарните ви изисквания, вие поднесете натъпкан отговор: 1 200,- евро плюс ДДС. Мениджърът на маркетинга е шокиран; приятелят му му бил разказал за разходите за снимката от 300,- евро бруто.
Как обясните на мениджъра на маркетинга разликата? Отговорът е много прост: Частно лице най-много показва снимките си на познати. Може да ги публикува, дори в интернет, само ако това е изрично уговорено. Производителят на бельо използва снимките за реклама в списания и продуктови каталози, за опаковки на продуктите и т.н. Снимките, следователно, са излагани в значителен обем. Следователно по-високата цена за същата фотографска услуга и същия времеви ангажимент е оправдана. В конкретния случай, следователно, трябва първо да попитате за планирания обем на публикация, по съдържание, пространствено и времево отношение, преди да дадете точно правено на публикациите си оферта.
Когато изчислявате оферта, важно е не колко време се очаква да трае снимането, защото в противен случай един производител на бельо, който иска да използва снимките за реклама, да не плаща повече от един частен клиент, ако двата записа траят същото време. Решаващо е в какъв обем снимките ще бъдат използвани по-късно, с други думи публикувани.
Много добра помощ за съставяне на оферти по този калкулационен модел представлява книгата "Cеновални хонорари" на Обединението на малките фотографски общества (MFM), издадена от Бундесвербанд на пресовите агенции и архиви за снимки (BVPA). Цената й (заедно с ръководството "Пазарът на снимки") е 33 евро.
Писмо за потвърждение
Ако сте били упълномощени от клиента си (устно или писмено), трябва още веднъж да обобщите заданието по всички детайли и да изпратите писмо за потвърждение на клиента си отново, предпочитано по факс или като препоръчително писмо. Целта е да се премахнат евентуални неясноти и да се посочат отново вашите условия, по които ще работите. Докато за основните параметри на поръчката често има бързо съгласие, дяволът се крие в детайлите в преносен смисъл.
В малките букви (т.е. в общите условия за търговия, ОУТ) често се крият много разногласия и затова това писмо за потвърждение служи за информиране на клиента ви още веднъж за съдържанието на вашите ОУТ и едновременно с това, за да ги направи част от договора. Основни точки в ОУТ могат да бъдат: начина на действие при забавяне на плащането, задълженията за проверка на клиента след получаването на снимките, срок за рекламации, възможности за корекции, медиация, върнане на оригиналите/дисковете, обработка на снимки и др.
Изпълнение
Фотосесията трябва да протече гладко, ефективно ("прави нещата правилно") и ефективно ("прави правилните неща"). За да гарантирате това, трябва да не оставите много ограничено време на разположение. Също така е добре, дори ако сте свикнали да работите като самотен боец, да имате поне един или повече асистенти с вас. Не само за да ви помогнат с поставянето на блица или сета, а и за да могат да бъдат изпратени при нужда, за да намерят липсващ реквизит, кетъринг, подходящ облекла и т.н.
Дори ако сте по-склонни към хаотични действия и предпочитате да правите 25 неща едновременно - при изпълнението на задачите структуриран подход ви помага да не загубите контрола и да работите ефективно. Асистентите могат да ви помогнат, като поемат малки работи, за да можете да се концентрирате изцяло върху основните неща - фотографирането и сътрудничеството с клиента.
В противоположност на много от моите колеги, аз винаги съм смятал, че е обогатяващо, когато клиентите лично присъстват на място по време на фотосесията. Така се гарантира, че интересите на клиента се превеждат в снимки от мен. Освен това присъствието на клиента или негов представител предотвратява рекламациите на поръчателя, защото, ако снимам според инструкциите на присъстващия представител, по-късно не мога да бъда обвинен, ако резултатите не му харесат.
Разбира се, предпоставка е, че редовно представям на представителя резултатите в цифров формат - практически като промеждувременен резултат, най-добре на компютърен монитор, и че изпълнявам неговите указания или предложения за подобрения.
Ако няма служител на поръчителя по време на снимките, е добра идея за сигурност да изпратите няколко снимки по имейл на поръчителя, за да може той да контролира напредъка на фотосесията и да одобри досегашното. Ако нещо неочаквано се случи, винаги е добре да можете бързо да се свържете с поръчителя по телефона. Затова е добре да ви предостави и мобилния номер на клиента за случай на нужда.
След приключването на сесията трябва да прегледате снимките, преди да ги изпратите на клиента. Личният преглед от фотографа служи за откриване на евентуални грешки, защото няма по-срамотно нещо, отколкото когато клиентът ви се обади и открие грешки, докато вие все още нямате представа.
Винаги направете 1-2 резервни копия на външни твърди дискове, преди да изпратите резултатите на клиента си. Просто поставете оригиналните карти памет в плик и изпратете този плик по пощата на клиента - това съвсем не е подходящо!
Ще бъде жалко, ако резултатите от фотосесията по поръчка се загубят. Затова винаги правете достатъчно резервни копия!
Често пъти поръчителят ще бъде налице по време на сесията и ще носи със себе си собствения си лаптоп. В този случай той с нетърпение ще очаква да замените пълната си карта с празна, за да може бързо и още по време на сесията да прехвърли и прегледа снимките върху своя компютър.
Фактуриране
Фактури с фактурни суми над 100 евро трябва да изпълняват следните изисквания, за да бъдат признати от данъчната администрация. Ако фактурата не отговаря на изискванията, може да се случи, че вашият клиент - правилно! - откаже да я плати. Ако я плати въпреки това, възможно е неговата данъчна администрация да не му предостави правото на възстановяване на ДДС или да не признае данъчната отдукция на цялата фактурна сума. И същото важи и за вас: Винаги проверявайте преди да заплатите фактурата на кредитора за наличието на следните точки:
• Означение "Фактура"
• пълно име и пълен адрес на издателя и получателя на услугата
• вашето име и адрес (адресът на издателя на фактурата; може да бъде и адресът на търговския обект)
• вашият данъчен или алтернативен данъчен идентификационен номер
• дата на фактуриране (датата на издаване)
• номер на фактурата (трябва да се дава последователно и трябва да бъде еднозначен; няма нужда от определен формат)
• извършената услуга (количество и вид на доставените стоки или обем и вид на другите услуги)
• дата на доставка (по възможност стандартната формулировка "Дата на доставка е датата на фактуриране", ако не може да се посочи отделна дата на доставка)
• облагаемата цена за фотографската услуга, разбита по ставките на данъка включително
• валидната ставка на добавената стойност (освен ако сте "малък данъчен плательщик"; вж. по-долу)
• сумата на добавената стойност
• общата фактурна сума (препоръчително; не е законово задължителен елемент)
• банкова сметка на издателя (препоръчително; не е законово задължителен елемент)
• срок за плащане (препоръчително; не е законово задължителен елемент).
За фотографите е препоръчително също така да се отбележи обхватът на предоставените права за ползване писмено и върху фактурата. Само като напомняне. Така клиентът няма да има неразбирателства.
На фактурата се изброяват нетните суми по отделните позиции, след което общата сума на данъка върху оборота, както и общата брутна сума като платима сума по фактура. Ако е уговорен срок за плащане в офертата или по време на преговорите за договора, е обичайно да се включи и тази информация на фактурата.
Ако сте микропредприятие съгласно член 19 от ЗДДС (ако през миналата година сте се задържали под годишен оборот от 17 500 евро и не превишавате 50 000 евро през текущата година), което означава, че сте освободени от плащане на данък върху оборота, просто изброявате сумите по отделните позиции и общата сума. Според текста на закона тези суми включват данъка върху оборота; той просто не трябва да бъде отчитан и не трябва да бъде заплащан на финансовия орган.
Управление на паметниците
Да се надяваме, че клиентите ви ще плащат навреме! Въпреки това често се случва, че фактурите не се кореспондират. Това може да има различни причини. Някои фирми обичат да плащат фактурите си с месеци закъснение, което води до печалби от лихви. Други биха искали да платят, но не могат, например защото сами са в затруднение с финансите. Много чакат също възстановяване на данъци от финансовия орган. Други отново опитват да не плащат цялата сума на фактурата, като рекламират несъществуващи грешки в фотографската работа.
Ако вашият клиент не плаща фактурата навреме, не би трябвало веднага да заплашвате със законни мерки. Може би фактурата наистина е изчезнала сред хартиените кърпи. Най-напред учтиво попитайте какво е довело до закъснение в плащането. Ако плащането все още не се извършва, определете разумен срок (2-3 седмици), след изтичане на който трябва да потърсите адвокат.
Общо казано, фактурите трябва да бъдат платени веднага, освен ако не е уговорено друго. Ако вашият клиент не плати навреме, той не трябва специално да бъде напомнян, за да влезе във виц. Той автоматично влиза във виц при надвишаване на срока. За да бъде доказано, че вашият клиент е получил фактурата, е препоръчително също да я изпратите още веднъж по факс. Или директно с препоръчано писмо. Което обаче не е добро, ако вече предполагате, че клиентът няма да плати.
При надвишаване на срока, ако клиентът още не е платил, в практиката е добре да изчакате още 1-2 седмици, преди учтиво да попитате защо фактурата все още не е платена. Ако сега осъзнаете, че плащането не е извършено умишлено, след изтичането на още една седмица трябва да изпратите молба за незабавно плащане на дължимата сума. Възникващите разноските за манатите (трябва да са реалистични, вероятно в размер на 3-5 евро) и лихвите за превишение могат да бъдат допълнително фактурирани.
Лихвите за превишение се изчисляват в размер на 5% (годишно) над базовата лихва на Европейската централна банка (ЕЦБ).
След неуспешното манение трябва да посетите адвокат, който - ако е необходимо дори пред съда - ще принуждава да се вземат вашите искания. Същинските разходи за това трябва да ги понесе длъжникът, т.е. вашият клиент, освен ако не се окаже, че има законно основание да откаже плащането, което е почти невъзможно, ако сте предоставили подходящи снимки "среден вид и качество".
