Използване на Google Sheets: функции и бързи клавиши за вашите данни

В това ръководство ще научите как да използвате Google Sheets по-ефективно, като прилагате различни функции и бързи клавиши. Когато работите с големи обеми данни, е от съществено значение да знаете правилните функции и да прилагате удобни бързи клавиши. Ще обсъдим основните функции, които ще ви помогнат бързо да намерите съответните данни и да оптимизирате работата си. Да започваме!

Най-важните изводи

Функциите са вградени формули в Google Sheets, които ви помагат да извършвате конкретни изчисления. Важно е да изберете правилната функция и правилните клетъчни референции. Освен това комбинациите от клавиши и бързите клавиши позволяват ефективно да навигирате през вашите данни и да прилагате функциите бързо.

По стъпково ръководство

За да ви улесним стартирането, първо ще видим как да изберете и приложите функция в Google Sheets.

За да използвате функция в Google Sheets, трябва винаги да започнете с равно(=). Ще обходим стъпките последователно.

Стъпка 1: Избор на правилната функция

Първо е важно да изберете правилната функция. Един пример за смятане на средната стойност е функцията =СРЕДНОЗНАЧЕНИЕ(...). Когато въведете равенството, Google Sheets автоматично предлага предложения. Те могат да ви помогнат да намерите подходящата функция, било то средно, брой или сума.

В нашия набор от данни имате преглед на оборотите, които искаме да анализираме с различни агрегатни функции.

Стъпка 2: Избор на обхвата на клетките

След като сте избрали правилната функция, трябва да изберете правилния обхват на клетките. Нека предположим, че имаме списък с данни от клетки E2 до E1501. Можете да превъртите с мишката до последната клетка, но има по-ефективни методи.

Ето един трик: Използвайте комбинацията от клавиши Ctrl + Shift + ↓, за да бързо маркирате обхвата до последната попълнена клетка. Това спестява време и прави работата по-лесна, особено когато работите с големи набори от данни.

Стъпка 3: Използване на Господската формула

Сега, след като сте задали обхвата, натиснете Enter, за да извършите изчислението. Да разгледаме по-подробно функцията =СУМА(...).

Когато използвате функцията, често ви се показва синтаксисът, който обяснява кои параметри са необходими. Можете да активирате помощния център с F1, за да научите повече за избраната формула.

Стъпка 4: Агрегатни функции за анализи

Ако имате нужда от преглед на много данни, можете да използвате статистическите функции БРОЙ(...), БРОЙ2(...), МАКС(...) и МИН(...). Всяка от тези функции има своя специфичен обхват.

Например: БРОЙ(...) брои само числови стойности, докато БРОЙ2(...) брои всички клетки със стойности, независимо от вида им.

Стъпка 5: Използване на Филтриращи функции

Още един важен аспект са филтриращите функции, като например функцията БРОЙ.АКО(...). Тя е особено полезна, когато искате да броите само определени критерии.

Например, ако искате да определите броя на продажбите в определен регион, например Корея. С функцията избирате целия обхват и след това задавате критерия си.

Стъпка 6: Условно броене и сложни условия

Ако имате множество условия, можете да използвате функцията БРОЙ.АКОС(...), за да извършите още по-специфични анализи. Например, избирате хора, които живеят в определена държава и които оборотът им е над определен праг.

Стъпка 7: Използване на бързи опции

Накрая, искам да те напомня, че не винаги трябва да въвеждаш точни адреси на клетките. Например, ако искаш да избереш всички клетки в една колона, просто можеш да използваш D:D и E:E, за да се отнасяш до цялата колона. Така формулата ти автоматично ще бъде актуализирана, когато се добавят нови данни.

Обобщение

В това ръководство се научихте как да използвате Google Sheets ефективно, като прилагате основни функции и полезни бързи клавиши. Точният избор на функции и области на клетки, както и използването на агрегатни функции и функции базирани на филтри, са от съществено значение за бърз и ефективен анализ на данните.