Валидация на данни и падащи списъци в Google Sheets

В това ръководство ще научите как да използвате валидация на данни в Google Sheets, за да създадете падащи менюта. Създаването на падащи менюта е особено полезно, когато искате да избегнете грешки при въвеждане и да консолидирате данните си. Да предположим, че работите в университет и искате да записвате специалностите на студентите еднакво. Чрез разумното прилагане на валидация на данни можете да гарантирате, че въвежданията са стандартизирани и могат да бъдат консолидирани във вашия списък.

Най-важни изводи

1. Валидацията на данни помага за избягване на грешки при въвеждане и поддържане на последователност в данните.
2. Чрез падащите менюта можете да предоставите на потребителите избор от предварително дефинирани стойности.
3. Можете да настроите валидацията на данни, за да отклонявате ръчните въвеждания и да показвате полезни съобщения за въвеждане.

Стъпка по стъпка ръководство

Стъпка 1: Активиране на валидация на данни

За да започнете с валидация на данни в Google Sheets, отворете вашия Google Sheet. Отидете на раздела „Данни“ и щракнете върху „Валидация на данни“. Това ще отвори нов диалогов прозорец, където ще можете да направите желаните настройки.

Стъпка 2: Избор на обхват на клетките

Сега изберете обхвата на клетките, който искате да използвате за падащия списък. Например можете да изберете клетките от B4 до B32. Уверете се, че дефинирате правилния обхват за вашите данни, тъй като това е от съществено значение за по-късните въвеждания.

Стъпка 3: Избор на критериите

В диалоговия прозорец можете да зададете различни критерии за валидация на данни. Това означава, че можете да посочите какъв вид въвеждания са позволени. Имате възможност да изберете списък или да създадете собствен списък.

Стъпка 4: Създайте собствен списък

Ако желаете да създадете собствен списък за опциите в падащото меню, въведете желаните записи. Например можете да въведете „BW“ за Бизнес администрация, „WF“ за Икономика на информацията и „WM“ за чиста информатика. Уверете се, че изброявате всички съответни специалности, за да студентите могат да направят правилния избор.

Стъпка 5: Показване на падащия списък

Активирайте опцията „Показване на падащ списък в клетките“. След това кликнете върху „Запази“. Когато списъкът е създаден, в избраната клетка се появява символ за падане на списъка, който позволява на студентите да изберат съответната специалност.

Стъпка 6: Отхвърляне на въвежданията

За да гарантирате, че студентите не могат да правят невалидни въвеждания, можете да отхвърляте въвежданията. Това означава, че те няма да могат да използват самостоятелно въведени стойности, които не се съдържат в падащия списък. Върнете се към валидация на данни и активирайте опцията, за да приложите тази функционалност.

Стъпка 7: Добавяне на текст за помощ при валидацията

Добрият начин да подобрите управлението на потребителите е да добавите текст за помощ при валидацията. Това може да помогне на потребителите да разберат какви стойности да въведат. Например, можете да зададете „Щракнете и въведете стойност от обхвата“ като текст за помощ.

Стъпка 8: Прилагане на падащите списъци за още клетки

За да приложите създадения падащ списък за други клетки, първо го копирайте. За целта използвайте комбинацията „Ctrl + C“, за да копирате клетките. След това изберете целевия обхват, щракнете с десния бутон на мишката и изберете „Постави данни“ и след това „Само валидиране на данни“. По този начин вече имате падащия списък и текста за помощ във всички необходими клетки.

Стъпка 9: Проверка на входовете

Проверете различните опции от падащото меню във вашия Google Sheet, за да се уверите, че всичко се показва коректно. Щракнете върху падащото меню, за да проверите дали всички създадени опции са налични и дали всяка клетка показва съобщението за подсказка.

Стъпка 10: Заключения и резултати

Вече научихте как да създадете падащи списъци с валидация на данни в Google Sheets. Тази функционалност улеснява въвеждането на данни и ви помага да запазите качеството на вашите записи в таблиците. Полезността на тази техника става особено очевидна, когато се опитвате да обобщите и анализирате различни данни.

Резюме

В това ръководство сте научили стъпка по стъпка как да внедрите валидация на данни в Google Sheets, за да гарантирате последователни и безгрешни входове на данни. Научихте как да създадете падащи списъци, да отхвърляте въведения и да предлагате полезни съобщения при въвеждане.