Zoom предлага лесен и ефективен начин за планиране на срещи и целенасочено поканяне на участници. В това ръководство ще научиш как да планираш Zoom среща предварително и да изпратиш съответната връзка по имейл.
Най-важните изводи
- Правилното планиране е от съществено значение за успешно провеждане на срещи.
- Можеш да уточниш детайли за срещата като дата, час и участници.
- Възможността да изпращаш връзки по имейл помага за бързо и ефективно информиране на участниците.
По стъпки упътване
За да планираш Zoom среща предварително, следвай тези стъпки:
1. Планиране на Zoom среща
Отвори приложението Zoom и избери опцията "Планиране". Ще бъдеш препратен към нов прозорец, в който можеш да уточниш детаили за срещата.
2. Задаване на заглавие на срещата
Първото поле, което трябва да попълниш, е заглавието на срещата. То трябва да бъде ясно и точно, така че всички поканени участници веднага да знаят за какво става въпрос. Например, можеш да въведеш "Обсъждане на проекта юли" или "Планиране на проект ХУ".
3. Избор на дата и час
Избери дата и час за твоята среща. Можеш да зададеш дата в бъдещето, например на 31 октомври 2023 г. в 10 часа. Обърни внимание и на приблизителната продължителност на срещата, в този случай можеш да планираш един час.
4. Задаване на редовни срещи
Ако искаш да разполагаш с редовна среща, имаш опцията да я зададеш като редовно събитие. Например, можеш да определиш, че тази среща трябва да се провежда всяка събота в 10 часа. Обикновено това е опционално и зависи от твоите нужди.
5. Задаване на часова зона
Увери се, че си избрал правилната часова зона. В този пример ти избираш часова зона "Париж", която е подходяща за повечето европейци.
6. Задаване на идентификационен номер на срещата и код за сигурност
Идентификационният номер на срещата се генерира автоматично. Можеш също така да добавиш код за сигурност, за да осигуриш допълнително ниво на защита. Този код е необходим, когато участниците искат да се включат по телефон или чрез конферентни системи.
7. Конфигуриране на чакалнята
Чакалнята е интересна функционалност, която ти позволява да контролираш участниците, преди да влязат в срещата. Можеш да активираш или деактивираш чакалнята. Когато е активирана, трябва да одобриш всеки участник, преди да може да влезе.
8. Задаване на настройки за видео
Решавай дали хостът и участниците трябва да активират видеото си, когато срещата започне. Това може да бъде особено полезно, когато някой планира срещата, но не ще участва в нея.
9. Избор на опции за календар
Избери кой календар да използваш за напомняне. Можеш да избираш между Outlook, Google Calendar и други опции. В този случай си избрал Outlook.
10. Настройки за напреднали опции
Под напреднали настройки можеш да зададеш допълнителни условия, като например позволяването на участниците да влязат преди хоста. Тук трябва също да активираш опцията да изключиш новите участници автоматично при влизане в срещата.
11. Запазване на срещата
След като направиш всички настройки, кликни върху "Запазване". Срещата сега е създадена и имаш възможността да видиш връзката за срещата.
12. Изпращане на линк по имейл
За да изпратите линка, може да го копирате и да изпратите имейл на поканените участници. Можете също да използвате функцията в Zoom, за да поканите хората директно, въпреки че това понякога е податливо на грешки. Препоръчително е да копирате и изпратите линка ръчно във вашия собствен имейл, за да се уверите, че всички участници ще го получат навреме.
13. Потвърждаване на изпращане на имейл
Влезте във вашия имейл клиент и потвърдете, че поканата е изпратена успешно. Можете да изпратите линка директно на хората, които сте поканили, като им изпратите личен имейл.
14. Участие в срещата
Сега всичко е подготвено, и поканените лица могат да се присъединят към срещата. Чрез линка, който сте изпратили, всеки може да достигне директно до срещата.
Обобщение
С тези стъпки можете да планирате Zoom среща ефективно и да се уверите, че всички участници са информирани навреме. Различните опции и настройки ще ви помогнат да направите срещата да протече ефективно и организирано.
Често задавани въпроси
Как да планирам Zoom среща?Можете да планирате среща, като отворите приложението Zoom, изберете опцията "Планиране" и въведете необходимите детайли.
Мога ли да създам повтаряща се среща?Да, при планиране имате възможността да настроите срещата като повтаряща се.
Как да изпратя линк към срещата по имейл?Можете да копирате линка и да го поставите ръчно в имейл или да изпратите поканата директно чрез Zoom. Препоръчително е да изпращате линка ръчно, за да се уверите, че той е получен.
Какво е изчакалнята?Изчакалнята е функция, която ви позволява да контролирате кога участниците могат да се присъединят към срещата. Трябва да приемете тези участници, преди те да влязат.
Как да заглуша участниците?Можете да настроите в разширените настройки, че новите участници ще бъдат заглушени при влизането си.
