Използване на условно форматиране в сборни таблици

В този урок ще научите как да използвате възможностите за условно форматиране в Пивот таблици в Excel. Чрез реалистичен пример за компания за стрийминг ще видим как можете да обработите данните си и да ги представите по нагледен начин. Условното форматиране ви помага не само да бързо разпознаете важна информация, но и подобрява визуалния дизайн на вашите доклади. Нека започваме!

Най-важните изводи:

• Условното форматиране предлага ефективен начин за визуално оформяне на данните.
• Важно е да маркирате само релевантните единични стойности, а не сумите.
• Различни опции за форматиране като цветни скали, симболни набори или правилно базирани форматиране могат лесно да се приложат.

Стъпка по стъпка инструкции

Стъпка 1: Създаване на Пивот-таблица

Първо трябва да създадете Пивот-таблица от вашите събрани данни. Подготвил съм пример, в който се анализират финансовите показатели на компания за стрийминг. Имаме информация за различни филми, категоризирани като приключенски, фентъзи, хорър, любовен и научно-фантастичен. Следващата стъпка е създаването на Пивот-таблица.

Стъпка 2: Добавяне на пазарни и категорийни анализни точки

За да подобрите анализа, добавяме пазарни сегменти. В този пример разглеждаме Германия, Обединеното кралство и САЩ. Освен това добавяме различните категории филми, за да получим обща представа за финансовите показатели.

Стъпка 3: Форматиране на клетките

Преди да започнете с условното форматиране, трябва да оптимизирате форматирането на клетките. Уверете се, че сте активирали разделителите на хилядите и сте премахнали десетичните знаци. Това ще ви осигури по-ясен преглед на цифрите.

Стъпка 4: Прилагане на условно форматиране

За да направите данните по-визуално привлекателни, изберете областта, която искате да форматирате. Отидете на лентата с менюто, изберете "Старт" и след това "Условно форматиране". Тук вече има предварително зададени цветни скали, които ви помагат да класифицирате стойностите.

Стъпка 5: Използване на цветни скали

За рекламните разходи искаме да използваме цветна скала, която представя по-високите разходи в критични червени тонове. Например, може да изберете червено-жълто-зелена цветна скала. Важно е да маркирате само единичните стойности, а не сумите.

Стъпка 6: Прехвърляне на форматирането

За да прехвърлите форматирането на други клетки, можете да използвате четката за форматиране. Това е лесен начин да приложите предварително зададените формати на други стойности, без да ги конфигурирате ръчно.

Стъпка 7: Добавяне на допълнителни условни форматирания

Освен цветната скала може да използвате и симболни набори. Те ви помагат да откриете бързо тенденции или отклонения в данните. Например може да използвате стрели, за да отбележите възходящи или низходящи тенденции.

Стъпка 8: Настройване на правилна условна форматизация

Чрез настройване на правилата за условното форматиране може например да зададете, че клетките със стойности над 8000 да бъдат оцветени в зелено, а тези под това число - в червено. Това улеснява бързата визуализация на стойностите ви.

Стъпка 9: Показване на топ и дъно стойности

Още една полезна функционалност е показването на топ и дъно стойности. Можете да определите, че най-добрите и най-лошите три стойности ще бъдат подчертани в определен цвят, което ви помага да разберете бързо представянето на вашите филми с един поглед.

Стъпка 10: Прилагане на индивидуално форматиране

Условното форматиране може да бъде индивидуализирано. Можеш да решиш дали искаш само горните пет стойности да бъдат показани в различен цвят или да им се добави рамкова линия. Така докладът ти става още по-привлекателен и информативен.

Резюме

С представените стъпки можеш ефективно да използваш условното форматиране в Excel, за да направиш своите сводни таблици по-привлекателни. Ти си научил ценни техники за подчертаване на данните си визуално, което ще ти помогне при анализа на бизнес цифрите.