Сортиране и филтриране на сведения в таблица-сводка в Excel

В това ръководство ще научите как да сортирате и филтрирате сводни таблици в Excel ефективно. Използваме база данни от фармацевтичната индустрия с различни активни съставки и техните съответни ключови показатели. Сортирането и филтрирането на тези данни може да ви помогне да получите по-добри прегледи върху вашите анализи. Тези стъпки са от съществено значение, за да направите данните по-разбирателни и значими.

Най-важни заключения

• Сводните таблици позволяват лесно сортиране и филтриране на данните.
• Можете да сортирате данните според различни ключови показатели като разходи за изследвания и процент на успешност.
• С използването на филтри за данни и срязки на данни получавате потребителски приятно визуално представяне на вашите анализи.

Стъпка по стъпка ръководство

Стъпка 1: Създаване на сводна таблица

За да сортирате и филтрирате данните си, започнете като превърнете съществуващите си данни в сводна таблица.

Първо изберете всички релевантни данни и натиснете комбинацията от клавиши "Ctrl + T", за да форматирате данните като таблица. След това отидете на лентата "Вмъкване" и изберете "Сводна таблица", за да създадете сводната таблици на нов лист.

Стъпка 2: Подреждане на сводната таблица

След като сводната таблица е създадена, можете да я приспособите и да добавите желаните ключови показатели.

В нашия случай добавяме разходите за изследвания по активни съставки, за да можем по-добре да анализираме разходите. Можете също така да добавите други ключови показатели като процент на успешност, за да позволите по-пълен анализ.

Стъпка 3: Сортиране на данните

Сега пристъпваме към реалното сортиране на данните. Искате да сортирате разходите за изследвания възхождащо или низходящо спрямо размера им.

За целта отидете на лентата с менюто и кликнете върху „Данни“. Там изберете опция „Сортиране“. Имате възможност да сортирате според различни критерии като възходящо или низходящо. Например, може да изберете възходящо сортиране.

Стъпка 4: Алтернативи за сортиране

Ако искате да сортирате данните по определени букви, като А до Я или Я до А, можете също да използвате тези опции.

Тази сортировка може да се приложи не само на стойностите, но и на цялата колона или целия набор от суровите данни на сводната таблица.

Стъпка 5: Условно форматиране

За да увеличите прегледността, можете да приложите и условно форматиране. Това ви помага да представите стойностите графично.

За тази цел отидете на „Условно форматиране“ и изберете цветна скала, например червено-жълто-зелено, за да подчертаете най-високите и най-ниските стойности.

Стъпка 6: Избор на успешност на вграждането

След като вече сте визуализирали разходите за изследвания, можете да добавите процента на успешността като втори ключов показател. В тази стъпка трябва да изчислите средната стойност, за да представите успешността правилно.

Стъпка 7: Филтриране на данните

След това можете да филтрирате данните спрямо определени критерии. Например, искате да видите само одобрените активни съставки.

Поставете колоната с одобрението в областта на филтъра, за да филтрирате съответно данните и да покажете само съответните записи.

Стъпка 8: Използване на сечения на данни

Още един начин да филтрирате визуално данните са сеченията на данни. Можете да добавите сечение на данни за одобрението, за да превключвате между одобрените и неодобрените активни съставки.

Сечението на данни представлява потребителски приятен начин за интерактивно редактиране на свода на данните.

Резюме

В това ръководство се научихте как да сортирате и филтрирате сводни таблици в Excel. От създаването на сводната таблица през сортирането на данните до интерактивните сечения на данни, можете да научите различни техники за представяне на данните си по-ясно и за придобиване на ценни инсайти.