В това ръководство ще научите как да изчислявате сложни показатели в Excel чрез сводни таблици "Pivot". По-специално, става въпрос за създаване на нови полета от съществуващите и прилагане на различни методи за анализ. Познанието за такива разширени функции не е полезно само за анализ на данни, но и за представяне и интерпретация на данни в доклади и презентации. Да започнем направо!
Най-важните изводи
- С помощта на изчислени полета в сводните таблици "Pivot" можете да изчислите нови показатели.
- Е възможно да прилагате различни методи за изчисление на данните си.
- Сводните таблици "Pivot" предлагат гъвкав начин за анализ и представяне на големи набори данни.
Стъпка по стъпка Ръководство
1. Разберете основите
Първоначално трябва да се уверите, че сте запознати с набора от данни, който искате да анализирате. Имате набор от данни, който включва оборот, материални разходи, разходи по персонал и административни разходи. Тези данни са от съществено значение, защото върху тях ще извършите изчисленията си. Важно е да разберете структурата и съдържанието на данните, преди да започнете анализа.
2. Създаване на сводна таблица
За да създадете сводна таблица, първо изберете целия си набор от данни, включително заглавията. След това отидете на Вмъкване и изберете Сводна таблица. Това ще ви позволи да преобразувате данните в лесно разбираем формат за анализ. Уверете се, че изберете правилната опция, така че таблицата да се създаде на нов лист.
3. Организиране на данните в сводната таблица
Сега е времето да подредите данните си в сводната таблица. Преместете полетата за оборот, материални разходи, разходи по персонал, както и административни и разходи за продажби в областта със стойности на сводната таблица. Можете също така да преместите полето с държавите в областта с редове, за да структурирате анализа на основата на държавите. Това ще ви помогне да разберете финансовите показатели по-добре и да откриете по-големи модели в набора от данни.
4. Форматиране на стойностите
След като създадете сводната таблица, можете да форматирате стойностите по желание. Отидете в опцията за настройки на стойности, за да добавите разделител за хиляди и да настроите десетичните знаци според нуждите си. Чисто и атрактивно представяне на данните ви прави голяма разлика.
5. Добавяне на изчислени полета
Сега стигате до интересната част: изчислените полета. За да създадете нов показател като например печалба, не може да използвате само стандартните функции. Ефективно, премествате полето за оборот и изваждате разходите (материални, персонални, административни и разходи за продажби). Това става лесно с функцията "изчислено поле". След като въведете формулата, потвърдете с ОК. Вашият печалба вече ще се появи в сводната таблица.
6. Проверка на изчисленията
Винаги може да проверите дали изчисленията ви са правилни, като изброявате формулите или анализирате основните изчислителни методики. Чрез функцията "анализ" можете да гарантирате, че всичко е правилно настроено. Уверете се, че печалбата реално се представя като оборот минус разходите.
7. Прилагане на методики за изчисление
Гъвкавостта на сводните таблици означава, че можете също да създадете различни показатели. Имате възможност да пресметнете средно аритметично или стандартното отклонение на разходите или оборотите. Още веднъж използвайте менюто за изчислено поле и настройте изчисленията според нуждите си.
8. Извършване на разширени анализи
Още един аспект, който трябва да вземете предвид, е изчисляването на коефициента на вариацията. Този показател измерва относителната разпръснатост на данните и дава информация за съответствието на вашите обороти или разходи. За да го изчислите, отново може да използвате изчислено поле и да въведете формулата за коефициента на вариацията (стандартно отклонение разделено на средното аритметично).
9. Автоматизация и актуализация на данните
След като сте създали веднъж вашата сводна таблица, то е лесно да се актуализира. Когато се променят основните данни, трябва просто да актуализирате сводната таблица, за да включите новите данни в изчисленията. Това става чрез функцията "Актуализиране", която е част от опциите.
10. Завършване и следващи стъпки
Сега, когато вече знаете основите за създаване и редактиране на сводни таблици, както и изчисляване на данни от съществуващи полета, можете да приложите тези познания в бъдещи проекти. Активно се отнесете към данните си и експериментирайте с различни показатели, за да развиете аналитичните си умения още повече.
Резюме
В този урок се научихте как да работите със сводни таблици в Excel. През стъпките за анализиране на данните сте били приведени от създаването на сводната таблица до използването на изчислени полета за генериране на нови показатели като печалби и коефициент на вариация. Разбрахте и важността на правилното форматиране и проверяване на данните. Възползвайте се от тези познания в бъдещите си данни анализи!
Често задавани въпроси
Как да добавя изчислено поле в сводна таблица?Отидете в менюто на сводната таблица в раздела за изчислени полета и въведете желаната формула.
Мога ли да използвам няколко изчислени полета в сводна таблица?Да, можете да добавите толкова изчислени полета, колкото искате, за да изчислите различни показатели.
Какво да направя, ако сводната таблица не показва правилните данни?Проверете изходното си източник и се уверете, че всички необходими полета са добавени към сводната таблица. Също така, актуализирайте таблицата, за да видите най-новите данни.
На колко често трябва да актуализирам сводната таблица?Препоръчително е да актуализирате сводната таблица редовно, особено когато основните данни се променят.
Мога ли да отпечатам или експортирам сводни таблици?Да, можете да отпечатате сводни таблици или да ги експортирате като Excel файл или PDF.
