Създаване и анализиране на ефективни справки в Excel

В този урок ще се потопите в света на пивотни таблици. Ще разгледаме обстойно случайно изследване, което ще ви помогне да приложите теоретичните познания, които сте придобили за пивотни таблици в Excel, на практика. Пивотните таблици са мощен инструмент за анализиране и сумаризиране на големи множества данни. В този урок ще разгледаме стъпките, нужни да се създаде пивотна таблици от самото начало, да се използват различни форми на анализ и визуализация, както и ефективното представяне на получените познания.

Най-важни изводи

1. Пивотните таблици позволяват бърз анализ и представяне на данни.
2. Условните форматирания помагат за подчертаване на важни параметри.
3. Графичните представяния като диаграми са важни за визуален обратен отзив.
4. Филтри за данни и отрязъци позволяват целеви анализ на данните.

Стъпка по стъпка ръководство

За да създадете пивотна таблици, започнете с подготовката на вашите данни.

Подготовка на данните Начинът за осигуряване на базата данни ви е в таблица. Excel улеснява работата с данни, когато те се представят в табличен дизайн. За да форматирате данните си като таблица, изберете която и да е област от клетки и отидете на „Вмъкни“ > „Таблица“. Уверете се, че избирате заглавния ред като един от възможните варианти.

След като сте форматирали данните си като таблица, можете да създадете пивотната таблици. Отидете на раздела „Вмъкни“ и щракнете върху „Пивотна таблици“. След това изберете желания източник на данни и дефинирайте къде да бъде поставена пивотната таблици.

Създаване на първата пивотна таблици

За да създадете първия преглед, плъзнете желаните „Полета“ в зоните „Редове“ и „Колони“ на пивотната таблици. В този случай можете да добавите регионите и оборота. Това ще ви даде ясен преглед как се разпределя оборотът по различните региони и бизнес сектори.

Прилагане на условно форматиране

За да направите пивотната таблици визуално привлекателна и като информативна, добавете условно форматиране. Изберете клетките с показателите и отидете на „Старт“ > „Условно форматиране“. След това изберете цветова скала, например зелено-жълто-червено, за да представите оборотните стойности нагледно.

Друга важна условна форматиране, което може да настроите, е за логистичната група. Тук искате да маркирате 25-те най-големи стойности в зелено. Отидете отново на „Условно форматиране“ и изберете „Горни/долни правила“.

Изчисляване на показатели

Сега, когато пивотната таблици е създадена, ние се фокусираме върху изчисляването на показатели. С добавянето на изчислено поле в рамките на пивотната таблици, можете да изчислите печалбата. За целта въведете формулата „Оборот - Разходи“. Резултатът ще ви бъде показан незабавно в пивотната таблици.

Допълнително, можете да изчислите чистата печалба, като приложите данъчна ставка от 0.35 към печалбата. Добавете още едно изчислено поле, за да покажете това.

Филтри на данни и срязи на данни

Използвайте срязи на данни, за да направите пивотната таблици интерактивна. Отидете на „Анализ“ > „Вмъкни срязване на данни“, за да добавите филтри за определени категории или периоди. Тези филтри ви помагат да анализирате специфичните данни бързо и лесно.

Също така създайте филтър за времеви период, за да направите резултатите за различни периоди на разположение за анализиране.

Създаване на диаграми

За да представите изводите визуално, създайте стекова диаграма за чистата печалба. Изберете подходящия зеленчуков диапазон във вашата пивотна таблици и отидете на „Вмъкни“ > „Диаграма“, за да изберете и форматирате желания диаграм.

Приложете функцията „Размени редове и колони“, за да представите различни изгледи на данните. Така можете да анализирате и регионите, и бизнес секторите.

Допълнително можете да създадете облачна диаграма за оборота по клиентски групи и диаграма на пръстена за печалбата по търговски групи. Мен интересува как се отнасят различните сегменти помежду си и къде има възможност за оптимизация.

Създаване на диаграма на мрежата

За анализ на изпълнението в бизнес блоковете ви препоръчвам да създадете диаграма на мрежата. Тя показва оборота, брутния и нетния печалби и ви осигурява обстоен преглед на бизнес единиците ви.

Детайлен анализ

За да направите детайлен анализ, създайте обобщение на оборотите според логистичните групи. Сортирайте ги възходящо, за да разпознаете модели и тенденции.

Използвайте функцията за групиране, за управление на големи обеми данни. Като разделиш оборотите на групи, можеш по-добре да запазиш прегледа.

Изнасяне на данни

Накрая, можете да изнесете резултатите, за да ги прехвърлите в други формати или да продължите с обработката им. Изберете данните за всички съответни страни и ги копирайте в нов работен лист или външен файл.

Резюме - Въведение в създаването на Pivot таблиците в Excel

В това ръководство научихте как да създавате, форматирате и анализирате Pivot таблиците. От подготовката на данните, през създаването на диаграми и условни формати, до детайлния анализ и износ на данни - всички тези стъпки ви помагат да разберете по-добре данните си и да ги използвате по-ефективно.