Добре дошли в това обширно ръководство, където ще научите всичко за обработката на данни, сортирането и експорта на пивотни таблици в Excel. Пивотните таблици са мощно средство за анализ и визуализация на данни. Този урок ще ви насочи през последните стъпки на проект, в който сте се научили как да създавате и приспособявате пивотни таблици, за да извлечете ценна информация от суровите данни. В края на това ръководство ще бъдете в състояние да обработвате и представяте вашите данни професионално.
Най-важни изводи
- Ще научите как да обработвате данни в Excel.
- Ще разберете как да сортирате пивотни таблици според определени критерии.
- Експортирането на данни от пивотни таблици се обяснява по стъпки.
- Групирането помага за яснота на данните.
Ръководство стъпка по стъпка
Първо трябва да вмъкнем суровите данни в нашия Excel документ. Това може да се направи лесно, като отворите таблицата, в която се намират вашите данни. След това изберете функцията "Инструменти за таблица" и изберете "Пивотна таблица". Това отваря нов работен лист, на който можете да създадете своята пивотна таблица.
След това определете областта, на която трябва да бъде поставена вашата пивотна таблица. В нашия пример числата бяха позиционирани около ред 5. За да анализирате ефективно данните за оборота, плъзнете логистичните групи в околностите на редовете на пивотната таблица. Важно е тук да форматирате стойностите като обикновени числа, така че да се показват като числа с разделител "хиляда".
За да направите пивотната таблица пъдра и ясна, сортирайте данните. Това може да се направи лесно чрез раздела "Данни". Там можете да изберете нарастващ ред за сортиране. Това поставя най-малкия оборот във върха на вашия анализ, което ви помага да интерпретирате данните по-бързо.
Сега искаме да направим групиране, за да можем да анализираме данните още по-добре. Първо ще проверим броя на стойностите, които имаме. В нашия пример това може да бъде направено с комбинацията от бутони Control + Shift + стрелка нагоре. Така установяваме, че общият брой стойности е 598. За да ги групираме равномерно, делим това число на 2 и получаваме две групи, съдържащи по 299 стойности всяка.
Маркирайте първите 299 стойности, за да създадете първата група. След това кликнете върху "Групиране на избраното". Така подреждате стойностите в ясна структура. Втората група може да бъде създадена по същия начин, като маркирате останалите стойности и повторно кликнете върху "Групиране на избраното". Настоящо имате две групи, които значително улесняват анализа на оборотите.
Сега преминаваме към следващата задача: експортиране на данни. Искате да експортирате резултатите в различни страни. Това отново става чрез нова пивотна таблица, която създавате отново чрез "Обединяване в пивотна таблица". Изберете областта за изход и пъхнете отделните региони в изгледа на редовете на новата пивотна таблица. Сега може да анализирате оборотите за всяка държава.
За да създадете подробни доклади за отделните страни, просто щракнете двукратно върху оборотните стойности в пивотната таблица. Това отваря подробен изглед, в който се изброяват всички релевантни данни, включително оборот, разходи и допълнителни измерения. Можете да преименувате отделните доклади, за да увеличите яснота.
Повторете този процес за останалите страни и преименувайте съответните доклади. Този метод ви позволява да създадете персонализирани информационни документи за различни отдели във вашата организация. Вашият екип може лесно да получи доклада, необходим за тяхната анализа.
Ако желаете да извлечете желаните данни за определена държава, маркирайте съответните числа и можете да ги експортирате в нов лист или нов файл на Excel. По този начин имате възможността да предоставите тези данни на другите отдели.
За завършек искаме да обобщим създадените доклади. Възползвайте се от възможността да обобщите стандартно форматираните като таблица данни в нова сводна таблица. По този начин бързо може да сумирате всички необходими информации за отделните държави.
Вече успешно завършихте всички задачи. Прегледайте отново стъпките, за да укрепите знанията си и да станете експерт по сводни таблици в Excel. Беше удоволствие да ви проведа през този урок и се надявам, че сте се възползвали много от него.
Обобщение
В това ръководство научихте метода за обработка на данни, сортиране и експортиране на сводни таблици в Excel. С тези умения можете ефективно да анализирате и представяте данните си.
Често задавани въпроси
Как да създам сводна таблица в Excel?За да създадете сводна таблица, отидете в „Инструменти за таблица“ и изберете „Сводна таблица“ за да организирате данните си.
Как да сортирам данните си?Просто кликнете върху раздел „Данни“ и изберете „Сортиране възходящо“, за да подредите стойностите по големина.
Как да експортирам резултатите от сводна таблица?Маркирайте съответните числа и изберете „Експортиране“ в нов лист или нов Excel файл.
Колко групировки мога да създам в сводна таблица?Можете да създадете толкова групировки, колкото са ви необходими, за да структурирате данните си разумно.
Мога ли да използвам двоен щрак, за да създам детайлен доклад?Да, двоен щрак върху стойност за оборот генерира подробен доклад за съответната държава.
