Разбиране на условно форматиране в таблици-дървовидни структури

В това ръководство ние ще разгледаме условното форматиране в свързани таблици в Excel. Условното форматиране е мощна функция за визуално представяне на данни и бързо разпознаване на тенденции и аномалии. В този урок ще ви покажа как можете да създадете два различни условни форматиране за вашите свързани таблици. Ще оформим данните за оборотите по региони и бизнес единици, както и за отделните групи за логистика и ще подчертаем най-важните показатели съответно.

Най-важните изводи

• Условното форматиране позволява визуален анализ на свързани данни.
• Зелено-жълта цветова скала за представяне на оборотни стойности.
• Прилагане на условното форматиране върху конкретни данни точки.

Стъпка-за-стъпка ръководство

Нека започнем с първата задача, свързана с създаването на свързана таблица, която разделя оборота.

Първо трябва да имате подредени и готови данни в Excel. Можете да създадете нова свързана таблица или да копирате вече съществуваща, която вече разполага с необходимите показатели. Тук ще работим с вече съществуваща свързана таблица. Отидете в папката "Условно форматиране" и копирайте вече съществуващата свързана таблица, която показва общ преглед по региони и бизнес единици.

Сега, след като имаме свързаната таблица, ще се съсредоточим върху условното форматиране. Тази перспектива е важна, тъй като искаме да подчертаем стойностите за бизнес единиците и държавите в цветове. Използваме перспективата на оборотите, като по-висок оборот за предприятието е по-положителен. Това ни дава възможността да използваме проста зелено-жълта цветова скала, за да схванем стойностите визуално.

Идеята е, че по-високата оборотна стойност, толкова по-добра. Затова ще представим по-високите обороти в по-зелен тон, докато по-ниските обороти ще бъдат в жълто. Това позволява бързо визуално интерпретиране на ключовите стойности.

Сега давайте да разгледаме резултата. Приходите от Корея в Бизнес Единица 5 са 603 000 евро, което е най-високата стойност. Следват приходите от Мексико и Великобритания, които са относително по-ниски, така че можете бързо да разпознаете производителността на отделните региони.

Сега нека се обърнем към втория обзор, който групира оборотите по логистични групи. Също така тук ще създадем нова свързана таблица. Отидете към Инструменти за свързани таблици и изберете „Обобщаване на свързана таблица“. Експортирайте свързаната таблица в работния лист „02 условно форматиране“.

Целта е да се представят структурирано данните за оборотите според логистичните групи. След като сте повлекли логистичните групи като редове, трябва да имате подробен преглед. Този преглед показва всички данни ясно и разбираемо.

След като сте създали прегледа, е важно да форматирате данните подходящо. Форматирайте числата, за да показват знака на еврото и да използвате разделител за хилядите. Но не забравяйте да премахнете десетичните знаци, за да гарантирате ясността.

След като това е направено, се съсредоточете върху условното форматиране за горните 25 стойности на оборот. Отидете на условното форматиране и изберете правилото за първите 25 елемента.

Маркирайте тези 25 стойности със зелен фон. Когато кликнете върху символа за опциите за форматиране, можете да добавите правилото „Всички клетки със суми от оборотни стойности за логистична група“. Това ще филтрира логистичната група според най-високите оборотни стойности и да я оцвети съответно на зелено.

След като всичко е наред с настройките и форматирането, ще можете визуално да разпознаете горните 25 стойности на оборот в своята свързана таблица, което ще ви помогне бързо да стигнете до важни изводи за продажбите на вашите логистични групи.

Резюме

В това ръководство получихте подробен преглед на условното форматиране в таблиците с промени. Научихте как да визуализирате данните за оборот и как да използвате прости цветни скали, за да подчертаете най-важните показатели. С тези техники вече можете ефективно да анализирате данните си и бързо да разпознавате тенденциите в таблиците с промени.