Ефективно използване на срязвания данни в таблиците с динамични прегледи в Excel

С Справочни таблици в Excel може да извлечете бързи и точни отговори от големи обеми от данни. Една от най-впечатляващите функции, които предлагат справочните таблици, е възможността за добавяне на Филтри за данни. Те предлагат удобен начин за филтриране на данни и заместване на статичните опции за филтриране с динамични визуални елементи. В това ръководство ще ви покажа стъпка по стъпка как да добавите филтри за данни във вашите справочни таблици, за да направите вашите отчети още по-понятни и гъвкави.

Най-важни заключения

• Филтрите за данни позволяват визуално и удобно филтриране на данни в справочни таблици.
• Добре форматираната таблица улеснява създаването на справочни таблици.
• С използването на филтри за данни можете да свържете динамично няколко справочни таблици помежду си.

Ръководство на стъпки

1. Форматиране на данни в таблица Преди да работите с справочни таблици, важно е да форматирате данните си в таблица. Това гарантира, че Excel автоматично разпознава новите данни при добавяне. За да форматирате данните си като таблица, изберете всички съответни клетки и натиснете комбинацията от клавиши Ctrl + T. Потвърдете, че първият ред съдържа заглавия и кликнете върху „OK“.

2. Създаване на справочна таблици След като сте форматирали таблицата, може да създадете справочна таблици. За целта кликнете във таблицата и изберете „Вмъкване“ и изберете „Справочна таблици“. Изберете дали искате да вмъкнете справочната таблици в нов лист или в същия лист и щракнете върху „OK“.

3. Плъзгане на данни в справочната таблици Сега имате възможност да плъзгате съответните данни в редовете и колоните на справочната таблици. Начнете с поставянето на месеците в полетата за редове. Добавете бизнес областите в колонните, за да получите структуриран преглед.

4. Добавяне на филтри За да направите справочната таблици по-ефективни, можете да добавите филтри. Удобен метод е използването на клавишната комбинация Стрл + Shift + L, която ви позволява да добавите филтри. Изберете съответните заглавия на колоните, за да активирате филтрите.

5. Прилагане на оформление За да осигурите, че вашата справочна таблици се запазва ясна и разбираема, трябва да промените оформлението. Десен клик върху справочната таблици и навигирането до „Опции на справочната таблици“ ви позволява да промените ширините на колоните. Деактивирайте опцията за автоматично приспособяване на ширините на колоните.

6. Добавяне на оборотни стойности За да подобрите още повече яснотата, добавете оборотните стойности към таблицата си. Поставете ги в областта на стойностите на справочната таблици. Уверете се, че числата са форматирани и при необходимост активирате разделителите за хиляди.

7. Създаване на PivotChart За да визуализирате данните си, изберете подходяща форма на диаграма чрез менюто „PivotChart“. Тук можете да изберете дали предпочитате например стълбова диаграма или други видове диаграми.

8. Добавяне на филтри за данни Сега ще говорим за филтрите за данни. Те ви позволяват по-лесно визуално филтриране. Щракнете върху „Вмъкни“, изберете „Филтър за данни“ и изберете размерите, за които искате да създадете филтри за данни - като месец, тримесечие и бизнес области. Щракнете върху „OK“, за да добавите филтрите за данни.

9. Форматиране на филтрите за данни Можете да персонализирате филтрите за данни, като ги поставите например един до друг или промените размерите и форматирането. Това значително подобрява удобството за ползване.

10. Свързване на справочните таблици Ако имате няколко справочни таблици, можете да свържете филтрите за данни и за тях. За целта щракнете с десния бутон върху филтър за данни и изберете „Свързване на доклади“. Така филтрирането се прилага и за другите справочни таблици.

11. Приспособяване на визуализацията на данните Подробната визуализация на данните в диаграмите ви може да бъде допълнително оптимизирана. Можете да променяте цветовете, да добавяте легенди или да преименувате заглавието на диаграмата, за да я направите още по-ясна. Експериментирайте с различни видове диаграми, за да откриете най-подходящата визуализация за вашите данни.

12. Анализ на вашите данни Използвайте динамиката на филтърите на данните, за да анализирате целенасочено вашите данни. Винаги можете да изберете елемент от филтъра, за да актуализирате и филтрирате бързо вашите сводни таблици, без да променяте основната структура на таблицата.

Обобщение

Добавянето на филтри на данни в сводни таблици предоставя креативен и динамичен начин за филтриране и визуализиране на вашите данни. Правилното форматиране на вашите изходни данни и създаването на потребителски приятен изглед значително улеснява анализа на данните. Експериментирайте с различни типове диаграми и свързвайте вашите филтри на данни, за да представите информацията, която желаете, по ефективен начин.