Искаш да използваш Пивот таблици ефективно в Excel? Изчисляването на ключовите данни е централна част от извличането на ценна и информативна информация от суровите данни. В това ръководство ще научиш как да изчислиш и визуализираш различни ключови показатели в Пивот таблици. Ще преминем през основните стъпки за получаване на сума, средно аритметично, максимум, минимум и стандартно отклонение. Освен това ще покажем как да представите проценти от общите резултати.
Най-важните изводи
- Пивот таблици позволяват лесно изчисляване на ключови данни.
- Можеш да изчисляваш суми, средни стойности, максимум, минимум и стандартно отклонение.
- Възможно е да представяш ключовите данни като проценти.
Стъпка по стъпка ръководство
1. Първи контакт с Пивот таблицата
За започване на изчисляването на ключовите данни отвори своята Пивот таблица в Excel. Ще забележиш, че когато кликнеш върху Пивот таблицата, се появява лента с различни опции в дясно. Тази лента ти помага да направиш съответните изчисления и да избереш желаното представяне.
2. Първи ключов показател: Сума
След като отвориш Пивот таблицата, ще видиш, че първият ключов показател - сумата, е автоматично изчислен. Този стандартен изчислява показва общите ти данни.
3. Достъп до настройките на стойностните полета
Кликни върху сумата в Пивот таблицата. Вдясно се отваря полето „Настройки на стойностните полета“. Също така можеш да навигираш горе в лентата с менюто, за да стигнеш до полетата. Тук имаш възможност да избираш различни видове изчисления.
4. Изчисляване на средни стойности
Сега можеш да влечеш например оборота на седмица в областта на стойностите на Пивот таблицата. Ще видиш, че също е изведена сума. За да изчислиш средно аритметично, се връщаш отново към настройките на стойностните полета и променяш функцията от „Сума“ на „Средно аритметично“.
5. Вглед в средните стойности
Сега ще виждаш както консолидираните обороти по екипите за продажби, така и средните стойности на седмица. Например изглежда така, че екип A е постигнал среден оборот от около 51 000 евро, докато B и C са на около 35 000 и 43 000 евро съответно.
6. Задълбочаване на ключовите данни
Сега можеш да добавиш допълнителни ключови данни. Повдигни отново оборота в Пивот таблицата и промени настройката в настройките на стойностните полета. Освен средна стойност и бройка, можеш също да изчислиш максимума. Този се избира чрез опцията „Максимум“ в същото меню поле.
7. Минимум и стандартно отклонение
За по-подробен анализ, повдигни отново оборота в таблицата. Вече можеш например да изчислиш и минимума. Освен това можеш също да добавиш и стандартното отклонение, за да проучиш колебанията в твоя оборот по екипите за продажби.
8. Разбиране на стандартното отклонение
Стандартното отклонение дава информация за колебанията в твоите стойности на оборота през седмиците. То се изчислява, като разликите от средната стойност се повдигат на квадрат. Тези суми се делят след това на броя на стойностите, за да се допълни количествено отклонението.
9. Добавяне на разширени ключови данни
Така вече си изчислил петте важни ключови данни в твоята Пивот таблица. В бъдещи уроци ще научиш как да добавяш индивидуални ключови данни чрез опцията „изчислявано поле“. Това ти позволява да изчисляваш допълнителни KPIs, базирани на вече съществуващи полета.
10. Представяне на проценти
За да получиш процентно изглед на данните си, можеш още да копираш Пивот таблицата си. Сега имаш възможност да представяш сумата не само абсолютно, а и като процент от общите резултати. Можеш да използваш различни опции за показване на проценти в менютата.
11. Заключение за приходите
В окончателната сводна таблица имаш възможността да представиш приходите по отделните екипи за продажби в проценти. Така можеш да видиш, че например екипът A представлява 39% от общите приходи, B - 26%, а C - 33%.
Обобщение
Изчисляването на ключови показатели във сводни таблиците е важна стъпка за ефективен анализ на данните си. Можеш да извършиш сложни анализи, въз основа на прости суми - от средни стойности до максимални и минимални, както и стандартни отклонения. С тези ценни познания ще можеш да оцениш данните си дълбоко и да подкрепиш презентациите си по точен начин.
