Това ръководство ще ви помогне да разберете стъпките за създаване и динамично свързване на диаграми в Excel с PowerPoint и Word. Способността да представите данните е от съществено значение за работата. Често данните в Excel се анализират, но представянето им се извършва в PowerPoint или Word. За да се уверите, че вашите данни винаги са актуални, ще ви покажем как да свържете тези приложения помежду им си.
Най-важни изводи
- Диаграмите и таблиците от Excel могат динамично да се свързват с PowerPoint и Word, така че актуализациите в Excel автоматично да се показват в другите програми.
- Добавянето на връзките се извършва чрез специфични опции в менюто "Вмъкване".
- Връзката продължава да съществува след първото създаване, така че вашият материал за презентация винаги е актуален.
Стъпка по стъпка ръководство
1. Копиране на данни от Excel
Първо отворете вашия Excel файл и имайте пред себе си съответните данни или диаграми. Желате да се уверите, че всички данни са коректни, преди да започнете копирането.
Маркирайте целия таблица или диаграма, който искате да копирате, или с помощта на мишката, или с комбинацията от клавиши "Ctrl + A". След като данните са маркирани, натиснете "Ctrl + C", за да ги копирате в клипборда.
2. Създаване на връзка в PowerPoint
Сега преместете се към PowerPoint. Отворете слайда, на който искате да добавите данните. Вместо да просто ги поставяте, ги свържете динамично с Excel.
Цъкнете с десния бутон на мишката в менюто на PowerPoint и изберете "Поставяне на съдържание". Тук ще намерите опцията "Поставяне на връзка". Изберете тази опция, за да добавите данните като свързан обект.
3. Поставяне на Excel диаграма в PowerPoint
Искате ли да поставите диаграма, която сте създали в Excel? Няма проблем! Уверете се, че диаграмата също е копирана и след това отново отидете в PowerPoint.
Изберете отново "Поставяне на съдържание" и след това кликнете върху "Поставяне на свързан обект с диаграма от Microsoft Excel". Сега диаграмата се свързва динамично, позволявайки ви да покажете бъдещи промени в Excel автоматично в PowerPoint.
4. Свързване на Excel данни в Word
Следващата стъпка е да свържете данните си от Excel с Word документ. За целта отворете своя Word документ и поставете курсора на мястото, където искате да вмъкнете данните.
Както в PowerPoint, копирайте данните от Excel с "Ctrl + C" и след това щракнете с десния бутон на мишката върху желаната ви позиция в Word. Изберете "Поставяне на съдържание" и след това опцията "Поставяне на връзка", за да добавите Excel таблицата.
5. Поставяне на диаграма в Word
За да поставите диаграма от Excel в Word, следвайте същите стъпки като преди. Копирайте диаграмата и отидете в Word документа.
Тук го поставете отново с "Поставяне на съдържание" и избора "Поставяне на свързан обект с диаграма от Microsoft Excel". Сега диаграмата се свързва динамично и промените в Excel файлът се отразяват и в Word документа.
6. Добавяне на графични промени и надписи
След като връзките са настроени, можете да направите допълнителни промени. В Word можете да добавите допълнителни надписи или заглавия към поставените съдържания.
Цъкнете върху "Спр. относително" и след това върху "Вмъкване на надпис". Тук можете да присвоите към таблицата или диаграмата например "Таблица 1: Месечни числа". Това ще направи съдържанието по-ясно за всеки, който чете документа.
Обобщение
През този урок научихте как да копирате данни и диаграми от Excel и да ги свържете динамично с PowerPoint и Word. Така вашите презентации и доклади винаги остават актуални и точни - ценно умение в бързо променящия се бизнес свят.
Често задавани въпроси
Как да запазя диаграмите си актуални в PowerPoint?Като добавите диаграмите в PowerPoint чрез опцията "Вмъкни връзка" от Excel.
Мога ли да свържа само части от Excel таблица?Да, можете да свържете само маркирани области от Excel таблица.
Какво ще стане, ако преместя Excel файла?Връзките в PowerPoint и Word могат да бъдат прекъснати, ако пътят към Excel файла вече не е валиден.
