Създаване лесно на собствени попълваеми листове за Excel

Excel е незаменим инструмент, когато става въпрос за ефективна организация и управление на данните. Въпреки това, при редовни задачи ръчното въвеждане на информация може бързо да стане времеемко и грешнонаклонно. Ако трябва често да въвеждате същите информации, като имена на членове или на градове, стана смисъл да създадете собствени списъци за попълване. В това упътване ще научите как да създадете собствени списъци за попълване в Excel за няколко стъпки, за да улесните работата си значително.

Най-важни изводи

• Собствените списъци за попълване в Excel пестят време и намаляват грешките.
• Създаването на списъци за попълване се извършва чрез Excel-опциите под "Персонализирани списъци".
• Списъците за попълване могат да бъдат добавяни, редактирани или изтривани по всяко време.

Стъпка 1: Отваряне на Excel и създаване на списък

Първо отворете Excel и помислете кои данни често ще ви трябват. В този пример използваме списък с членове, съставен от имената: Анна, Петър, Бетина, Дженифър, Рене, Хайнц и Дейвид. Този списък ще го използвате по-късно, за да изпробвате функцията за попълване.

Стъпка 2: Настройка на Excel-опциите

За да създадете списъците за попълване, трябва да отидете в Excel-опциите. Щракнете върху "Файл" в горния ляв ъгъл и изберете "Опции". Появява се нов прозорец, в който можете да настроите пълните функционалности на Excel.

Стъпка 3: Намиране на персонализирани списъци

В прозореца с опциите от ляво може да видите множество категории. Щракнете върху "Разширени". Скролнете надолу към отдела "Персонализирани списъци". Тази категория често е скрита, но там ще намерите необходимите настройки за вашите списъци за попълване.

Стъпка 4: Добавяне на нов списък

Сега трябва да добавите вашия списък. Щракнете върху "Добавяне на нов запис". Тук можете да въведете имената на вашите членове, които сте записали предварително, в текстовото поле. Обърнете внимание, че трябва да ги въведете в същия ред, в който ще ги използвате по-късно.

Стъпка 5: Импортиране на списъка

За да импортирате списъка, изберете областта, където стоят имената на вашите членове (например от A3 до A9) и натиснете "Добавяне". Ще видите, че списъкът се появява в обзора. Ако искате да добавите още членове, можете също да ги вкарате в текстовото поле и отново да натиснете "Добавяне".

Стъпка 6: Използване на списъка за попълване

Сега, след като добавихте списъка за попълване, можете да го използвате директно в Excel. Например, когато въведете името "Хайнц" в клетка, Excel автоматично ще предостави следващите имена от вашия списък за попълване. Можете бързо да ги прехвърлите в други клетки, като издърпате малкия квадрат в долнитея десен ъгъл на клетката.

Стъпка 7: Редактиране и изтриване на списъка

Ако някога решите да актуализирате или изтриете списъка, отидете отново в "Файл" - "Опции" - "Разширени" и скролнете до "Персонализирани списъци". Изберете списъка, който искате да редактирате, и щракнете върху "Изтриване", ако го нямате нужда повече.

Стъпка 8: Повторно импортиране

Ако в бъдеще отново се нуждаете от списъка, няма проблем. Можете отново да отидете към Персонализираните списъци и след като изберете областа A3 до A9, отново да импортирате списъка по всяко време.

Стъпка 9: Приложение към допълнителни данни

Освен имената на членовете, можете да преобразувате и други данни като имена на градове или продукти в списък. Процесът остава същият, така че можете да създадете множество попълнителни списъци за различни цели.

Резюме

Създаването на собствени попълнителни списъци в Excel е ефективен метод за бързото въвеждане на повтарящи се данни и увеличаване на продуктивността. С описаните в това ръководство стъпки можете лесно да създавате, редактирате или изтривате попълнителни списъци в зависимост от нуждите си.