Проверка на данни в Excel за клетките

Excel е мощен инструмент, който не само ти помага при организирането на данни, но и осигурява цялостността на данните. Една от ключовите функции е проверката на данни, която позволява да зададеш ограничения за клетки, за да избегнеш грешки. В това ръководство ще ти покажа как да използваш тази функция ефективно, за да се увериш, че се въвеждат само коректни данни.

Най-важните изводи

• Можеш да дефинираш ограничения за въвеждане на данни за клетки в Excel.
• Проверката на данни помага за показване на грешни съобщения при невалидни въвеждания.
• Имаш възможност да проверяваш данните в определени формати като дата, число или време.

По стъпково ръководство

Стъпка 1: Отваряне на примерния файл

Преди да започнем настройките, отвори примерния файл „datenüberprüfungs Beispiel.xlsx“. Този файл вече съдържа някои въпроси, които ще използваме за нашата проверка на данните.

Стъпка 2: Избор на клетка за проверка на данните

Фокусирай се върху въпроса „Сте ли на по-голяма възраст от 18 години?“. Тук трябва да бъде позволено само въвеждането на „Да“ или „Не“. Избери клетката, в която този отговор трябва да бъде въведен.

Стъпка 3: Активиране на проверката на данни

Сега отиди в раздел „Данни“ в горното меню и потърси „Инструменти за данни“. Кликни върху „Проверка на данни“. Това ще отвори нов прозорец с настройките за проверката на данните.

Стъпка 4: Задаване на ограничение за въвеждане

В прозореца за проверка на данни избери „Разрешаване“ и опцията „Списък“. Тук можеш да избереш обхват от клетки, в които да бъдат разрешени отговорите или да въведеш стойности директно: „Да, Не“. Кликни върху „ОК“. Така създаде списък с падащо меню за въвеждане.

Стъпка 5: Добавяне на съобщение за въвеждане

За да дадеш на потребителите указания за въвеждане, можеш да добавиш съобщение за въвеждане. Активирай раздела „Съобщение за въвеждане“ в същия прозорец и въведи заглавие и подходящо съобщение, например „Моля посочете: Сте ли на по-голяма възраст от 18 години?“.

Стъпка 6: Дефиниране на съобщение за грешка

За да се увериш, че невалидните въвеждания се обработват, премини към раздела „Съобщение за грешка“. Тук можеш да конфигурираш заглавие и съобщение за грешката, което ще се покаже, ако някой въведе нещо различно от „Да“ или „Не“. Кликни отново върху „ОК“, за да приложиш всички настройки.

Стъпка 7: Задаване на дата за рожден ден

Сега искаме да зададем въвеждането за дата на раждане. Избери клетката за датата на раждане и отново отиди в „Данни“ и след това в „Проверка на данните“. Тук избери „Дата“ под „Разрешаване“ и задай настройките за датата. Например можеш да определиш минимална дата от 1.1.1900 и максималната да бъде днешната.

Стъпка 8: Добавяне на указание за дата

Тук също можеш да добавиш съобщение за въвеждане, което казва на потребителите да въведат своята дата на раждане. Това може да бъде нещо подобно на: „Моля, въведете датата на раждане (минимална възраст 18 години)“.

Стъпка 9: Задаване на цена за VIP членство

Следващата клетка се отнася до разходите за VIP членство. Задай проверката на данни така, че да бъдат приети само цели числа между 150 и 200 евро.

Стъпка 10: Дефиниране на специални отстъпки за VIP клиенти

Подобно на предишното, в момента можеш да добавиш възможността да въведеш десетични числа за специални отстъпки, които да бъдат в размер от 10% (0,1) до 30% (0,3).

Стъпка 11: Дефиниране на работно време за старт

За въвеждане на работно време отиди до съответната клетка, избери "Време" в проверката на данните и задай въвежданията между 6 ч. и 8 ч.

Стъпка 12: Настройване на съобщения за грешки по работното време

Тук също можеш да дефинираш съобщения за грешки, за да се показва предупреждение, когато въведеното време е извън дефинирания обхват.

Обобщение

В това ръководство научихте как може да използвате функцията за проверка на данни в Excel, за да гарантирате, че само валидни данни се въвеждат в клетките Ви. Това намалява източниците на грешки и осигурява консистентни данни в ексел таблиците Ви.