Excel е мощен инструмент, който позволява ефективно управление и анализ на данни. В особено важни области като контрол и продажби обаче може да бъде предизвикателство да сравнявате и идентифицирате разликите между няколко таблици. Този наръчник ще ви покаже как да сравните две Excel таблици, за да се уверите, че номерата на артикулите в двете списъци съвпадат. За тази цел ще използваме условното форматиране.
Най-важни открития
- Можете да сравнявате две таблици в Excel, за да идентифицирате отклонения в номерата на артикулите.
- С условното форматиране можете да откроявате визуално разликите.
- Excel ви помага да откриете и коригирате бързо грешки като размени на цифри.
По стъпково ръководство
Стартирайте Excel, за да отворите списъка си на артикули и табличката за сравнение. Първо трябва да сте подготвили таблицата, от която желаете да сравнявате номерата на артикулите. Добре е да я подготвите предварително, за да можете бързо да започнете със сравняването.
Първата таблица, която анализирате, съдържа номерата на артикулите и текущото наличие. Тази информация е важна, за да поддържате данните непротиворечиви, но в момента се концентрираме върху сравняването на номерата на артикулите. Уверете се, че списъкът с артикули е въведен коректно и се намира в съответната колона.
Сега се фокусираме върху това как да включим втората таблица за проверка. Идеално е тази таблица да съдържа номерата на артикулите, които искате да сравните. Уверете се, че и двете таблици са добре структурирани и разбираеми, за да можете лесно да забележите разликите.
За да проверите дали номерата на артикулите съвпадат, се върнете към първата таблица. Изберете цялата колона A, която съдържа номерата на артикулите. След това отворете менюто „Начало“ и изберете „Условно форматиране“. Тук можете да създадете ново правило, за да дефинирате вашата среда за сравняване.
Когато създадете ново правило, имате възможност да създадете формула за откриване на разликите. Посочвате, че желаете да използвате стойностите на номерата на артикулите в другата таблица като основа за сравнение.
Уверете се, че сте избрали правилно областта на списъка с артикулите. Начнете отгоре и преминете през целия списък. Excel вече автоматично ще се свърже с данните в другата таблица.
Внимавайте да бъде областта на списъка с относителна връзка. Затова премахнете доларовите знаци, така че Excel да може да приспособи формулата към всяка редица. Това може да сторите, като използвате клавиша F4, за да превключите между различните видове референции, докато достигнете относителна референция без доларови знаци.
След като сте настроили правилно референциите, можете да зададете условието, по което да бъдат маркирани различните номера на артикулите. Добавете знак „по-малко от“ или „по-голямо от“, в зависимост от това, което искате да сравните.
Сега, след като всички настройки са направени, можете да потвърдите правилото си. Следващата стъпка е да откроете визуално разликите, така че грешните или отклоняващите се номера на артикулите веднага да са видими.
След като е приложено условното форматиране, веднага ще забележите кои номера на артикулите се различават. Вероятно ще забележите някои грешки, като размени на цифри, които лесно могат да бъдат пренебрегнати.
Например, може да се окаже че номерът на артикул 23421 е въведен по грешка, вместо на 23412. Excel автоматично ще открие тези разлики, така че да може да ги идентифицирате бързо в списъка и да ги коригирате.
Всеки път, когато въведете грешен номер, разликата ще бъде показана веднага. Това е изключително полезно, за да избегнете дилатирани работи и да откривате грешки своевременно.
Обобщено казано, с тези прости стъпки можеш да имплементираш ефективен метод за сравнение на Excel таблиците. Това не само помага за сравняване на артикулни номера, но може да се приложи и за имена на артикули и други данни, което значително облекчава твоя работен ден.
Обобщение
С изброените методи можеш ефикасно да идентифицираш разликите между две Excel таблица. Чрез използването на условното форматиране разликите стават бързо очевидни, което ти помага да коригираш незабавно грешни въвеждания или объркан спецификации и да осигуриш качеството на данните.
Често задавани въпроси
Как да уведомя Excel, когато се променят артикулните номера?Трябва да приложиш отново условното форматиране за промените, за да визуализираш новите разлики.
Мога ли да приложа условното форматиране върху няколко колони?Да, можеш да приложиш форматирането върху произволен брой колони, като избереш съответния обхват по време на създаването на правилото.
Какво да правя, ако имам различни формати в двете таблици?Увери се, че и двете таблици използват същия формат за артикулни номера, за да извършиш ефективни сравнения.
