Сравняване на стойности в Excel

Сравняването на стойности в Excel ти предоставя ефективен начин да гарантираш съгласуваност и точност в данните си. Особено в контролинга и продажбите е важно да знаеш дали определени стойности са включени в една референтна таблица. В това ръководство ще научиш стъпка по стъпка как да извършваш тези сравнения в Excel. Ще видиш как да прилагаш съответните формули и как да подчертаваш визуално разликите.

Най-важни ценности

• Можеш да провериш дали стойност съществува в референтната таблица чрез комбинирана формула в Excel.
• Условното форматиране ти помага да представиш съвпаденията и различията цветно.
• Съпоставката не е полезна само за артикулни номера или имена, а може да бъде приложена към различни полета с данни.

Стъпка по стъпка ръководство

За да сравняваш стойностите в референтна таблица, първо ще ти трябва списък на артикулите и референтна таблица. В следващите редове ще ти обясня целия процес на проверка на стойностите в Excel.

Стъпка 1: Създаване и подготовка на таблиците

Най-напред създай списъка с артикулите и референтната таблица в един документ на Excel. Списъкът с артикулите трябва да съдържа всички релевантни информации за артикулите, като имената и количествата на продуктите ти. Референтната таблица е дълъг списък на всички артикули, които искаш да сравниш със списъка си на артикулите.

Стъпка 2: Вмъкване на комбинирана формула

Сега е моментът да създадеш комбинирана формула. Вмъкни в клетката, в която искаш да видиш резултата от сравнението, формулата =VERGLEICH(Suchkriterium;Suchmatrix;Vergleichstyp). Търсенето критерий е артикулът, който търсиш. В нашия случай това може да бъде определен тип хартия като "Хартия 200 г".

Стъпка 3: Дефиниране на търсимата матрица

Търсимата матрица е референтната таблица, която съдържа стойностите, с които искаш да сравниш. За да работи точно, избери цялата колона на референтната таблица, съдържаща имената на артикулите. Обърни внимание, че референтната таблица е правилно подготвена, за да гарантира точно сравнение.

Стъпка 4: Задаване на типа на сравнението

В следващата стъпка задай типа на сравнението. Тук използвай стойността 0 (нула) за точно съвпадение. Този настройк е важен за твоя проект, тъй като гарантира, че само идентичните стойности ще бъдат признати като съвпадащи.

Стъпка 5: Проверка на резултатите

След като приложиш формулата, трябва да провериш резултатите в клетката. Ако стойността съществува, Excel ще покаже позицията в референтната таблица. Ако стойността не се намери, Excel ще покаже грешка като "NV".

Стъпка 6: Използване на условно форматиране

За да направиш визуални оценки за намерените стойности, можеш да използваш условното форматиране. Маркирай колоната, където се показват резултатите от сравнението, и кликни върху "Условно форматиране". Там можеш да създадеш нови правила, за да отбележиш например ненамерените стойности с червен цвят.

Стъпка 7: Преглед на резултатите от сравнението

След като си настроил условното форматиране, лесно можеш да прегледаш резултатите. Ако стойност не се намира в референтната таблица, това ще бъде отбелязано надлежно. Можеш също да направиш други настройки, като например използването на удебеляване на шрифта или избор на различни цветове, за да подобриш видимостта.

Стъпка 8: Тестване на различни стойности

Сега имаш възможността да тестваш различни артикули. Просто въведи новите стойности в полето за търсене, за да видиш дали са включени в референтната таблица. Тази функционалност ти помага да откриеш промени или грешки в данните си веднага.

Стъпка 9: Документиране и обратна връзка

Важно е да документирате работата и да отговорите на възможни въпроси. Използвайте полето за коментари в Excel, за да оставите бележки или да общувате с колегите си относно откритите разлики. Това ще направи процеса още по-гладък.

Резюме

Сравняването на стойности в референтната таблица помага за идентифициране на грешки и уверяване в точността на данните си. Чрез прилагането на формули за сравнение и условно форматиране в Excel можете ефективно да наблюдавате дали търсените артикули са налични.