Използвайте функциите VLOOKUP и INDEX/MATCH в контрола

За да се запознаете с ефективните методи за търсене на данни в Excel и извеждането им целенасочено може значително да улесни ежедневието на работа. В това ръководство ще научите как да използвате функцията SVERWEIS и комбинацията от INDEX и VERGLEICH, за да извлечете информация като името или цената от обширни списъци с данни, използвайки артикулните номера. Това е особено важно за контрола и продажбите, където са необходими бързи и точни анализи на данни.

Най-важните умения

• Функцията SVERWEIS търси данни в матрица отляво надясно, докато INDEX и VERGLEICH позволяват гъвкаво търсене във всеки един посока.
• Функцията SVERWEIS може да се използва за прости заявки, но се сблъсква с ограничения при по-сложни изисквания като търсене отляво.
• INDEX и VERGLEICH предлагат мощна алтернатива за анализ на данни от различни посоки.

Стъпка по стъпка ръководство

Използване на SVERWEIS

За да започнете с SVERWEIS, отворете Excel файлът, в който искате да работите. Първо трябва да определите критерия за търсене, като например артикулен номер.

Въведете артикулния номер в полето за търсене. За този пример, ще използваме артикулния номер "101", който представлява "Телефон X". След това SVERWEIS се прилага за този артикулен номер.

За да вмъкнете SVERWEIS, преминете в клетка и използвайте формулата =SVERWEIS(...). Първият параметър е критерият за търсене, т.е. артикулния номер, който вече сте въвели.

След това трябва да посочите матрицата, в която да търсите. Това включва всички съществени колони, в които стоят артикулните номера и съответните имена.

След това трябва да посочите индексите на колоните, които искате да върнете. В нашия пример, индекс "2" връща името, а индекс "3" връща цената.

Последният параметър определя типа на съвпадението. За точно съвпадение, както в този случай, посочете "FALSE".

След като въведете формулата, трябва да видите името на артикула "Телефон X", ако всичко е вярно.

Използване на INDEX и VERGLEICH

Сега да разгледаме INDEX и VERGLEICH. Можете да използвате същото търсене и логика, но този метод предлага по-голяма гъвкавост. Първо трябва отново да изберете клетката, в която искате да въведете формулата.

Започнете с формулата =INDEX(...) и посочете областта, от която искате да извлечете данни. В този случай използваме имената на артикулите.

В следващата стъпка използвайте VERGLEICH, за да намерите точната позиция на артикулния номер. Формулата за това е VERGLEICH(...), като тук въвеждате отново артикулния номер и областта на артикулните номера.

След това обединете двете формули. INDEX се нуждае от номера на реда, върнат от VERGLEICH, така че след това имате цялата формула:

=INDEX(Област, VERGLEICH(КритерийТърсене, Област, 0))

Ако всичко е било въведено правилно, сега трябва да видите „Телефон Х“ в клетката и методът да работи също толкова добре като VLOOKUP.

Гъвкавост при търсене в ляво

Едно от големите предимства на INDEX и MATCH е възможността да търсите в ляво. Например, ако искате да запитате цената на артикул, можете да посочите ценовия обхват и да сравните отново номера на артикула.

Въвеждането на формулата =INDEX(обхватНаЦените,MATCH(КритерийТърсене,обхватНаНомерата,0)) улеснява и ускорява много процеси.

С тези настройки може да създадете красиви списъци, които можете да променяте по ваше усмотрение. Този дизайн на таблиците не само ви помага, а също така е полезен за служителите, които имат бърз достъп до важни данни.

Резюме

Това ръководство ви предоставя основни умения за ефективното използване на VLOOKUP и INDEX/MATCH в Excel, за да извличате целенасочено данни от големи списъци. Тези инструменти са отлични за контрол и продажби.