Курс по Excel: Открояване на закъснели доставки в цвят

Ако търсите прост и ефективен начин за откриване на закъснели срокове за доставка в Excel в областта на контрола или продажбите, сте на правилното място. В този урок ще научите как да използвате условното форматиране за да направите вашите данни ясни и прегледни. Ще научите как да разграничите планираните и реалните срокове за доставка и да ги визуализирате. Това не само ще ви помогне да анализирате вашите поръчки, но и да идентифицирате потенциални проблеми рано.

Най-важните изводи

• Условното форматиране ви позволява да откривате срокове за доставка чрез цветове.
• Чрез прости формули може да разберете дали доставките се извършват навреме.
• Ще научите как да приспособите правилата на условното форматиране, за да вземете предвид различни срокове.

По стъпково ръководство

Стъпка 1: Подготовка на данните

Първо и най-важно е да подготвите вашите данни в Excel. Създайте таблица с вашите поръчки, която включва поне колоните за планираната дата на доставка и реалната дата на доставка. Уверете се, че данните са форматирани коректно, за да ги разпознае Excel правилно.

Стъпка 2: Изберете обхват от клетки

След като въведете вашите данни в Excel, маркирайте обхвата от клетки, който искате да форматирате. Убедете се, че не включвате заглавията, тъй като искате да анализирате само съответните данни.

Стъпка 3: Приложете условно форматиране

Отидете в меню „Условно форматиране“ в интерфейса на Excel и изберете „Ново правило“. Тук можете да създадете правило, което определя по кое критерий клетките да бъдат подчертани.

Стъпка 4: Създайте правило за закъснели доставки

За създаване на правило използвайте проста формула. Искате Excel да провери дали планираната дата на доставка е по-малка от реалната дата на доставка. Използвайте референциите за колоните, например за планираната дата като $C2 и за реалната дата като $D2. Така формулата изглежда по следния начин: =C2

Стъпка 5: Изберете опциите за форматиране

Сега е време да зададете външния вид на подчертаните клетки. Изберете ярък цвят, като силен оранжев, за да отбележите ясно надвишаванията на сроковете. Потвърдете избора с „ОК“.

Стъпка 6: Проверка на резултатите

След прилагането на правилото вече виждате, че Excel е подчертал закъснелите доставки. Например, поръчка, планирана за февруари, но доставена през юни, би била ясно видима. Така можете бързо да разпознаете къде има проблеми.

Стъпка 7: Приспособяване на правилото за повече гъвкавост

За да създадете по-гъвкави правила, можете да приспособите предходното правило. Можете например да определите, че дата на доставка е приемлива и ако е с до три дни след планираната дата. Чрез меню „Управление на правилата“ можете да редактирате вече съществуващото правило.

Стъпка 8: Промяна на формулата

Сега трябва леко да промените формулата. Вместо да проверявате само дали планираната дата е по-малка от реалната, изчислете разликата между планираната и реалната дата и проверете дали разликата е по-голяма от два дни. Новата формула може да изглежда по следния начин: =(D2-C2)>2.

Стъпка 9: Проверка на резултатите от промяната

След като промените формулата, отново проверете резултатите. Вече къснеещите срокове с повече от три дни ще бъдат подчертани правилно, докато всички доставки със закъснение по-малко от три дни ще запазят своята първоначална статус.

Резюме

Отбелязването на закъснели доставки в Excel може бързо и лесно да се извърши чрез условно форматиране. С правилното разбиране на формулите и прилагане на възможностите за форматиране, можете да направите вашите данни значително по-ясни. Така запазвате контрола върху доставките си и можете своевременно да реагирате, ако е необходимо.