Метаданните могат да представляват скрит риск в Excel файлове, особено когато споделяш файлове или добавяш поверителна информация в тях. Тази информация не винаги е видима отразно, но може да се разпространява чрез прости действия. Ако твоят цел е да гарантираш, че няма да се разкрият чувствителни данни на трети страни, тогава е важно да разбереш какво са метаданните и как можеш да ги безопасно редактираш или премахнеш.
Най-важните изводи
- Метаданните са допълнителна информация за вашия файл, която често съдържа лична или поверителна информация.
- Има прости методи за премахване на лични данни от Excel файлове.
- Правилното обработване на метаданните е от решаващо значение за избягване на нарушения на защитата на данните.
Постъпково ръководство
Първо нека разгледаме една празна таблици в Excel. Когато отвориш празна таблици, може да изглежда незабележима, но нека погледнем внимателно.
Можеш да видиш свойствата на Excel файла си, като щракнеш с десния бутон върху икона на файла и избереш "Свойства". Там трябва да откриеш раздел с "Подробности", който съдържа много информация. Често там ще откриеш описателни текстове, тагове и дори името на автора, който е създал файла.
Специално внимание трябва да обърнеш на даните за последно запаметяване и създаване. Тези данни могат да разкрият поверителна информация и може да не желаеш други да я видят. Лесно е да забравиш, че подобни детайли също така остават видими при споделяне на файл.
Ако споделяш редактиран файл с началника си или клиенти, може да включиш неловки или поверителни данни като стари коментари или авторски данни. За да избегнеш тези данни, можеш да ги премахнеш с един клик на мишката.
За целта отвори отново Excel файла си. Отиди в менюто на "Файл" и избери "Свойства". Сред различните секции, няма да откриеш само заглавието на файла, а и други метаданни, които може би не си забелязал.
Един от най-добрите методи за ефективно премахване на метаданни е да преработиш файла преди да го запазиш. Независимо дали запазваш файла или го експортираш в нов формат като PDF, увери се, че няма да бъдат прехвърлени чувствителни информации.
Ако желаеш да запазиш файла като PDF, отиди на "Файл" и избери "Запази като" и след това "PDF". Това ще създаде нов файл, който не съдържа метаданни от Excel файла, освен ако електронно принтираш файла.
Има още една опция за почистване на метаданни преди да изпратиш файл. Под "Проверка на работния лист" в менюто "Файл", можеш да идентифицираш и премахнеш персонализирани информации. Просто кликни върху "Проверка на документа" и софтуерът ще те уведоми за всички налични метаданни и ще ти предложи да ги премахнеш.
След като си премахнал всички данни, трябва да запазиш файла отново. След това, ако провериш отново свойствата, ще откриеш, че всички чувствителни данни са изчезнали.
Важно е да се отбележи, че датата на създаване и последния достъп остават, защото тези данни са част от файла. Ако обаче файлът трябва да бъде напълно анонимизиран, единствената опция е да създадеш нов файл. Копирай съдържанието в нов документ.
Запази новия документ след това под различно име. Това ще гарантира, че само желаната информация се съхранява в новия файл.
Убеди се, че и в този файл авторските данни и данните за създаване трябва да бъдат изтрити, тъй като обикновено се прехващат.
По този начин избегнете мрежи от метаданни, които може да бъдат нежелани, особено в професионален контекст. Един пример са учениците, които заменят стар материал с нови файлове, без да актуализират метаданните.
Резюме
При работа с метаданни в Office файлове трябва да бъдеш предпазлив. Метаданните предоставят ценна информация за създателя и историята на документа, но също така могат да съдържат чувствителна информация, която не трябва да бъде разкрита на външен свят. Познанието за обработката и премахването на тази информация е ключът за защита на поверителното съдържание и избягване на неприятни ситуации.
Често задавани въпроси
Какво са метаданните в Excel?Метаданните са допълнителна информация за файл, като автор, дата на създаване и история на редакция.
Как мога да премахна метаданни в Excel?Можеш да премахнеш метаданните, като провериш файла и изтриеш всички лични данни чрез опцията „Провери работен лист“.
Защо са важни метаданните?Метаданните са важни, защото съдържат информация, която може да попадне в непозволени ръце, особено при споделянето на файлове.
Какво става с метаданните, когато запазвам файл като PDF?Когато запазваш файл като PDF, метаданните обикновено не се прехвърлят, освен ако те се включат целенасочено в процеса на експортиране.
