Отбелязване на срокове с различен цвят в Excel, за по-добра яснота

Запазването на графика за срокове е предизвикателство, с което много от нас се сблъскват в ежедневието на работното място. Прост и визуално привлекателен начин да се напомня за предстоящите или вече изтекли срокове е чрез оцветяване с помощта на Excel. В това ръководство ще ви покажа как да структурирате своите срокове и да ги направите прегледни с няколко формули и условно форматиране.

Най-важни основни принципи

• С Excel може лесно да изчислите дните, които остават до определен срок.
• Условното форматиране ви позволява да подчертаете цветно срокове, които се приближават или са минали.
• С помощта на прости формули можете да управлявате и визуализирате своите срокове все по-ефективно.

По стъпково ръководство

Стъпка 1: Създаване на работния лист

Първо създайте нов работен лист в Excel и въведете там сроковете, които искате да управлявате. Това може да включва например следното:

• 28.04.
• 01.05.

Стъпка 2: Изчисляване на оставащите дни

За да изчислите оставащите дни до определен срок, може да използвате проста формула. Изберете клетка и започнете да въвеждате формулата: =A2 - ДНЕС(), където A2 е първият срок. Потеглете клетката надолу, за да продължите списъка. Така ще получите списък с оставащите дни до всеки срок.

Стъпка 3: Отбелязване на изпълнените срокове

Когато един срок е изпълнен, можете да го документирате, като попълните съответната клетка. Препоръчително е да добавите коментар към клетката (например "Изпълнен" или "Отменен"). С помощта на условния оператор "АКО" можете автоматично да скриете извеждането на оставащите дни.

Стъпка 4: Приложение на формулата "АКО"

Въведете следната формула в клетката, която показва оставащите дни: =АКО(C2<>"";"",A2-ДНЕС()). Тук се проверява дали има коментар в колона C. Ако клетката не е празна, формулата нищо не показва. В противен случай се изчисляват оставащите дни.

Стъпка 5: Оцветяване с условно форматиране

За да подчертаете цветно сроковете, маркирайте колоната с оставащите дни и отидете в "Условно форматиране". Там изберете опцията за цветни скали. Можете да изберете трицветна скала, за да представите плавен преход между различните цветове.

Стъпка 6: Настройка на цветните скали

Можете да настроите цветните скали, за да зададете определени прагове за представянето. Например можете да определите, че всичко, което е на кратко разстояние, ще бъде изобразено в червено, а всичко, което е в отдалечен момент в бъдещето - в зелено.

Стъпка 7: Взимане предвид на работните дни

Ако също искате да вземете предвид броя на работните дни, които остават до определена дата, можете да използвате функцията NETTOARBEITSTAGE. Въведете функцията в нова клетка: =NETTOARBEITSTAGE(ДНЕС();A2) и добавете края на скобата. Резултатът ще ви покаже колко работни дни остават от днес до срока.

Стъпка 8: Заключение и по-нататък

След като изпълните всички посочени по-горе стъпки, вече трябва да можете ефективно да управлявате сроковете си и бързо да разберете кои скоро се очакват. Запазете документа си и сте готови за планиране на вашите срокове.

Резюме

В това ръководство научихте как да маркирате цветно ефективно вашите срокове чрез прости изчисления и използването на условното форматиране в Excel. Така ще имате по-лесен преглед на предстоящите събития и ще можете бързо да реагирате на промени.