Преобразуване на Excel в PDF - инструкции

С правилните инструменти и методи работата с Excel може значително да се опрости. Особено когато става въпрос за преместването на създадени работни тетрадки в по-малко редактируем и защитен формат, PDF форматът е отличен избор. В това ръководство ще научите как постепенно да превърнете Excel файлове в PDF, за да ги представите на вашите клиенти по лесен и ясен начин.

Най-важните изводи

• Можете да преобразувате данни от Excel директно чрез опцията за печат или опцията "Запази като" в PDF формат.
• Обръщайте внимание на метаинформацията, която може да бъде пренесена в PDF-а.
• Опциите за създаване на PDF ви позволяват да оформите файла по ваше желание.

Чест по чест ръководство

Започнете, като отворите Excel файлa, който искате да преобразувате в PDF. Например това може да бъде файл за учет на работно време, който вече е предварително подготвен. Тук може би сте добавили лого или друга информация, които искате да бъдат показвани в PDF-а.

За да се уверите, че представянето на информацията в PDF файла е оптимално, можете да проверите различни аспекти на вашето оформление. Най-добре е да мащабирате чрез преглед по обръч на детайлите на страницата, за да избегнете възможни излишни прехвърляния на страници.

Сега отидете в макета на страницата, за да направите останалите настройки. На този етап решавате дали да запазите изгледа или да изберете друг режим. Прехвърлянието на страници ви дава добър преглед на това, което ще бъде вашия PDF изход.

Когато сте доволни от настройките, кликнете върху „Файл“. В следващото меню изберете опциите за печат. Тук имате възможността да принтирате файла чрез "Microsoft Print to PDF", ако използвате Windows 10. Ако тази програма не е инсталирана, проверете дали имате най-новата версия на Microsoft Office или съответната програма за печат на PDF файлове.

Бъдете внимателни при създаването на PDF файла, особено когато става дума за чувствителни или лични данни. В настройките на PDF файловете трябва да обърнете внимание на метаинформацията или данните, които ще бъдат включени, и да се убедите, че няма да бъдат записани чужди данни във файла.

Едно от обичайните начини за запазване на файла е чрез функцията "Запази като". Изберете желаното място за запазване и се уверете, че сте избрали PDF формата, за да запазите файла в желания от вас формат.

В следващата кутия с диалог имате възможност да зададете допълнителни опции. Например можете да въведете заглавието на файла и да посочите дали PDF файлът трябва да бъде съвместим с други PDF програми.

Освен това можете да определите кои информации да бъдат включени или изключени, като например снимки или информация, която не може да бъде принтирана. Обърнете внимание на форматирането на елементите, които ще бъдат експортирани.

Ако сте уверени, че всички информации са правилни, кликнете на „ОК“. Така започва процесът на запазване. Обикновено PDF файлът се отваря автоматично, ако имате инсталиран PDF четец, като Adobe Acrobat.

Използването на стандарти за PDF файлове ви позволява да споделяте документи, които могат да бъдат отворени от клиенти без приложение за Excel. Това е особено полезно за гарантиране на професионално представяне, тъй като файлът представя необходимата информация в потребителски приятен формат.

Относно опциите за печат: Можете също да промените размера и оформлението, за да се уверите, че PDF файла отговаря точно на вашите изисквания. Можете да адаптирате формата на хартията и да изберете между вертикално и хоризонтално оформление.

Преди да експортирате PDF файла, проверете настройките за печат, за да се уверите, че всички важни информации, включително форматирането, се предават правилно. Например, ако искате да отпечатате във вертикален формат на A4, се уверете, че това е настроено съответно.

След като запазите файла, трябва да го намерите в Експлорера на избраното от вас място за съхранение. Сравнете размера на файла между различните методи за съхранение, за да бъдете сигурни, че сте избрали оптималния метод, подходящ за вашите нужди.

Ако имате въпроси, не се колебайте да ги зададете в коментарите, за да получите подкрепата, която ви трябва.

Резюме

Запазването на данни от Excel като PDF файл не само улеснява презентацията, но и защитава важната информация. Следвайки тези стъпки, можете ефективно да прехвърлите вашите работни тетрадки в потребителски приятен и сигурен формат.