Създайте ефективни сводни таблици в Excel

Използването на Сводни таблици в Excel играе решаваща роля при ефективния анализ и представяне на данни. Тук ще научиш как да създадеш свои собствени сводни таблици и как да ги използваш оптимално за своите данни анализи.

Най-важни изводи

• Сводните таблици помагат за анализиране и ясно представяне на големи количества данни.
• Коректна подготовка на данните за клиенти и поръчки е от съществено значение.
• Сводните таблици се адаптират динамично, когато се добавят нови данни.
• Графиките на сводните таблици позволяват визуално представяне на данните от сводните таблици.

Стъпка по стъпка насоки

Стъпка 1: Създаване на правилната основа от данни

За да създадеш сводна таблици, имаш нужда от пълна основа от данни. Внимавай, че всички необходими заглавия на колони са налични и че няма празни редове или клетки в данните. Сегментирането на данните си в централни колони като номер на поръчка, оборот, продавач, регион и продукти повишава ефективността на твоите анализи.

Стъпка 2: Преобразуване на данните в таблица

Един от най-добрите начини да гарантираш, че твоята сводна таблици винаги е актуална, е да преобразуваш данните си в Excel таблица. Избери целия си ред от данни и натисни „Ctrl + T“. Това автоматично ще бъде разпознато като таблица и ще можеш да и зададеш име. Това преобразуване улеснява бъдещите промени и актуализации.

Стъпка 3: Създай сводната таблици

Сега, след като преобразува данните си в таблица, можеш да започнеш създаването на сводната таблици. Отиди на „Вмъкни“ и избери „Сводна таблица“. Можеш да избереш дали сводната таблица да се постави в нов или вече съществуващ лист. Препоръчвам да я поставиш в нов лист, за да имаш по-добър преглед.

Стъпка 4: Приспособяване на сводните полета

Когато сводната таблици е създадена, отваря се област отдясно на екрана, където можеш да видиш различните полета на твоята таблица. Тук можеш да влачиш и пускаш полета, за да получиш желаната гледка на твоите данни. Например влачиш „Продавач“ в областта на редовете, за да изброиш оборотите по продавач.

Стъпка 5: Добавяне на стойности и анализ

За да видиш оборотите в сводната таблици, влачи полето за оборот в областта на стойностите. Excel автоматично сумира оборотите за всеки продавач. Тук винаги можеш да се върнеш и да промениш полетата, за да получиш различни светлини върху твоите данни.

Стъпка 6: Направи промени и стилизирай дизайна

След като създадеш сводната таблици, можеш да приспособиш изгледа според твоите изисквания. Кликни върху раздел „Анализ на сводната таблица“ и там можеш да зададеш различни опции за изгледа и дизайна, за да подобриш яснотата. Това включва добавяне на опции за филтриране или промяна на форматирането.

Стъпка 7: Създай сводна диаграма

Ако желаеш да представиш графично данните си, можеш също да създадеш сводна диаграма. Просто в сводната таблици избери опцията „Графика на сводната таблица“. Така ще получиш визуално представяне на анализираните данни, което значително улеснява представянето.

Стъпка 8: Актуализиране на данните

В случай че се добавят нови данни, трябва да актуализираш сводната таблици. Кликни върху „Анализ на сводните таблица“ и избери „Актуализиране“. Това гарантира, че всички нови или променени информации се вземат предвид в анализа ти.

Резюме

Използването на Сводни таблици ти предоставя мощен метод за анализ и представяне на големи данни. С описаните стъпки можеш да работиш ефективно и не само да анализираш своите данни, но и да ги представиш разбираемо.