Когато трябва да отпечатвате обвивки редовно, било то за лични покани или служебна кореспонденция, искате да направите този процес възможно най-лесно и ефективно. Вместо да форматирате всеки плик ръчно, можете да използвате функцията за повторен печат в Word, за да генерирате автоматично множество пликове с различни получатели. В това ръководство ще научите как да отпечатвате пликове и да ги подготвите за изпращане.
Най-важните изводи
- Повторният печат в Word ви позволява автоматично да създадете множество пликове.
- Можете да импортирате данни за получатели от Excel таблица, за да улесните печатането.
- Word предлага различни функции за приспособяване на форматирането на адресите.
Стъпка по стъпка ръководство
Първо отворете празен документ в Word и отидете на раздела "Изпращания". Тук ще намерите "Пликове" в менюто.
Кликнете върху "Пликове", за да отворите прозореца за пликове и етикети. В този прозорец можете да въведете адреса на изпращача и на получателя. Този пример показва как се настройва повторният печат за множество получатели.
Искате да отпечатате няколко плика едновременно. За целта отидете на опциите и изберете подходящия формат на плика. По подразбиране е настроен форматът "DL". Ако желаете да използвате друг формат, можете да го настроите тук.
Едно важно нещо, което трябва да обърнете внимание, е опцията за печат. В зависимост от модела на принтера ви, начинът, по който пликовете се подават, може да се различава. Препоръчително е преди тестовия печат да използвате прост лист A4 като шаблон, за да видите как ще бъде подаден.
След като сте готови с всичко, кликнете върху "ОК", за да добавите плика към вашия документ. Така ще получите документ с адреса на изпращача и място за адреса на получателя.
Сега е време да импортирате данните за повторния печат. Вече трябва да сте подготвили Excel файл със списък на получателите. Този файл трябва да съдържа съответните колони за име, фамилия, адрес и други.
Затворете вашия Excel файл и се върнете към Word. Изберете "Стартиране на повторен печат" и след това "Пликове". Word ще ви попита кой плик да използвате за повторния печат. Изберете необходимия плик.
След като кликнете върху "ОК", плика ще се покаже на екрана ви. Под раздела "Изпращания" вече ще откриете възможност и за избор на получатели.
Тук можете да създадете нов списък или да изберете вашия Excel файл. Изберете Excel файла и потвърдете коя таблица да използвате.
Сега всички получатели са налични във вашия документ. Можете да редактирате списъка с получатели, за да гарантирате, че всички необходими данни са правилни. Word ви позволява също да филтрирате списъка или да премахнете дубликати.
Сега можете да дефинирате блоковете с адреси за пликовете. Кликнете върху "Блок с адрес", за да приспособите елементите, които трябва да се появят на всеки плик.
Ако имате специфични изисквания за форматиране, например да посочвате само държавата за международни изпращания, можете да приспособите и тези настройки.
След като сте направили всичко готово, в предварителното прозорече ще видите как ще изглежда плика. Ако желаете да направите промени, лесно може да промените позицията на адресите.
С натискането на "Завърши и сливане" можете да създадете файл за печат. Имате възможност да изпратите пликовете по имейл или да ги предадете в нов документ.
Сега виждате, че Word създаде всеки отделен плик. Сега можете да ги изпратите на принтера си или да ги изтриете при нужда.
Обобщено, през тези стъпки научихте как да отпечатвате ефикасно пликове за няколко получатели, като използвате функцията за сериен печат на Word.
Обобщение
След като сте извършили описаните стъпки, вече сте подготвени отлично да създадете и подготвите пликове в Word за изпращане директно. Лесно можете да работите с големи обеми данни и да отпечатате множество персонализирани пликове в рамките на кратко време.
Често задавани въпроси
Какви формати мога да избера при печат на пликове в Word?Стандартните формати за пликове са DL, C5, C6, както и други популярни формати.
Как мога да променя моя списък с получатели за сериен печат?Можете да редактирате списъка в Excel, за да се уверите, че всички съответни данни са коректни.
Какво да направя, ако адресите не се показват правилно?Уверете се, че колоните в таблицата ви в Excel са правилно наименувани и блоковете с адреси в Word са правилно конфигурирани.
Мога ли да редактирам пликовете след сериен печат?Да, можете да редактирате генерираните пликове в новия документ, преди да ги отпечатате.
Мога ли да изпращам пликовете по имейл след сериен печат?Да, можете да изпращате пликовете директно по имейл, след като направите съответните настройки в Word.
