Създаване на писмо с няколко копия в Word - Просто ръководство

Искаш да изпратиш лични писма до няколко получатели и да ги персонализираш? С функцията за сериен препис в Microsoft Word можеш бързо и лесно да го направиш. Този урок ти показва как да дефинираш получатели с помощта на таблица в Excel и как правилно да използваш различни форми на обръщение като "Г-н" и "Г-жа". Нека започнем директно и да преминем заедно през стъпките за създаване на ефективно писмо на редица.

Най-важните изводи

• Научаваш как да създадеш и приспособиш сериен препис в Word.
• Използването на Excel таблица улеснява управлението на данни за получателите.
• Форматите на обръщение могат да бъдат динамично променяни, за да придадат личен привкус.

Стъпка по стъпка ръководство

За да създадеш сериен препис в Word, действай по следния начин:

Стъпка 1: Стартиране на сериен препис

Първо отвори Microsoft Word. Отиди в раздел "Изпращане" и избери опцията "Стартиране на сериен печат". След това кликни върху "Писма", за да започнеш процеса на сериен препис.

Стъпка 2: Избиране на списък на получатели

След това трябва да избереш списъка на получатели. Имаш възможността да въведеш нов списък, да използваш вече съществуващ списък или да избереш контакти от Outlook. В този урок използваме Excel таблица, която е запазена на работния плот.

Стъпка 3: Редактиране на данни на получателите

Сега можеш да редактираш списъка на получателите. Чрез източника на данни, наречен в нашия пример "Списък с адреси.xls", можеш да добавяш адреси, да търсиш дубликати или да филтрираш по определени критерии. Представени са преглед на фамилия, име и обръщение.

Стъпка 4: Добавяне на адресен блок

Сега добави адресен блок, като кликнеш върху "Адресен блок". Можеш да избереш подходящите полета за обръщение и адреса. Word автоматично разпознава полетата, за да бъдат лесно взети необходимите информации.

Стъпка 5: Проверяване на прегледа

Важно е да провериш прегледа на писмото. Можеш да видиш как се появява адресът и допълнителното съдържание в писмото. Кликни върху "Покажи резултатите на прегледа", за да се увериш, че всичко е подредено правилно.

Стъпка 6: Добавяне на отличителен знак и дата

Сега можеш да добавиш отличителен знак на твоето писмо в предварително подготвения документ. Напиши например "Тестово писмо на редица" и добави дата. Това ще даде формална структура на писмото ти.

Стъпка 7: Динамично добавяне на обръщение

Използвай големите буквени команди, за да приспособиш обръщението. Чрез тази функция можеш да правиш разлика между "Уважаем г-н" и "Уважаема г-жо", в зависимост от данните в твоя Excel списък.

Стъпка 8: Продължаване на сериен препис

Състави сега текста на писмото според своите нужди. Можеш да напишеш общ текст, който важи за всички получатели. Обърни внимание, че той трябва да бъде инклузивен и привлекателен формулиран.

Стъпка 9: Извърши проверка на грешки

Преди да приключиш серийния препис, извърши проверка на грешки. Можеш да прегледаш през всички адреси и увериш се, че в обръщенията или адресните данни няма грешки.

Стъпка 10: Печат или изпращане на серийно писмо

Сега, когато твоето серийно писмо е готово и изглежда добре, върни се на раздела "Изпращания" и кликни върху "Завърши и обедини". Там имаш възможността да отпечаташ документа, да го изпратиш по имейл или да запазиш документите за по-нататъшно редактиране.

Стъпка 11: Добавяне на допълнителни полета

При необходимост, можеш да включиш още индивидуални полета в своето писмо, като например телефонни номера. Избери съответните колони от Excel файла си, за да създадеш допълнителна степен на персонализация.

Стъпка 12: Завършек

След тези стъпки успешно си създал серийно писмо. Сега можеш да запазиш документа си и според желание да го изпратиш или отпечаташ.

Обобщение

В този урок научи как да създадеш серийно писмо лесно и ефективно с помощта на Microsoft Word. Процесът премина през цялата стъпка, от избора на списъка с получатели, през персонализираното приветствие, до завършването и печатането или изпращането на твоите писма.