Сътрудничеството по текстови документи понякога може да бъде предизвикателство, особено когато няколко души работят по тях едновременно или последователно. С функциите за проследяване в Microsoft Word процесът става значително по-ефективен. Можеш да извършваш промени, които всички участници виждат. Това ръководство ще ти покаже как можеш разумно да използваш функциите за проследяване в Word, за да управляваш ревизиите лесно.
Най-важните изводи
- Промените в Word могат да се проследяват в реално време.
- Можеш да приемаш или отхвърляш промени, за да останат всички редакции разбираеми.
- Използването на коментари улеснява комуникацията между авторите.
Активиране на проследяването на промени в Word
За да използваш функцията за проследяване, трябва първо да я активираш. Това става в таб „Преглед“.
Кликни върху бутона „Проследяване“. Също така имаш възможността да заключиш проследяването за целия документ, така че да не могат да се правят допълнителни промени без проследяване.
Забележка: Когато проследяването е активирано, всички промени, които въвеждаш, се маркират в различен цвят, за да бъдат лесно разпознаваеми.
Извършване на промени в текста
Сега можеш да започнеш да правиш промени в документа. Например, изтрий отсечки от текст или вмъкни нови. Всичко това се документира автоматично.
Когато променяш дума или ред от текст, това място се маркира в червено и с черта, а новият вход се показва.
Това е особено полезно, за да се увериш, че всички участници виждат направените промени.
Приемане или отхвърляне на промените
След като направиш промените си, коректорът или съставителят на документа може да реши дали тези промени трябва да бъдат приети.
За да приемеш промяна, просто кликни „Приеми“. Ако промяната не е желана, винаги можеш да кликнеш „Отхвърли“, за да възстановиш оригиналната текстова част.
Тази възможност гарантира удобен и ясен преглед на това, кои промени са одобрени или отхвърлени.
Използване на коментари за преработка
Още една полезна функция е коментарната. Можеш да маркираш части от текста и да добавиш коментар, което значително улеснява комуникацията между потребителите.
Просто кликни на желаното място в документа, за да добавиш коментар. Другият редактор може директно да отговори на този коментар и да постави уточняващи въпроси.
За да видиш целия обхват на направените промени, можеш да промениш изгледа така, че да се показват всички промени или само коментарите.
Показване и управление на промените и коментарите
В областта за преработки можеш да видиш всички промени и коментари в компактен списък. Така ще имаш представа за това, какво е било променено и кои коментари остават отворени.
Можеш да промениш изгледа според нуждите си, като например покажеш списъка хоризонтално или вертикално.
Тази гъвкавост е особено полезна, за да получиш бърз преглед на статуса на документа.
Завършване на документа и окончателен преглед
След като завършиш редакцията, можеш да върнеш документа. Имаш възможността да прегледаш отново последните промени, преди да завършиш документа.
Използвай бутоните за Приемане или Отхвърляне, за да се увериш, че всички промени съответстват на твоите очаквания.
Например, ако отхвърлиш определена промяна, тя незабавно се отмени и останалата дума се запазва.
Резюме
Функциите за проследяване и коментиране в Microsoft Word са много полезни, когато няколко лица работят по един документ. Винаги имаш възможност да проследиш промените и да вземеш решения, свързани с документа. Чрез прозрачната комуникация и ясната документация на промените, последващата редакция става по-лесна и ефективна.
