Макроси в Word - Така оптимизирате своята работа

Макросите могат да ви спестят много работа в Word, като автоматизират повтарящи се задачи. Независимо дали редовно форматирате текстове или създавате сложни документи, с макросите икономисвате ценно време. В това ръководство ще ви покажа как можете да записвате и използвате макроси - по лесен и разбираем начин.

Най-важни изводи

• Макросите позволяват автоматизирането на повтарящи се задачи.
• Можете да свържете макроси с комбинации от клавиши.
• Записването на макроси в Word е лесно, след като владеете основите.

Стъпка по стъпка ръководство

Първо трябва да отворите документ в Word. Тук ще създадете макроси, които ще ви помогнат да изпълнявате специфични повтарящи се задачи по-ефективно.

За да създадете първия си макро, трябва да отбележите текстова част. Този текст по-късно ще бъде използван от макроса.

Отидете в лентата с менюто и изберете раздела „Изглед“. Тук ще намерите опцията „Макроси“ и след това можете да изберете „Запис на макро“.

Сега ще бъдете попитани за име на новия макро. Изберете кратко и описателно име. В този случай аз наричам макроса „Форматиране на параграф“.

Ще ви бъде попитано дали искате да свържете макроса с бутон или комбинация от клавиши. Препоръчвам избор на комбинация от клавиши, за да може макросът да се използва по-бързо. Избирам комбинацията „Alt + Shift + N“.

След като определите комбинацията от клавиши, можете да започнете записа. Обърнете внимание, че сега записвате всички стъпки, които по-късно искате да автоматизирате.

Форматираме текста. Например, можете да подчертаете текста или да му дадете по-интензивен формат.

Допълнително може да добавите евентуално инициали пред текста. Тези индивидуални приспособления ви предоставят още по-голяма гъвкавост.

Ако сте доволни от записа на макроса, можете да го спрете като отидете отново в „Изглед“ и след това „Макроси“, където избирате опцията „Спиране на записа“.

Ако предпочитате, можете да прекъснете записа по-късно и да го продължите. Това е полезно, когато искате да записвате повече промени поетапно.

След приключване на записа можете да използвате създадения макро по всяко време, като просто натиснете зададената комбинация от клавиши. Просто маркирайте желаната част от текста.

В този случай отново използвам моята комбинация от клавиши „Alt + Shift + N“ и наблюдавам как макросът прилага незабавно направените от мен промени.

Можете непрекъснато да приспособявате и разширявате командите във вашите макроси. Така ще можете да създадете цели процеси, които ще ви спестят още повече време.

Нормално е да се изисква малко търпение, за да научите как да използвате макросите. Те могат да изглеждат сложни, но времето, което вложите в разбирането им, ще се оправдае.

Прилагайки макросите, опитни потребители могат да изпълняват задачи по-ефективно и да увеличат значително продуктивността си.

Имате ли още въпроси по темата? Аз съм налична, за да ви предоставя кратки отговори в коментарите. Основни проблеми в програмирането могат да бъдат обсъдени по време на нашата следваща лекция.

Обобщение

Научихте се как да записвате и използвате макроси в Word, за да направите работата си по-ефективна. С малко практика скоро ще се възползвате пълноценно от тази мощна функция.