Износът на Word документ в PDF или XPS формат е важно умение, което трябва да усвоите, за да предадете вашите документи професионално и сигурно. PDF файловете са особено полезни, защото запазват оформлението и форматирането на вашия документ, така че той да изглежда точно както сте планирали. Тук ще научите как да успешно извършите това стъпка по стъпка.
Най-важните изводи
- Износът в PDF/XPS запазва оформлението и форматирането.
- Има различни типове файлове, които можете да изберете.
- Износът е интуитивен и безпроблемен процес.
Ръководство стъпка по стъпка
За да изнесете Word документ в PDF или XPS формат, следвайте тези прости стъпки:
Стъпка 1: Отворете файла и изберете опция за износ Първоначално отворете Word документа, който желаете да изнесете. За да стартирате процеса на износ, кликнете върху „Файл“ в горния ляв ъгъл на екрана. Там ще намерите опцията за износ.
Стъпка 2: Разберете опциите за износ При износа можете да изберете в кой формат да запазите документа си. Word 2016 автоматично предлага да го експортирате като PDF или XPS. Тези формати предлагат предимството, че данните в тях остават непроменени и оформлението, както и изображенията, се запазват също.
Стъпка 3: Изберете файлов формат Имате възможност да изберете различни файлови формати. По подразбиране се предлага „PDF“ или „XPS“. Въпреки това, ако искате да запазите оригиналния Word документ в формат .docx, можете да настроите това. Просто щракнете върху списъка отдолу и изберете желания формат.
Стъпка 4: Други файлови формати Освен PDF формата, има възможност да конвертирате в по-стари Word формати, които просто носят разширение .doc или в шаблонни формати (.dotx). Освен това можете дори да запазите документа си във формат за OpenOffice, ако е необходимо.
Стъпка 5: Запазване на форматирането Важно е да се отбележи, че при запазването в други формати като .txt или rtf, много форматиране може да се загуби. Въпреки това, основните форматиране като шрифт и междуредия остават. Поради това тази опция трябва да се избира само, когато сте сигурни, че не ви е необходимо форматирането.
Стъпка 6: Запазване на документа като уебстраница Още една възможност е да запазите документа като уебстраница. Въпреки това, това не се препоръчва, тъй като Word не е оптимален за създаване на уебстраници. Трябва да го направите само в специфични случаи.
Стъпка 7: Завършване на процеса на износ След като изберете желаната опция, щракнете върху „Запазване под“. В отворящото се диалогово прозорец отново ще видите възможностите за формат. Изберете желания формат и щракнете върху „Запазване“, за да завършите експорта. Вашият документ е запазен в избрания формат и е готов за употреба.
Резюме
Изнасянето на Word документ в PDF или XPS формат е лесен и бърз процес, който предлага важни предимства. Запазвате оформлението и форматирането на документа си и повишавате сигурността, тъй като вече не могат да бъдат направени промени. Благодарение на ясното стъпка по стъпка ръководство, вече можете да изберете желаният формат лесно и да изнесете документа си.
Често задавани въпроси
Как да изнася Word документ в PDF формат?Кликнете върху „Файл“, след това върху „Изнасяне“ и изберете формата PDF.
Защо трябва да запазвам документа си като PDF?PDF файловете запазват оформлението и форматирането и са по-малко уязвими за промени.
Мога ли да запазя Word документа си като уебстраница?Да, това е възможно, но не се препоръчва, тъй като Word не е оптимален за създаване на уебстраници.
Има ли други формати, които мога да избера?Да, можете да изберете също по-стари Word формати, XPS или формати за OpenOffice.
Какво става с моите форматиране, когато изнасям в текстов формат?При износ в текстов формат много форматиране може да се загуби, но основните форматиране като шрифт и междуредия се запазват.
