Графични маркировки
Acrobat предлага не само анотационни инструменти, но и такива за графични маркировки. Ще ги намерите след като покажете лентата с коментари в категорията Графични маркировки.
Символите на тези инструменти в лентата с коментари вече показват с какви форми може да се рисува. При мишкови ходове се показва и кратко описание на маркерния инструмент.
В горния ред ще откриете инструменти, с които можете да създавате затворени форми като правоъгълници, линии, стрели и елипси.
С инструментите в реда под тях може да създадете собствени форми.
С молива можете да скицирате свободни форми (което може да бъде малко неудобно с мишката - с графична таблетка обаче това се прави много по-лесно) и с гумата вдясно може да правите корекции.
Маркировките може да бъдат маркирани и по-късно с инструмента за избор. Те след това получават рамка за позиция, която може да се премества и мащабира.
С двоен клик върху тях се отваря прозорец за бележка, в който може да напишете коментар.
След свиване на бележката тя се добавя към формата като миниатюрен символ за бележка. При мишково прехвърляне се показва коментарът.
Сортиране и филтриране на коментари
Всички анотации и графични маркировки се съхраняват не само на страницата, но и допълнително в списъка с коментари. За перфектен преглед в него се показват използваният инструмент (например молив или заместване на текста), името на автора (което е много полезно при участието на няколко човека), страницата на съответния коментар в документа и времевият маркер. В горната част на списъка с коментари има поле за въвеждане на дума, по която коментарите могат да бъдат търсени. Чрез кликване на малкото символче за сортиране можете да промените логиката на подреждане на коментарите в списъка.
С кликване върху малкото символче отдясно можете да филтрирате коментарите според тип (което означава различните инструменти за коментари и маркиране), проверяващ и статус, за да получите по-бърз обзор.
Експортиране на коментари
В горния десен ъгъл на списъка с коментари има малко бутон за опции. С кликване върху него се отваря меню с допълнителни команди. С опцията Експортиране на всичко във файл с данни създавате файл FDF, в който са само коментарите и маркировките на текущия документ. Този файл можете да използвате за обмен на коментари с други потребители, когато изпращането на целия документ - например поради големината на файла - е твърде неудобно.
Получателят може да внесе този файл в неговия некоментиран документ по същия начин, след което ще има достъп до всички коментари.
Ако основният документ на PDF е Word файл, Acrobat предлага функцията Експортиране към Word, която предлага значително разширена функционалност за сътрудничество между двете програми, подобно на режим за преработка в Word.
По този начин може да се импортират и приемат направени корекции със специфични инструменти за текстови коментари в PDF в Word файл, без да е необходимо те да се извършват ръчно.
За целта кликнете в менюто за опции на списъка с коментари върху Експортиране към Word.
След това се отваря прозорец със съвети за импортиране на коментарите от PDF в Word файл.
След като щракнете върху OK, се отваря диалоговият прозорец за импортиране на Word. Тук използвайте бутона Започни за първоначално намиране на Word файл. (Ако той се намира в същата папка като PDF файла, той вече е в полето Word файл за импорт на коментар).
В областта Избор на видове коментари за импортиране може да се избере филтър за коментарите, които трябва да бъдат импортирани. След това щракнете върху Продължи.
Сега файлът с Word се отваря и коментарите се импортират. Те се представят отново в отделна лента вдясно и указват с пунктирни линии върху съответните места в текста. В горен прозорец се появява съобщение за успешен импорт и преглед на резюме.
За приемане на корекциите, направени в Acrobat, кликнете върху Интегриране на текстови промени.
Сега програмата преминава към първото място за корекции и в нов прозорец можете да приемете промяната с кликване върху Приложи.
Ако искате да контролирате корекциите поотделно, кликнете върху Напред и след това върху Приложи или Отхвърляне. Ако поставите отметка в чекбокса Автоматично напред, Word автоматично продължава към следващата позиция на коментара.
След като сте сигурни, че всички предложени корекции трябва да бъдат приети, натиснете Приложи останалите. След потвърждение на сигурносното запитване всички корекции се прилагат наведнъж.
Маркировките и коментарите в PDF файла, които не инициират корекции по текста, не могат да бъдат прехвърлени директно в Word файла. Те остават видими в лентата за преглед в Word за ръчно преработване.
Създаване на обобщение на коментарите
За да създадете обобщение на коментарите към съответните места в документа, щракнете в менюто с опции на списъка с коментари върху записа Създаване на обобщение на коментарите.
В отварящия се прозорец можете да направите различни настройки за изхода на синопсиса, като общ или отделен изход за документа и коментарите, формат, размер на шрифта и цвят.
След като кликнете върху Създаване на обобщение на коментарите …
… тя се отваря в предварително дефиниран вид като ново самостоятелно PDF документ и може да бъде отпечатана при необходимост.