Какво е проектът? Основи на дефинирането на проекта

В днешния бързоразвиващ се бизнес свят е от съществено значение да имате яснота относно основните термини на управлението на проекти. Ако искате да сте компетентен управител на проекти или активен член на екипа, разбирането какво е проект и как се дефинира, е първата стъпка към успеха. Тук ще научите всичко съществено за дефиницията на проекта и защо тези познания са от съществено значение.

Най-важните изводи

• Проектът е временно предприятие за предоставяне на уникален продукт, услуга или резултат.
• Проектите са временно ограничени във времето с ясно начало и край.
• Проектът изисква специфични ресурси като бюджет, материали и участници.
• Всеки проект има дефинирана цел, която трябва да бъде достигната.
• За успеха на проекта е от съществено значение заинтересованите страни и те трябва да бъдат взети предвид от началото.

По стъпкова инструкция за дефиниране на проекта

1. Какво е проектът?

В началото е важно да се дефинира понятието "проект". Според дефиницията на Института за Управление на Проекти (PMI) проектът е "временно предприятие за предоставяне на уникален продукт, услуга или резултат". Тази дефиниция е основата, върху която се гради разбирането ви за управлението на проекти.

2. Защо временно?

Понятието "временно" означава, че проектът има определена начална и крайна дата. Той не продължава неограничено, а има ясна рамка, която го отличава от ежедневните операции. Проектите са временно ограничени и имат дефинирана цел, която трябва да бъде постигната в определен времеви рамки.

3. Уникалност на проекта

Много важен аспект е, че всеки проект се стреми към уникален резултат. Без значение дали става въпрос за разработка на продукт, услуга или специфичен резултат, важно е това да не се повтаря редовно. За да се подчертае уникалността, представете си, че сте част от отбор, който строи нова система за онлайн пазаруване. Това е уникален проект, дори и да може да използва много от същите принципи като предходни проекти.

4. Управление на ресурсите

Ресурсите са основна част от всеки проект. Те не само включват материали, но и бюджет и участници. Управителят на проекта трябва да се увери, че необходимите средства се разпределят ефективно. Ресурсите са обикновено ограничени, поради което планирането и използването на тези ресурси са от съществено значение за успешен проект.

5. Синергия на проекта

В един проект често работят участници от различни отделния. Този междисциплинарен екип допринася с необходимите умения и перспективи, за да постигне целта на проекта. Добър пример за такива синергии е, когато маркетингът, ИТ и продажбите се работят заедно за въвеждането на нов продукт, за да се гарантира, че всички аспекти от разработката до продажбата са добре координирани.

6. Дефинирайте целите

Винаги проектът е свързан с цел. Трябва да започнете с текущото състояние и да установите целта, която трябва да достигнете. Например, за нов продукт трябва да създадете опаковка в определен срок. Началната ви цел и времевите рамки ще помогнат за управлението на проекта и предприемането на необходимите стъпки.

7. Времеви рамки и краен срок

Всеки проект изисква ясна линия за изпълнение. Трябва да се уверите, че всички задачи се изпълняват в определените времеви рамки. Например, ако продуктът трябва да бъде пуснат на 3 август, съответната опаковка трябва да бъде завършена навреме.

8. Бюджетиране и финансови средства

Обикновено проектът има определен бюджет, който трябва да бъде спазен, въпреки че в определени случаи е оправдано да се имат предвид отклонения. Добре дефинираният бюджет ви позволява да разпределите ресурсите правилно и да избегнете грешки, които биха могли да доведат до финансови проблеми.

9. Управление на заинтересованите страни

Всеки проект включва заинтересовани страни - групи или лица, които имат интерес към проекта или са засегнати от резултатите му. Това включва не само участници, но и клиенти, доставчици или инвеститори. В проекта трябва да вземете предвид как заинтересованите страни са ангажирани и какви очаквания имат.

10. Ролята на управляващия на проекта

Управляващият на проекта играе централна роля в целия процес на проекта. Той или тя се грижи да бъдат координирани и изпълнени своевременно всички задачи. Управляващият на проекта носи отговорност също и за комуникирането на всички съответни информации относно напредъка, постиженията и предизвикателствата в проекта.

Резюме

Ясното дефиниране е основата на всяка успешна проект. Проектът е временен и уникален и изисква специфични ресурси и ясно определени цели. Важна роля играят заинтересованите страни, а управляващият на проекта се грижи да бъдат подредени всички аспекти на проекта.