Дали е необходимо управление на проекти? Едно изчерпателно чеклиста

Въпросът дали управлението на проекти е необходимо се задава често, преди да започнете с нова задача или проект. Има много неразбирателства относно какво представлява проект и кога е наистина необходимо управление на проекта. В този текст ще научите практическа чеклиста, която ще ви помогне да оцените нуждата от управление на проекта. Информацията е от видео урок и е предназначена да ви даде ясен преглед.

Най-важните изводи

• Не всеки проект изисква задълбочени познания по управление на проекта.
• Чеклиста може да помогне да се определи дали управлението на проекта е от значение за вашата задача.
• Вземете предвид много фактори като сложност, ресурси и необходимостта от редовни срещи.

Стъпка по стъпка ръководство

Започнете с различните аспекти, които трябва да вземете предвид, за да определите дали управлението на проекта е необходимо за вашата конкретна задача. Този чеклист включва десет точки, които ще ви помогнат да вземете основано решение.

1. Задачата ли е нова за вас?

Първо трябва да си зададете въпроса дали задачата е нова и непозната за вас. Ако да, може би е разумно да управлявате проект. Новите проекти често изискват планиране и координация, които може би не можете да се справите още. Внимателно проверете дали трябва да отбележите това.

2. Задачата ли е сложна или иновативна?

Тук става въпрос дали става дума за разработка на нов продукт или за сложна задача. Предизвикателството ли е голямо и неясно? Сложните проекти обикновено изискват по-задълбочено планиране и организация. Ако можете да потвърдите този критерий, добавете го към чеклистата си.

3. Дали са засегнати различни отдели?

Ако участват няколко отдели в проекта, вероятно е необходимо управление на проекта. При участието на различни членове на екипа и специализации е важна ясна комуникация и организация. Разгледайте дали трябва да отбележите това.

4. Работят ли в проекта външни лица?

Разгледайте дали външни служители или доставчици участват в вашето начинание. Например, ако включите графичен дизайнер в проекта си, ще трябва да се извършат някои координационни задачи. Това също отразява необходимостта от управление на проекта.

5. Дали са необходими редовни срещи?

Вашият екип ли е ангажиран със съдържанието на проекта и изисква ли редовни актуализации и срещи? При ежедневни задачи не са необходими такива срещи, но ако задачата ви е по-сложна или има повече участници, трябва да планирате редовни срещи.

6. Трябва ли да се надзирава задачата?

Един от важните въпроси е дали задачата трябва да се надзирава. Ако никой не поеме отговорността за развитието или напредъка, проектът вероятно ще отнеме много време и ще бъде неефективен. Тук също трябва да отбележите ако този критерий се отнася към вас.

7. Задачата ли изисква дълъг период на изпълнение и участие на екип?

Ако задачата е планирана за дълъг период от време, може да е от полза да създадете екип. Кратките задачи, които могат да бъдат изпълнени в рамките на един ден, нямат нужда от обстойно управление на проекта. За по-дългосрочни проекти, координирането на различни аспекти е от съществено значение.

8. Включва ли проектът високи финансови рискове?

Дали проектът е от икономическо значение за компанията? Високите финансови рискове могат да бъдат важен сигнал, че трябва да се приложи управление на проекта. Тук трябва да се извърши детайлен преглед дали управлението на бюджета и ресурсите би трябвало да бъде наблюдавано от управителя на проекта.

9. Подкрепя ли проектът конкурентното предимство?

Ако проектът помага за укрепване на позицията на компанията в конкуренцията, може да си струва да обърнете специално внимание на управлението на проекта. Управителят на проекта може да помогне да се разработят стратегии, които позволяват на компанията да придобие предимство пред конкурентите.

10. Колко точки сте отметнали?

В заключение е важно да се прецени колко от точките успяхте да потвърдите за вашия проект. Чим повече критерии са изпълнени, толкова по-необходимо е управлението на проекта. Тази обобщена информация ще ви помогне да вземете по-добри решения дали и колко основателно е необходимо управление на проекта.

Резюме

Търсенето на необходимостта от управлението на проекти е съществен стъпка, преди да започнете нова задача. Чеклистата ви предоставя полезно ориентиране. Чим повече точки са изпълнени, толкова повече трябва да се запознаете с различните методи за управление на проекти.