След като вече се запозна с първата задача за упражнение в управлението на проекти, сега ще научиш как да изградиш основните въпроси, които трябва да бъдат уточнени в рамките на един проект, по ефективен начин. Този урок ще те запознае с централните точки, които трябва да вземеш предвид, за да можеш ясно да дефинираш проектната задача и успешно да изпълниш своите задачи.
Най-важните изводи
- Дефинирай целта и стратегическата релевантност на своя проект.
- Уточни отговорностите и ресурсите, налични за теб.
- Вземи предвид целевата аудитория и специфичните изисквания за проекта.
- Поддържайте редовна комуникация със заинтересованите страни.
Стъпково ръководство за уточняване на проектната задача
Уточняването на проектната задача е решаваща стъпка за успеха на твоя проект. Трябва да зададеш различни въпроси, за да събереш всички необходими информации.
1. Защо проектираме опаковката? Първият въпрос, който трябва да уточниш, е защо въобще се извършва проектът. Това ти помага да разбереш какъв стратегически принос вноси проектът. Каква полза има компанията от новата опаковка? Това обикновено изисква ясен разговор с твоя началник или поръчител.
2. Какъв резултат се очаква? В следващата стъпка трябва да уточниш първоначално дефинирания желан резултат. Какви резултати се очакват от проекта? Важно е да се вземат предвид единиците като бюджет, времеви рамки и специфични изисквания. Също така трябва да се увериш, че резултатите са измерими.
3. Кой е поръчителят? Тук е важно да уточниш отговорностите. Кой конкретно е поръчителят? Това дали е твоят директен началник, друг отдел или външен клиент влияе на начина, по който ще управляваш проекта и какви може би са различните изисквания.
4. Кой е част от екипа по проекта? Изгледай какви ресурси имаш на разположение. Какви членове на екипа следва да включиш и колко са те? Разгледайте също и квалификациите, които членовете на екипа притежават.
5. За колко време стоят на разположение членовете на екипа? Важно е да знаеш за колко време членовете на екипа ти стоят на разположение за проекта. Да ли са ограничени във времето си от други проекти? Това може сериозно да повлияе на твоето планиране.
6. Кога започва проектът? Още един аспект е времевата рамка на проекта. Кога започва проектът и кога трябва да бъде доставен крайният продукт? Трябва да се увериш, че всички необходими стъпки са завършени преди реалния старт на продукта.
7. Колко бюджет е наличен? Бюджетът е решаващ фактор в управлението на проекти. Уточни какъв е бюджетът, предвиден за твоя проект, и дали има място за корекции, ако проектът се окаже по-обемист, отколкото се очаква.
8. Има ли важни етапи, които трябва да се вземат под внимание? Определи дали вече са установени ключови етапи, които трябва да вземеш под внимание по време на проекта. Те могат да помогнат за мониторинга на напредъка и за направа на своевременни корекции.
9. Кой е целевата аудитория? Целевата аудитория е още един важен аспект, който трябва да вземеш предвид. Кой е адресат на продукта? Това включва и създаването на персони, за да разбереш по-добре интересите и поведенческите характеристики на твоята целева аудитория.
10. Има ли специфични изисквания или правила? Трябва да разбереш дали има специфични изисквания или правила, които трябва да спазваш. Това може да включва например изисквания за използване на материали или дизайн. Тези изисквания влияят върху креативния процес.
11. Как ще бъде управлявана комуникацията? Определи как често трябва да предоставяш доклади на заинтересованите страни и в какъв формат се очакват те. Дали трябва да има ежедневни срещи или е достатъчно седмична комуникация? Това е важно, за да се избегнат недоразумения.
12. Има ли правила за документация? Накрая, трябва да уточниш какви изисквания се предявяват към документацията. Има ли конкретни шаблони или можеш да свободно форматираш? Ясната документация допринася за проследимостта на твоя проект.
Резюме
Уточняването на проектната задача е основен елемент на управлението на проекти, който гарантира, че всички заинтересовани страни разбират ясните цели и очаквания. Това не само увеличава ефективността, но и намалява риска от недоразумения и грешки. Чрез отговорите на гореспоменатите въпроси ще създадеш здрава основа за развитието на проекта си.
