Управлението на проекта се значително опростява чрез използването на подходящи инструменти. Microsoft Project е ценна подкрепа в този процес. Чрез шаблоните имаш възможността да планираш и контролираш проектите си по ефективен и целенасочен начин. Този урок те научава как да използваш различните шаблони в MS Project оптимално.
Най-важните изводи
- MS Project предлага множество безплатни шаблони за различни области на приложение.
- Шаблоните могат да бъдат сортирани по категории, за да се осигури по-бързото им избиране.
- Можеш да променяш шаблоните и да добавяш собствени данни, за да ги използваш за конкретни проекти.
- Бележките и обратните препратки към предшествениците са включени в шаблоните и улесняват управлението на проекта.
Стъпка по стъпка насоки
За да използваш шаблоните в MS Project, следвай тези стъпки:
1. Намиране на шаблони
След като отвориш MS Project, премини към "Нов". Там ще намериш опцията "Повече шаблони". Кликни върху нея, за да получиш преглед на наличните шаблони.
2. Преглед на шаблоните
В тази област ще видиш празен шаблон, както и предварително подготвени шаблони за конкретни проекти, като бюджета или планирането на проекта. Тук също така можеш да разпознаеш вече използвани шаблони.
3. Сортиране на шаблоните по категории
За да улесниш избора, имаш възможността да сортираш шаблоните по различни категории като "Проекти", "Учебни инструменти" или "Маркетинг". По този начин можеш бързо да намериш шаблона, който най-добре отговаря на проекта ти.
4. Използване на шаблони
След като намериш подходящ шаблон, кликни върху "Създай". Това зарежда шаблона в проекта ти. Получаваш незабавен достъп до съответните таблици и данни.
5. Приспособяване на данните
Сега можеш да приспособиш предвидената шаблон. Добави своите специфични данни, за да направиш шаблона си релевантен за проекта ти. Например, в шаблона за стойност на приходите можеш да въведеш стойности, които са важни за проекта ти.
6. Планиране на проекти с конкретни шаблони
Ако искаш да управляваш конкретен проект, като например Six Sigma, на разположение са ти и шаблони. Те показват различните фази и задачи, които са важни за такъв проект.
7. Вземане предвид на агилни методи за управление на проекти
Още едно предимство на MS Project е възможността да включиш и агилни методи. Търси шаблони за агилно управление на проекти или маркетингови планове, за да ги интегрираш в проекта си.
8. Създаване на маркетингови планове
Чрез маркетинговия план, който е настроен за 205 дни, можеш да планираш и разпределиш детайлно отделните стъпки и операции. Шаблонът ти помага да запазиш прегледа и да използваш ресурсите ефективно.
9. Добавяне на бележки
За да документираш мислите си, можеш да добавиш бележки за съответните операции. Просто кликни върху съответната операция и добави бележката си.
10. Въвеждане на предшественически връзки
Една интересна функция на MS Project е възможността да зададеш предшественически връзки. Можеш да свържеш различни операции помежду си, за да постигнеш по-добро управление на времето.
11. Създаване на собствени шаблони
След като придобиеш усещане за различните шаблони, можеш да създадеш собствен шаблон. Използвайте това, за да отговорите на специфичните изисквания на вашия проект.
Резюме
Използването на шаблони в MS Project ви позволява да планирате и организирате проекти ефективно. Представените стъпки ви помагат да откриете подходящия шаблон, да го приспособите и успешно да управлявате собствените си проекти.
