Управлението на ресурси е решаващ елемент от проектното планиране в MS Project. В този урок ще научите как да управлявате различните ресурси и тяхното оптимално използване. Ще разгледаме как да анализирате използването на ресурсите и как да се уверите, че няма да възникнат липси на персонал. Този наръчник ще ви покаже стъпка по стъпка как да го направите ефективно.
Най-важните изводи
- Използването на ресурси се документира в часове.
- Можете да проверите колко е зает определен ресурс.
- Препоръчително е да използвате ресурсната таблица за коригиране на данните.
- Календарът на ресурсите може да бъде конфигуриран по различен начин.
Стъпка по стъпка насочване
За да се справите с управлението на ресурси в MS Project, следвайте следните стъпки:
1. Достъп до управлението на ресурси
Стартирайте MS Project и отворете проекта, за който искате да управлявате ресурсите. Отидете в прегледа на ресурсите, които сте създали за вашия проект. Тук можете да видите всички ресурси и да анализирате тяхното използване.
2. Анализ на използването на ресурси
Сега преглеждате внимателно използването на ресурсите. Под раздел „Ресурси“ можете да видите кога и колко работа е необходима от всеки ресурс. Например, инструментът ви показва, че определено лице е планирано за 3 часа за мозъчна атака.
3. Проверка на заетостта на ресурсите
Важно е да следите заетостта на ресурсите. Така можете да разберете дали дадено лице е претоварено или недостатъчно заето. Например можете да изберете ресурса „Мюлер“ и да видите, че той е надвърлян, ако има няколко задачи едновременно.
4. Извършване на смяна на ресурсите
В MS Project можете да превключвате между различните ресурси, за да проверите тяхното използване в различни фази на проекта. Чрез плъзгане в прозореца можете бързо да превключите между различни ресурси като „Хайнц“, „Шулц“ и други.
5. Коригиране на данните за ресурсите
Таблицата на ресурсите ви предлага много възможности за коригиране. Можете да променяте имена, да коригирате присвояването на ресурси и да описвате типа на ресурсите. Освен това можете да въведете единици като например време в проценти (например 100% или 50%).
6. Фиксиране на разходите за ресурсите
Имате възможност да въведете ценови ставки за вашите ресурси. Можете да укажете колко струва всеки ресурс на час. Например може да посочите че за всеки използване на „Метал“ се заплаща 50 €.
7. Пристройка на календара за ресурсите
Също е уместно да конфигурирате календарите за индивидуални ресурси. Например можете да укажете за „Шулц“ че работи по календар за нощна смяна. Това може да бъде решаващо за правилното планиране.
8. Подробен преглед на ресурсите
След като сте направили настройки на различните ресурси, можете да разгледате всеки ресурс индивидуално. Изберете ресурса и се върнете към маската. Тук може да видите допълнителни детайли за избрания ресурс.
9. Проверка на внесените промени
Преди да продължите с проекта си, трябва да проверите всички направени промени. Уверете се, че всичко е вярно вписано за ресурсите и че няма претоварване.
Обобщение
В този урок научихте основните стъпки за управление на ресурси в MS Project. Вече знаете как да анализирате използването на ресурсите, да проверите заетостта, да фиксирате разходите и да приспособите календара. С тези знания сте добре подготвени за ефективното управление на вашия проект.
