Свързването на база данни Access с Microsoft Visio ти дава множество възможности за визуализиране и анализ на данни. Този урок ще ти покаже стъпка по стъпка как да установиш тази връзка и как да използваш данните в Visio ефективно. Следвай указанията и използвай своите Visio диаграми за креативно и ефективно представяне на данните си.
Най-важните изводи
- Можеш да свържеш база данни на Access с Visio, за да представиш данните си визуално.
- Важно е да се увериш, че са зададени правилните типове данни в Access, за да се избегнат проблеми при импортирането.
- Интеграцията позволява използването на форми в Visio, които директно са свързани с данните от базата данни на твоя Access.
Ръководство стъпка по стъпка
1. Инсталиране на Access на компютъра си
Преди да започнеш да свързваш Access и Visio, увери се, че Microsoft Access е инсталиран на компютъра ти. Без това приложение няма да можеш да създадеш необходимите бази данни.
2. Създаване на нова база данни в Access
Стартирай Microsoft Access и създай нова база данни. Направи десен клик върху менюто и избери "Нов". Наречи базата данни „Database 1“ и я отвори с двойно кликване или с Enter.
3. Пренебрегване на предупрежденията за сигурност
Ако Access покаже предупреждение за сигурност, можеш да го пренебрегнеш. Кликни върху "Активиране на съдържанието", за да дадеш пълен достъп на приложението.
4. Създаване на таблица в базата данни
За да организираш данните, създай нова таблица. Кликни в менюто „Таблица“, за да генерираш нова таблица. Access автоматично създава колона за ИД, която служи като основен ключ.
5. Добавяне на колони за данните
Сега добави нов колона с кратък текстов тип данни. Например можеш да въведеш продуктите „Продукт А“, „Продукт Б“ и „Продукт С“ в списъка. Не забравяй да зададеш правилните типове данни за съответните колони. Данните за оборота трябва да се въведат като числова стойност.
6. Въвеждане на данни в таблицата
Въведи в третата колона оборотните стойности за продуктите. Например можеш да въведеш „4321 € за Продукт А“, „3546 € за Продукт Б“ и „5312 € за Продукт С“. Внимавай, че въвежданията са числени и правилно форматирани, за да няма проблеми при импортирането по-късно.
7. Запазване на таблицата
След като въведеш всички данни, запази таблицата. Използвай „Ctrl + S“ или кликни върху иконата за запазване. Избери „Запази като“, за да си увериш, че таблицата ти е запазена успешно в базата данни.
8. Отваряне на Microsoft Visio
Затвори Microsoft Access и отвори Microsoft Visio. Създай нов документ, като правиш десен клик и избираш „Майкрософт Visio-чертеж“. Наречи новия документ „Свързване с Access“.
9. Избор на данни в Visio
Избери в Visio от менюто „Данни“ опцията „Персонализиран импорт“, за да създадеш връзка с Access. Това ще те доведе до диалоговия прозорец за импортиране на данни.
10. Избор на база данни на Access
В диалоговия прозорец за импортиране избери, че желаеш да свържеш Access база данни. Кликни върху „Преглеждане“, за да отвориш рано създадената от теб „Database 1“.
11. Избиране на таблица в Access
След като отворите базата данни, ще бъдете попитани коя таблица искате да внесете. Изберете „Таблица 1“ и кликнете „Напред“. Вече можете да изберете всички колони, които искате да бъдат внесени.
12. Завършване на вноса
Кликнете „Завърши“, за да завършите вноса. Сега трябва да сте създали връзка между Visio и базата данни на Access. Проверете дали връзката е успешна, като прегледате показаните данни.
13. Използване на фигури в Visio
Сега можете да поставяте фигури в Visio и да ги връзвате с внесените данни. Натиснете и задръжте бутона „Ctrl“ и добавете желаните фигури A, B и C за съответните продукти.
14. Връзване на фигурите с данни
За да свържете фигурите с данните за достъп, можете да кликнете с десния бутон върху избрана фигура и да изберете „Свържете с избраната фигура“. Обърнете внимание, че е избран правилният източник на данни.
15. Предизвикателства и избор на данни
С този метод можете директно да интегрирате данните от Access във вашия Visio диаграма и да ги актуализирате автоматично. При нужда може да използвате и различни релационни бази данни.
Резюме
В този урок научихте как да създадете база данни в Access, да въведете данни, да ги запазите и да установите връзката с Microsoft Visio. Чрез тези стъпки можете ефективно да визуализирате данните си и да постигнете ясно, прегледно представяне на информацията си в Visio.
Често задавани въпроси
Как да инсталирам Microsoft Access?Можете да инсталирате Microsoft Access чрез пакета Microsoft 365 или да го закупите отделно.
Мога ли да свържа и други бази данни освен Access?Да, Visio поддържа връзка и с други релационни бази данни като SQL.
Какъв тип данни трябва да избера за оборотни стойности в Access?Оборотната стойност трябва да бъде декларирана като числова стойност, за да могат да бъдат извършвани правилни изчисления.
