Създаването на диаграми на потока е забележително умение, което ви помага да представяте процесите ясно и ефективно. Особено функционалните диаграми на потока в MS Visio ви дават възможността да представите визуално различни области на вашата фирма и техните взаимодействия. С този наръчник ще научите по стъпките как да създадете и приспособите функционален диаграм на потока в MS Visio, за да визуализирате ефективно процесите във вашата фирма.
Най-важните изключения
- Функционалните диаграми на потока помагат за представяне на взаимодействията между различни отдели.
- MS Visio предлага специални форми за функционални диаграми на потока.
- Приспособленията на отделните форми са лесни, за да отговарят на конкретните изисквания.
Наставление стъпка по стъпка
За да създадете функционален диаграм на потока, следвайте тези стъпки:
1. Създаване на празен диаграм на потока
Първо трябва да създадете празен диаграм на потока. Отворете MS Visio и изберете категорията "Стандартен диаграм на потока". Натиснете "Създай", за да отворите новия си лист.
2. Избор на форми
Сега можете да видите необходимите форми в ляво. Тук има и стандартни форми за диаграми на потока, както и специални функционални форми на разположение. Те могат да се намерят в категорията "Диаграма на потока". Изберете желаните форми, за да оформите диаграмата си.
3. Добавяне на област на отговорност
Сега добавете област на отговорност. Когато изберете формите за функционални диаграми на потока, горе се появява нов раздел. Тук можете да визуализирате отделите, които участват в процеса, като например логистиката.
4. Реализиране на функционални области
Сега искате да покажете още функционални области в диаграмата. Просто изберете функцията и, след като натиснете контролния клавиш, плъзнете формата надолу, за да я дублирате. Преименувайте я на "Търговия", където се обработват информацията за цените на клиентите.
5. Добавяне на допълнителни отдели
След това добавете отдела по финанси, отговорен за контрола. Вашият модел трябва да включва общо четири функционални отдели. В тези области след това добавете специфичните компоненти на процеса.
6. Използване на разделители
За да поясните различните етапи на процеса, можете да добавите разделител. Например процесът може да започне на първия работен ден на месеца и да приключи на петия работен ден. Прост разделител помага да се визуализира това.
7. Копиране на лист
Ако искате да създадете подобен модел паралелно, можете да копирате текущия лист. Така получавате копие и можете да добавите новата информация.
8. Пригодяване на подравняването
След като сте добавили формите си, можете да определите дали диаграмата ви трябва да бъде хоризонтално или вертикално подравнена. Чрез опциите за форматиране в MS Visio можете лесно да промените подравняването.
9. Редактиране на формите
Сега пристъпваме към редактирането на отделните форми. Можете да увеличите размера на шрифта и да промените текста, за да представите съдържанието по-ясно. Например, за логистиката това може да бъде "Планиране на количество".
10. Добави още процесни стъпки
Сега добавете следващите стъпки във вашия диаграм, започвайки с търговията, където да изобразите анализа на цените за клиентите. Внимавайте да приспособите размера на шрифта, така че всичко да е добре четимо.
11. Завършек на процеса и финален анализ
Като контрол от контролния орган следва финалния анализ на оборота, базиран на информацията от други отдели. След като извършиш изчисленията, можеш да качиш данните в инструмент за докладване или да създадеш презентация за управлението.
12. Визуализиране на края на процеса
Завърши диаграмата, като добавиш формата „Край“, за да завършиш процеса. По този начин можеш графично да обобщиш целия междудейностен работен процес и да направиш промени по нужда.
13. Прилагане на шаблони за форматиране
MS Visio предлага разнообразие от шаблони за форматиране, които можеш да приложиш, за да подобриш външния вид на диаграмата си. Разгледай различните опции за стил и избери тази, която най-добре отговаря на твоята презентация.
14. Настройване на заглавието и разделителите
Освен шаблоните за форматиране, можеш също да настроиш разделителите и съответните надписи. Наслади се на възможността да създадеш професионална диаграма, която ясно обозначава фазите на твоя процес!
Резюме
Създаването на междудейностна диаграма в MS Visio не само ти позволява да визуализираш различните етапи на корпоративните процеси, но също така и да ги изчисляваш и споделяш данните ефективно. Чрез използването на форми, разделители и настройки, ти можеш да представиш оптимално процесите си и да насърчиш комуникацията между отделите.
Често задавани въпроси
Какво е междудейностна диаграма?Междудейностната диаграма визуализира взаимодействията и процесите на различните отдели в една компания.
Как да добавя форми в MS Visio?Формите могат да се избират от лявата странична лента и просто да се влачат и пускат върху листа за рисуване.
Мога ли да редактирам диаграмата по-късно?Да, диаграмата може да се променя по всяко време, за да отрази промени в процесите или отделите.
Мога ли да създам няколко диаграми наведнъж?Да, като дублирате листовете за рисуване, можете да създадете няколко диаграми, базирани на един и същ шаблон.
Какво мога да направя, ако формите не се показват?Увери се, че си в правилния тип форма, за да покажеш желаните форми.
