Mezi spolupracovním prostorem a homeoffice - Stefan Riedl se pohybuje mezi těmito dvěma pracovními světy již několik let. Nachází světla a stíny jak zde, tak tam. A pak tu je ještě otázka: Je kancelář na místě vůbec ještě potřebná? Zpráva z praxe...
Odpovídání na e-maily, komentování pracovních listů, připravování prezentací a konání schůzek s kolegy - to vše nejsou důvody, proč je člověk vlastně v kanceláři. Nebo přece jen? Nejpozději od doby, kdy bylo jasné, že digitální transformaci, s níž souvisí pokrok a nový typ pracovních modelů, lze po epidemii Covid-19 v letech 2020/21 zcela jasně očekávat. Osobně praktikuji tento model od roku 2013 a rád vám podělím o své zkušenosti.
Hybridní práce a spolupracovní prostor
Hybridní práce znamená, že člověk tráví část své pravidelné pracovní doby v kanceláři, agentuře nebo firmě a druhou část doma nebo - pokud je člověku doma tesno a nebo pohodlné kostky Lego píchají do nohou - na takzvaných spolupracovních prostorech. To jsou rozsáhlé kancelářské jednotky, které se zaměřují na lidi, kteří potřebují dočasně místo k práci.
Podobné nabídky lze především nalézt v každém větším městě, a "dočasně" se v tomto případě nevztahuje na krátkou práci, ale doslova na čas, kdy se pracuje. S "Daypassem" dostanete přístup na jeden den od 9 do 17 hodin, kde můžete využít Wi-Fi, tiskárnu a kávovar a neomezitě pracovat. Nebo si můžete rezervovat pár týdnů pro projekt zadaný na základě zakázky v prostoru pro spolupráci, až po poslední alternativu: Zůstat tam téměř pořád.
V každém případě je jedno jasné: Pro tento typ pracovního modelu je třeba nejen radost z autonomní práce. Ne, musí se také stanovit nová pravidla pro sociální vzájemné jednání, aby mohlo dojít k nejlepšímu využití času mimo kancelář - přináší totiž výzvy i příležitosti.
Výhody spolupracovních prostorů
Pokud jste poprvé v "spolupráci", začínáte vzrušující den, podobně jako v nové firmě: seznamujete se tam s řadou "kolegů", kteří se věnují různým činnostem, a tak nabízí i prostor diversifikovaný ekosystém mnoha odvětví a oborů. Sami na oběd? Jen pokud na tom trváte. Moderní pracovní místa v industriálním loftovém stylu? Vždy do toho! V takzvaných myslírnách je možné společně "brainstormovat" v klidu, nové nápady zraje, zatímco u tiskárny může začít pohodový šuškání. Celkově jsou pracovní prostory velmi orientovány na ticho a klid. Povolené je totiž telefonování pouze v určených telefonních budkách podle domovního řádu. Dobře promyšlený koncept tak poskytuje příjemnou atmosféru.
V spolupracovním prostoru jsou sdruženy mnohé pozitivní aspekty: Díky flexibilním návštěvním dobám lze rodinný a pracovní život pohodlně skloubit. I když je doma někdy veselo jako v cirkuse, útěk do spolupracovního prostoru může působit zázraky. Čas je také omezený, a pracuje se docela efektivně na svým seznamu úkolů. Večer ještě rychle vytisknout něco na společné tiskárně? Žádný problém. Uložit si donesený oběd do ledničky? Funguje to jako v každé jiné zaměstnanecké kuchyni (i když jen dočasně dobře).
Talenty lze rekrutovat tam, kde jsou doma, a vlastně je bydliště pro zaměstnance volitelné, jak ukazuje mé osobní příklad: Zatímco naše agentura sídlí v Waren (Müritz), mě najdete osobně na jihu Spolkové republiky, konkrétně v třetím největším bavorském městě: v Augsburgu. Dělí mě od mého šéfa úžasných 750 kilometrů. Špatné vyhlídky pro citlivé patriarchy s tendencí k dohledu nad zaměstnanci.
Pro lidi s zdravým důvěřením a výkonnostním pohledem na věci (jako moji šéfové) je hybridní práce logickou možností a efektivním postupem. Také, protože samozřejmě podnikatelé z takových pracovních modelů těží, jelikož není třeba pronajímat tolik kancelářské plochy a související náklady jsou tak přímo ušetřeny.
Beze stínu pochybností: Taková flexibilita obecně zvyšuje spokojenost všech zúčastněných a osobní život-práce-spánek vyváženost. A nejméně z přírodní vědy je známo, že vše se množí podle svého druhu: Spokojení šéfové se starají o spokojené zaměstnance, kteří zase pečují o spokojené zákazníky atd. Win-win-win tedy.
Nevýhody spolupracovních prostorů
Jak se říká? Kde je mnoho světla, tam je také mnoho stínu. Jak je vždy záleží na vlastní perspektivě, ale v některých případech je důležité také množství. Takže existuje několik nevýhod, které by měly být určitě zváženy, aby nedošlo k trvalému frontálnímu útoku na dobrou náladu. Pravděpodobně se to nestane často, ale ne vždy je spolupracovní prostor metaforickým pracovním rájem ticha. Nesobeční kolegové, hlučné prostředí, nečisté kuchyně nebo špatně vybavené kancelářské jednotky ... Seznam možných pochybení může být dlouhý. Seznam překážek je ještě delší.
K tomu se přidávají kolaborativní aspekty: Kdo není trvale fyzicky přítomen v kanceláři, může být někdy zapomenut týmem, který je na místě. Ne z úmyslu, prostě proto, že úsilí poslat e-mail nebo sáhnout po telefonu je prostě vyšší než rychle zavolat zaměstnancům nejnovější zprávy skrze otevřené kancelářské dveře. Z toho pak vyplývá pro pracovníka na dálku nebo spolupracovníka obava, o něco přijít - ať už jde o velmi důležitou zprávu nebo nepodstatnou nepříjemnost.
Naopak kolegové na místě často nemají podrobné informace o tom, na čem zaměstnanec pracuje mimo dosah. Nikdy tam nejsou a před ledničkou nebo u drtiče papíru se také nikdy nepotkají. Takže je snadné, že budou jednoduše přehlédnuti. Vedoucí centrálně organizovaného týmu z decentralizované pozice se stává rovnovážným aktem. O teambuildingu, začlenění do struktury nebo zaškolování nových zaměstnanců nemusíme hovořit při práci na dálku ...
Mnoho nevýhod se vztahuje také na homeoffice. Ve vlastních čtyřech stěnách jste totiž bez odpovídající techniky prostě ztraceni, bez optického vlákna není možné se připojit a bez dobré HD kamery se cítíte minimálně na každém setkání jako "neostrý". Takže zvednuté údaje hovoří o tom, že kvůli četným videohovorům během Koronaviru došlo i ke zvýšení počtu plastických operací, jak informoval ZDF.
Nejlepší ze dvou světů
Koronavirus nás naučil mnohé, ale tři věci jsou zvláště zajímavé, které bych chtěl zmínit v této souvislosti:
- Technologie, hardware a software musí být jednoduše na aktuální úrovni. Tím uděláš radost nejen sobě jako firmě, ale také zaměstnancům.
- Pravda je: Abychom udělali to, co musíme udělat, nemusí mnoho z nás každý den chodit do kanceláře, agentury nebo firmy.
- Samotné homeoffice však může být latentně osamělé, izoluje lidi jeden od druhého (a občas zatěžuje peněženku plastikovými operacemi).
Jako podnikatel je tedy potřeba více než jen umístit zaměstnance do vlastních čtyř stěn a doufat, že byznys bude pokračovat jako dříve. A pro zaměstnance je nezbytná respektabilní míra vlastní iniciativy a samostatné organizace, aby na konci dne mohli závěry všichni zúčastnění zkontrolovat s uspokojením. Byl tedy vytvořen hybridní model střední cesty: Část času strávíte v kanceláři a druhou část doma nebo ve spolupracovním prostoru.
Full-time pracovní model minulých desetiletí, ve kterém se zkrátka zabíjelo čas, pro budoucnost rozhodně není udržitelný. Ale nechat lidi pouze doma a odpovědnost za svůj osud, také přináší rizika. Nejen pro postižené, ale také pro sílu firmy: Ve všech případech jsou přímá osobní setkání podstatnou součástí našeho lidského blahobytu. Tvoří důležité sociální zázemí pro komunikaci a interakci. Offline se nabízí již od 7:30 ráno spousta příležitostí šířit dobrou náladu nonverbálně mávajícími pažemi, nebo později setkání v kavárně, zastavení na chodbě nebo dvouminutová řeč s kolegou z účetnictví.
Právě z těchto interakcí se mimo práci rodí příležitosti k přátelství: Mluví se o víkendu, koníčcích, rodinných přírůstcích nebo sportu. A když nikdo neroste sport, pak lze diskutovat dostatečně o sportovních událostech. Každá tato interakce posiluje spojení s těmito lidmi. A právě tato spojení tvoří podstatnou podmínku pro opravdu silné týmy, s ochotou přiložit ruku k dílu, jít tu druhou míli nebo dobrovolně organizovat akci. Právě týmy, které se vyznačují tolerantní spoluprací a silnou soudržností jako komunita a jsou tak schopny dosáhnout obrovských vrcholů výkonu.