Spusťte prohlížeč a spusťte Google Dokumenty – každý den nás tato webová aplikace důkladně nechá tlouci do klávesnice. Co jsme již zatím narazili na skutečně užitečné zkratky a skutečně užitečné funkce, shrneme zde pro tebe… Tipy a triky z praxe!
V týmu se nám během používání Google Dokumentů již nahromadily některé zkušenosti, které bychom s tebou rádi sdíleli. 11 a více ověřených tipů a triků ze naší praxe… Pojďme ihned na to!
- 01 | Stejné styly ve všech dokumentech
- 02 | Snadné vytváření obsahu: automatický rejstřík
- 03 | Přímo k textovému úseku: Vytvoření záložek
- 04 | Klikni a jsi tam: odkazy na nadpisy a záložky
- 05 | Propojení mezi Google Dokumenty a Google tabulkami
- 06 | Počítání slov a znaků
- 07 |Top deseti zkratky
- 08 | Formátování tabulek a zapnutí či vypnutí přetečení řádků
- 09 | Vyřešeno: problém s kontrolními seznamy (AKTUALIZACE)
- 10 | Současná práce na jednom dokumentu
- 11 | Vytahování obrázků v plné kvalitě z dokumentu Google Dokumentů
- 12 | Stručně konstatováno: Další tipy a triky
1 | Struktura pro všechny dokumenty: Vytvořte si své vlastní standardní styly
Google Dokumenty používáme mimo jiné k tomu, abychom našim vývojářům podrobněji popisovali, jaké změny byly provedeny na TutKit.com nebo jaké nové funkce by měly být vyvinuty pro platformu. Často se tak rychle může stát, že se sejdou 10, 30, 50 nebo více stránek a mnoho různých dokumentů.
Zvláště při takto rozsáhlejších projektech platí naše doporučení: Využijte standardní styly Google Dokumentů nebo si vytvořte vlastní. V současné době lze aplikovat nebo definovat styly pro běžný text, pro název dokumentu, pro titulky a tři úrovně nadpisů.
Výhoda standardních stylů (stejně jako u jiných textových editorů): S jejich pomocí můžete později vytvořit automatický rejstřík pouhým jedním kliknutím. Kromě toho můžete snadno vytvořit odkazy na nadpisy ve vašem textu.
Použití standardních stylů: Označte oblast textu, na kterou chcete styl použít, nebo umístěte kurzor na místo v sekci, kterou chcete formátovat. Otevřete nabídku standardních stylů a vyberte požadovaný styl.
Vytvoření vlastních standardních stylů: Naformátujte v dokumentu část textu tak, jak si přejete mít určitý styl. Otevřete nabídku standardních stylů. Vyberte u požadovaného stylu funkci Aktualizovat styl podle výběru.
Nastavení osobních standardních stylů pro použití ve všech dokumentech Google Dokumentů: Udělejte všechny standardní styly podle vašich přání pomocí funkce Aktualizovat styl podle výběru. Otevřete nabídku standardních stylů a vyberte pod možností Možnosti volbu Uložit jako osobní standardní styly. Od této chvíle můžete své osobní styly používat v každém dokumentu Google Dokumentů (pod možnostmi stylů v sekci Použít mé standardní styly).
2 | Snadné vytváření obsahu: Struktura dokumentu, automatický rejstřík
Pokud postupujete podle bodu 1, bod 2 je hračkou. Použitím standardních stylů pro vaše nadpisy ví Google Dokumenty, jak je váš dokument strukturován. Skrze malou ikonu seznamu na levém okraji můžete kdykoliv získat přístup k struktuře dokumentu a skákat od nadpisu k nadpisu.
Mluvím – zapamatuj si nejlépe tyto tři zkratky:
- Otevřít strukturu dokumentu: Ctrl + Alt + A + H nebo Ctrl + Cmd + A + H
- Skok na následující nadpis: Ctrl + Alt + N + H nebo Ctrl + Cmd + N + H
- Skok na předchozí nadpis: Ctrl + Alt + P + H nebo Ctrl + Cmd + P + H
Pomocí záložky Vložit si s jedním kliknutím vytvoříš Obsah pro svůj dokument. Jakmile je vložený, můžeš ho kdykoli aktualizovat kliknutím na ikonu se šipkou vlevo nahoře v obsahu a přímým kliknutím na položku v obsahu skočit přímo na příslušnou část dokumentu.
3 | Vždy rychle na místě: Vytvoření záložek
„Milý Stefane, můžeš se na to rychle podívat?“ … Často kolegové z týmu nemusí číst celý 100stránkový dokument. Místo toho je pravidelně upozornění na konkrétní část. K tomu se skvěle hodí funkce Záložka: Jednoduše klikněte na Vložit a pak zkopírujte a pošlete odkaz.
Předpokládáme, že je to jedna z našich oblíbených funkcí v aplikaci Google Docs, protože je skutečně často používaná: při vnitrodokumentových odkazech (viz bod 4), pro odkazy v systému tiketů našich programátorů a také pro odkazy v tabulce plánu našeho týmu sociálních médií.
4 | Kliknutím tam: Vložení odkazů na nadpisy a záložky
Píšeš a píšeš a pak najednou chceš rychle odkázat na jiné místo v dokumentu? To v aplikaci Google Docs funguje skvěle uživatelsky přívětivě přes Okno pro vytváření odkazů. Otevřete jej takto:
- Kliknutí na symbol řetízku v panelu nástrojů.
- Nebo kliknutí pravým tlačítkem myši a v kontextovém menu na Vytvořit odkaz.
- Nebo ještě lépe: Stiskněte na klávesnici Ctrl + K nebo Ctrl + K.
Dole v okně Vytvořit odkaz najdete skutečnou kouzelnou oblast této funkce: Nadpisy a záložky. Zde vám v pěkném seznamu všechny nadpisy a záložky poskytnou přímé odkazy. Nanejvýš praktické!
5 | Perfektně propojeno: Odkazy na určité buňky v Google Sheets
Takže s popsanými záložkami je možné vytvořit skvělé odkazy na konkrétní část v dokumentu Google Docs a například je umístit i do tabulky Google Sheets.
Ale funguje to i obráceně? Lze získat odkazy na konkrétní buňku v tabulce Google? K tomu bychom naléhavě potřebovali řešení a viz, funguje to jinak – ale funguje to:
Kliknutím pravým tlačítkem myši na příslušnou buňku otevřete v kontextovém menu možnost nazvanou Další akce pro buňky. Přesně tam se skrývá, co potřebujeme: funkce získání Odkazu na tuto buňku. Jakmile je kliknutí dokončeno, je uloženo v schránce ...
... a lze jej následně znovu použít, například v dokumentu Google Docs ... Záložky v Google Docs a odkazy na konkrétní buňky v Google Sheets - tyto dvě funkce pravidelně využíváme k přepínání mezi tabulkami a dokumenty.
6 | Mít stav měřiče v zorném poli: Zobrazit počet slov
Často - opravdu velmi často - při psaní textů záleží na počtu slov nebo znaků. Jak dlouhý je tedy ten dokument, na kterém právě pracujete? To zjistíte v Google Docs pod Nástroje a Počet slov nebo pomocí zkratky Ctrl + Shift + C.
V tomto okně můžete také aktivovat zobrazení Počtu slov při psaní. Poté máte k dispozici v zápatí vašeho dokumentu nabídku, pomocí které si kdykoli můžete nechat zobrazit počet stránek, slov, znaků s mezery a bez mezer. A funkce počítání funguje i při označení jednotlivých částí textu.
7 | Držte prsty na klávesnici: Používejte klávesové zkratky
Ctrl + C pro kopírování, Ctrl + V pro vložení, Ctrl + Z pro vrácení poslední akce, a také Ctrl + A pro vybrání celého textu … Tyto a mnoho dalších kombinací kláves nejen zkracují cestu k cílenému výsledku v Google Docs. Tyto zkratky samozřejmě také pravidelně používáme - a navíc tyto, naše osobní Top 10 klávesových zkratek pro Google Docs:
| Umístění | Popis | Klávesová zkratka |
| 1 | Vložit text bez formátování | Ctrl + Alt + V |
| 2 | Vložit zalomení stránky | Ctrl + Enter |
| 3 | Označit text tučně | Ctrl + B |
| 4 | Nastavit text do kurzívy | Ctrl + I |
| 5 | Zobrazit okno pro vytváření odkazů | Ctrl + K |
| 6 | Hledat a nahradit | Ctrl + F |
| 7 | Přeskočit na následující/předchozí záložku | Ctrl + Alt + N/P + B |
| 8 | Podtrhnout text | Ctrl + U |
| 9 | Použít standardní styly (běžný text a nadpisy 1 až 6) | Ctrl + Alt + [0–6] |
| 10 | Počítat slova | Ctrl + Shift + C |
Mimochodem: Kombinace Ctrl + Alt + N pravděpodobně znamená "next", tedy spuštění následujícího prvku, kombinace Ctrl + Alt + P pravděpodobně znamená "previous", tedy spuštění předchozího prvku. Jakmile si toto jednou zapamatujete a přidáte k těmto kombinacím další následující písmeno, můžete snadno skákat dokumentem - pár malých pomůcek k tomu:
| Popis | Klávesová zkratka |
| Ke zvolené následující/předchozí hlavičce (H pro "headline") | Ctrl + Alt + N/P + H |
| Ke zvolené následující/předchozí záložce (B pro "bookmark") | Ctrl + Alt + N/P + B |
| Ke zvolené následující/předchozí poznámce (C pro "comment") | Ctrl + Alt + N/P + C |
| Ke zvolené následující/předchozí odkazu (L pro "link") | Ctrl + Alt + N/P + L |
| Ke zvolené následující/předchozí grafické položce (G pro "graphic"?!) | Ctrl + Alt + N/P + G |
| Ke zvolené následující/předchozí seznamu (O možná pro "ordered list"?!) | Ctrl + Alt + N/P + O |
8 | Buňky, řádky, sloupce a přetečení řádku: Formátování tabulek
Znáte to? Tabulka začíná na jedné straně, táhne se až na další - a jeden řádek zůstává jakoby uvíznut mezi stránkami. Může se to líbit. Ale nemusí.
Pokud trváte na tom, že tento řádek, který se táhne přes stránky, začíná pěkně nahoře na další stránce, pak: Klikněte pravým tlačítkem myši na tabulku a otevřete kontextové menu a v něm vyberte Vlastnosti tabulky. Rozbalte v příslušném menu sekci Buňka a tam zakážete zaškrtávací políčko Povolit přetečení řádku na následující straně. Žup – řádek skočí na další stránku.
Dále najdete v Vlastnostech tabulky další možnosti nastavení a formátování. Nejdůležitější možnosti najdete pod Zarovnání, kde můžete nastavit vertikální zarovnání buněk, a pod Barva, kde můžete upravit rámeček tabulky. Pokud chcete vypnout rámeček, vyberte u tloušťky linek 0 pt.
9 | Můžete zakliknout: problém s kontrolními seznamy (AKTUALIZACE)
Wow. Mezitím si Google Docs všiml problému s kontrolními seznamy a vyřešil ho. Dříve to bylo tak, že do dokumentu šlo přidat kontrolní seznamy jedním kliknutím, ale: Po zaškrtnutí zaškrtávacího pole byl text zašedlý a přeškrtnutý. Chcete-li tomu zabránit, museli jste dosud vytvořit tabulku, ve které byly zaškrtávací pole a texty umístěny do dvou oddělených sloupců.
Jak už bylo řečeno - problém s kontrolními seznamy už není problém: Pod symbolem kontrolních seznamů nyní můžete vybrat, jaký typ kontrolního seznamu chcete použít: U jednoho typu zůstává vše stejné (text je přeškrtnut při zaškrtnutí zaškrtávacího políčka). U druhého typu se v políčku zobrazí pouze značka zaškrtnutí. Malý a jednoduchý, ale překrásně praktický přídavek.
10 | Pracovat současně na jednom dokumentu: Jak na to?
Jak bylo zmíněno na začátku, používáme Google Dokumenty především tehdy, když mají být dokumenty upravovány společně s jinými lidmi nebo kdy mají být tyto osoby dokumenty zkontrolovány. Proto je již zodpovězena otázka v nadpisu této části: Google Dokumenty se skutečně jeví jako ideální pro společnou práci na jednom dokumentu.
Jednoduše pozvěte další editory (pomocí Soubor > Sdílet nebo tlustého modrého tlačítka vpravo nahoře) a přidejte jim požadovaná oprávnění. Čtenáři mohou dokument pouze číst. Komentátoři mohou přidávat komentáře. A Spolupracovníci mají plná práva k čtení a zápisu.
Aby bylo možné komentovat, označte příslušnou oblast a přidejte komentář pomocí Vložit > Komentář. Pokud přitom použijete zavináč, můžete se dokonce přímo obrátit na jednotlivé osoby. Mimochodem, toto funguje i v samotném dokumentu.
Samozřejmě, spolupracovníci mohou dokument upravovat podle svého uvážení. Problém je v tom, že pak bude obtížné zjistit, kdo co změnil, ačkoli je stále možné sledovat změny v historii verzí (která je dostupná pod Soubor nebo pomocí zkratky Ctrl + Alt + Shift + H). Efektivnější je však často spolupracovat v režimu Návrhovýho režimu.
Všichni přispěvatelé mohou aktivovat tento režim pomocí ikony Upravit. Pokud nyní provedou změny v dokumentu, budou nejprve uloženy jako návrh. Nové textové úseky se zvýrazní barevně, odstraněné oblasti budou přeškrtnuty.
Pokud jsou návrhy spolupracovníků ve skutečném dokumentu, mohou být uznány, zamítnuty nebo komentovány pomocí automaticky přidaných komentářových polí. Jak jsem již řekl: Funkce Návrhovýho režimu může být extrémně užitečná při spolupráci na dokumentu!
11 | Stahování vložených obrázků v nejlepší kvalitě
Před vámi je dokument Google Docs od jiné osoby s mnoha obrázky? A právě ty byste chtěli nyní kopírovat ve stejné kvalitě, jaká byla původně vložena do dokumentu? S běžným kopírováním a vkládáním se dost daleko nedostanete, protože získáte pouze kvalitu, ve které vám je v Google Docs zobrazena.
Jak na to: Klikněte na Soubor a Stáhnout a poté na Webová stránka (.html, .zip). Tím aplikace pro vás sesbírá celý dokument. V ZIP souboru, který stáhnete, budete mít poté také k dispozici všechny obrázky v nejlepší kvalitě.
12 | Zkratky: Další tipy pro Google Docs
Bylo to vše? Ne! Zde jsou další malé tipy a triky pro Google Dokumenty, které jsme zatím vyzkoušeli jen krátce:
Změna barvy pozadí a nastavení stránky na vodorovné
Nemáte chuť na černobílé? Nebo potřebujete nastavit vodorovné formát? Barvu pozadí vašeho dokumentu a formát papíru a orientaci stránky můžete definovat pod Soubor v Nastavení stránky.
Vložení poznámek pod čarou
Velikost zápatí a záhlaví nastavíte pod příslušným bodem v Formátu. Zde můžete také nastavit, že první stránka se má lišit od zbytku dokumentu a že záhlaví a zápatí na lichých a sudých stranách by měly být zobrazeny odlišně. Poznámky pod čarou můžete snadno vložit pomocí klávesové zkratky Ctrl + Alt + F.
Funkce Prozkoumat pro rychlé vyhledávání
U funkce Prozkoumat se v podstatě jedná o interní vyhledávání webových stránek v Google dokumentech. Funkci naleznete v Nástroje. Alternativně ji můžete spustit vpravo dole pomocí symbolu bubliny s hvězdou nebo klávesovou zkratkou Ctrl + Alt + Shift + I. Do vyhledávacího pole okna Prozkoumat zadejte hledaný výraz - budou vám zobrazeny odpovídající výsledky v kategoriích Web, Obrázky a Disk.
Pravopis a gramatika
Pokud chcete využít interní funkci Google dokumentů k ověření pravopisu a gramatiky, naleznete ji v Nástrojích. Po aktivaci se můžete pohybovat od jedné (předpokládané) chyby ke druhé a můžete přijmout nebo ignorovat návrh na změny.
Nechejte si dokument z Google dokumentů přeložit
Také funkce Přeložit v Google dokumentech se nachází v sekci Nástroje. Po jejím spuštění musíte v odpovídajícím okně zadat cílový jazyk a jméno pro nový dokument. Aplikace pak přeloží váš celý text. Zdá se, že poskytuje přijatelné výsledky, které však pravděpodobně bude třeba následně ručně upravit.
Vložení Vodoznaku
Relativně novou funkcí je možnost Vložení vodoznaku, kterou naleznete na záložce Vložit. Zde si můžete vybrat, zda chcete vytvořit vodoznak na základě textu nebo obrázku. U textu můžete samozřejmě definovat obsah textu, jeho písmo, formátování, průhlednost a zarovnání. Výsledek vypadá takto:
Uložení jako DOCX pro Word
Pokud chcete pracovat s vaším dokumentem raději v aplikaci Word nebo si chcete uložit lokálně na vašem počítači, můžete jej uložit jako DOCX pod Soubor a Stáhnout. Přitom budou zachovány vaše výchozí styly, jako například formátování nadpisů.
Obecně je dobré se podívat do sekce Stáhnout. V současné době si tam můžete dokumenty uložit ve formátech DOCX, ODT, RTF, PDF, TEXT, HTML a EPUB.
Podívejte se na naši videoškolení k Google dokumentům
Máte zájem o další informace o Google dokumentech? Podívejte se nyní na náš videokurz k této aplikaci. Tobias Becker v něm ukáže, jak provádět formátování, pracovat s tabulkami, obrázky a grafikou, vkládat kresby a používat textová pole.
Doufáme, že jste si našli nějaký užitečný tip a přejeme vám mnoho zábavy při práci s Google dokumenty a možná i při vyzkoušení této aplikace poprvé.