Stručný návod a příklad úpravy fakturační šablony

Zde zjistíte, jak můžete upravovat pole v aplikaci Word a aktualizovat vše v dokumentu Word. Stručně a poté podrobně vysvětleno na příkladu našich fakturačních šablon v aplikaci Word.

Rychlá navigace

• Stručný návod: Úprava polí v aplikaci Word a aktualizace všeho
• Aktualizace polí v aplikaci Word – obecný způsob fungování našich fakturačních šablon
• Přidání a úprava nových polí – individualizace fakturačních šablon
• Upravit všechna pole a aktualizovat vše – tipy pro rychlý pracovní postup

Stručný návod: Úprava polí v aplikaci Word a aktualizace všeho

Jak zobrazit všechny pole pro úpravu polí v aplikaci Word:

• Označte celý dokument pomocí zkratky Ctrl + A.
• Otevřete kontextové menu pravým tlačítkem myši.
• Klikněte na možnost Ukázat/skrýt pole.

Tak můžete aktualizovat vše v dokumentu Word, například pole nebo obsah:

• Označte celý dokument pomocí zkratky Ctrl + A.
• Následně stiskněte klávesu F9.

Aktualizace polí v aplikaci Word – obecný způsob fungování fakturačních šablon

Naše fakturační šablony pro aplikaci Word obsahují pole pro automatické výpočty hodnot. Na tomto příkladu vysvětlujeme, jak upravit jednotlivá a všechna pole dokumentu v aplikaci Word:

Po stažení otevřete verzi fakturační šablony pro aplikaci Word, která obsahuje výpočetní funkci. Když kliknete na číslo v zadním sloupci, ve kterém jsou určovány celkové ceny, zobrazí se šedě. Důvodem je, že se jedná o pole s funkcemi. V příkladu se pole ve sloupci celkem automaticky násobí udaným množstvím s odpovídající jednotkovou cenou.

Pokud změníte hodnoty, na které odkazuje výpočetní pole, zůstane výsledek v poli zpočátku nezměněný.

Provedení aktualizace pole pro nový výpočet musíte aktualizovat pole. K tomu máte tři možnosti:

• Aktualizace jednotlivého pole přes kontextové menu: Klikněte pravým tlačítkem myši na pole a vyberte možnost Aktualizovat pole.
• Aktualizace jednotlivého pole pomocí zkratky: Vyberte pole kliknutím levého tlačítka myši a stiskněte na klávesnici klávesu F9.
• Aktualizovat všechna pole v dokumentu Word: Vyberte obsah celého dokumentu pomocí klávesové zkratky Ctrl + A. Následně stiskněte klávesu F9.

Přidání a úprava nových polí – individualizace fakturační šablony

Samozřejmě vaše faktury zřídka obsahují stejný počet položek. Pokud chcete přidat další položky, postupujte následovně:

Klikněte pravým tlačítkem myši do řádku aktuálně poslední položky. V kontextovém menu vyberte možnost Vložit a pak Vložit řádek pod.

Vytvořený nový řádek vyplňte požadovanými údaji. Pro automatický výpočet celkových cen ve sloupci využijte již existující pole: Označte pole v jednom z horních řádků, zkopírujte ho a vložte do nového řádku.

Pokud nyní provedete aktualizaci pole, zjistíte, že hodnoty jsou nesprávné. Důvodem je, že vzorec odkazuje na buňky uvedené v poli, které jste zkopírovali. Musíte tedy upravit reference ve vzorci.

Vzorec pole si necháte zobrazit tak, že kliknete pravým tlačítkem na pole a vyberete možnost Zapnout/vypnout pole.

Nyní můžete upravit reference. Číslování buněk funguje stejně jako v Excelu: Číslování začíná vlevo nahoře tabulky buněk A1.

K exempláři: Ve sloupci Celkem bylo pole pro novou položku předtím zkopírováno z řádku 5 tabulky. Aby se však správně vypočetla hodnota pro řádek 6, nastavujeme reference na D6 a E6.

Důležité: Nettová cena, částka za daně z přidané hodnoty a celková částka faktury se počítají automaticky. Jakmile tedy přidáte nové řádky do tabulky, musíte také změnit odkazy, které jsou tam uloženy. Stejně tak platí, když odstraníte existující řádky.

K exempláři: Aby nový řádek 6 byl zahrnut do celkových součtů níže, musí být reference tamtéž změněny z F5 na F6.

Po tom, co jste všechny vzorce správně upravili, znovu vypněte funkce pole (pravým kliknutím > Zapnout/vypnout pole) a aktualizujte pole.

Upravit všechna pole a vše aktualizovat - Tipy pro rychlý pracovní postup

Chcete-li rychle přizpůsobit šablony faktur vašim položkám v fakturaci, doporučuje se následující postup:

Otevřete šablonu ve Wordu a přidejte řádky pro všechny nové položky ve vaší faktuře a odpovídající údaje ke všem položkám. Nebo odeberte příliš mnoho stávajících řádek.

Nyní zkopírujte jedno z polí ze sloupce s celkovými cenami a vložte je do všech nových řádků.

Označte zkratkou Ctrl + A celý dokument. Klikněte pravým tlačítkem myši a zobrazte v kontextovém menu všechny pole.

Nyní přizpůsobte odkazy pro všechna nově přidaná pole a pro čistou cenu, daň z obratu a celkový obnos.

Znovu označte celý dokument, vypněte pole přes kontextové menu a stiskněte F9, pro aktualizaci všech polí ve vašem dokumentu.