Jak profesionálně, efektivně, finančně úspěšně a právně zabezpečeně vykonat svou první fotografickou práci?
Vytvoření nabídky
Nikdy byste se neměli definovat pouze cenou, ale vždy také kvalitou své fotografické práce! Proto je důležité, aby váš poměr cena-výkon byl správný a rozhodoval o získání práce! Navíc je velmi obtížné, až téměř nemožné se vrátit z nízké cenové úrovně a zvýšit ceny.
Pokud se mi nabízený honorář zdá příliš nízký, odmítnu fotografickou zakázku. Na výkon špatně placené práce je můj čas příliš cenný, protože během něj mohu raději fotografovat své volné práce.
Podání nabídky není vázáno na určitý formulář. E-mail s textem „Ahoj pane XY, rád bych fotografoval 10 výrobků popsaných Vámi za cenu 800,- eur plus DPH“ je zcela postačující k závaznosti. Nicméně je vždy lepší co nejvíce konkrétně specifikovat nabídku, abyste se později nedostali do sporu s klientem, pokud měl odlišnou představu o provedení úkolu než vy. Takže napište nabídku co nejpodrobněji, i když tím znovu vyjádříte katalog požadavků zákazníka.
Pokud při provedení fotografické zakázky vzniknou cestovní náklady, je třeba tyto (s očekávanou výší) uvést v nabídce. Nicméně jestli váš klient přijme Rolls-Royce jako pronajaté auto, je spíše pochybné …
Nabídka by měla obvykle obsahovat:
• Jméno, adresa a právní forma příjemce služby (objednavatele)
• Datum nabídky, případně s upozorněním, jak dlouho se cítíte vázáni touto nabídkou
• Číslo nabídky
• Počet přípravných a natáčecích dní
• Úkol
• Plánovaný termín
• Odhadované náklady na asistenty, modely, vizážisty, atd.
• Rozsah fotografií poskytnutých klientovy
• Rozsah přenesených uživatelských práv od vás
• Použitá technika
• Domluvené úkoly (rozsah) postprodukce prováděné úkolem
• Cestovní náklady (pro modely, atd.)
• Náklady na catering
• Upozornění na platební lhůtu (s přesným uvedením data)
• Upozornění „Využívání fotografií je možné až po úplné platbě.“
• Upozornění „Ceny jsou uvedeny jako čisté ceny, daň z přidané hodnoty se připočítává.“
• Upozornění: „Další vzniklé náklady, například náklady na expresní doručení atp., budou po předložení dokladů naúčtovány objednateli.“
• Paušál za cestovné a ubytování(y) nebo upozornění na předpokládané náklady na cestování a ubytování • Vaše bankovní spojení
• Vaše identifikace daně z přidané hodnoty
• Domluvená záloha (pokud byla domluvena záloha).
V nabídce byste měli shrnout všechny informace, které jste získali od klienta ohledně plánovaného fotografování. Tyto informace slouží k doladění, aby žádná strana neměla odlišné představy (například o druhu fotografie nebo rozsahu) než ta druhá. Při této sérii fotografií datového centra byla hra s rozmazáním důležitou součástí mého obrazového nápadu, který jsem klientovi také příslušně sdělil v nabídce.
Pokud se nejedná o fotografování pro soukromé osoby, ale pokud jsou fotografie, které mají být užívány komerčně, určeny objednavatelem, pak hlavní služba fotografa již nespočívá v pořizování (často více tisíců) fotografií, ale v poskytnutí uživatelských práv. Fotograf „dovolí“ klientovi používat fotografie, které pořídil, v určitém rozsahu a pro určené účely.
Poskytnutí uživatelských práv probíhá na věcných, prostorových a časových základech:
• Věcné rozlišení: „Proč smí klient používat fotky?“ Možné věcné užití by mohlo být například: pro internetový obchod, pro firemní brožuru, pro veletržní plakát, pro inzerci v novinách, pro reklamní plakát, pro obal produktu atd.
• Prostorové rozlišení: „Kde, v jakém území, smí klient fotky používat?“ Možná prostorová užití by mohla být například: v Düsseldorfu, v Severním Porýní-Vestfálsku, v západním Německu, v Německu, v Německu a Rakousku, v Evropě, celosvětově atd.
• Časové rozlišení: „Jak dlouho smí klient fotky používat?“ Možná časová užití by mohla být například: dne 24. 12. 2011, v prosinci 2011, po dobu 3 měsíců, po dobu 1 roku, po dobu 5 let atd.
Na základě schématu uživatelských práv lze skvěle psát nabídky; je to velká kalkulační pomoc, protože umožňuje diferencovat, což dosud nebylo možné, pokud by se jako obvykle kalkulovalo podle časové náročnosti.
Příklad: Dostanete telefonát. Máte nafotit přítelkyni telefonovalce, v prádle. Telefonující si přeje černobílé fotografie, focení má trvat 4 hodiny. Jeho nabídku na focení za 300,- eur (hrubě) přijmete. Druhý den bude focení, záběry budou skvělé, model hned dostane všechny vaše fotografie na DVD. Týden poté obdržíte další telefonát. Telefonující je přítel prvního telefonujícího a zároveň marketingový ředitel významného výrobce spodního prádla. Už tušíte, co následuje: Fotografie se mu líbily, nyní máte nafotit model společnosti (již připravenou a v den focení dokonale nalíčenou) ve spodním prádle, v černobílém provedení a na dobu 4 hodin. Na jeho otázku ohledně vašich honorářových představ odpovíte z břicha: 1.200,- eur plus DPH. Marketingový ředitel je zděšen, jeho přítel mu přitom o nákladech na focení ve výši 300,- eur brutto sdělil.
Jak vysvětlíte marketingovému řediteli rozdíl? Odpověď je velmi jednoduchá: Soukromá osoba by ukázala fotografie nejvýše v okolí známých. Veřejně, i na internetu, by fotky nemohla zveřejnit, pokud by to bylo výslovně dohodnuto. Výrobce spodního prádla využije fotky pro reklamu v časopisech a katalogech výrobků, pro obaly výrobků atd. Fotografie tedy budou zveřejněny v značném rozsahu. Tím je pak odůvodněna vyšší cena za stejnou fotografickou práci a stejný časový úsek. V případě této situace byste tedy museli před zasláním nabídky zjistit plánovaný rozsah zveřejnění ve věcném, prostorovém a časovém směru. Poté můžete vytvořit nabídku přesně na míru plánovaným zveřejněním.
Když kalkulujete nabídku, není rozhodující, jak dlouho bude focení pravděpodobně trvat, protože pak by platil za fotografování reklamní fotografie spodního prádla stejně málo zájemce o reklamu jako soukromý zákazník, kdyby obě focení trvala stejně dlouho. Důležité je, v jakém rozsahu budou později fotografie využity, tedy zveřejněny.
Velmi dobrým pomocníkem při tvorbě nabídek podle tohoto kalkulačního schématu je kniha „Obrazové poplatky“ od sdružení středního podnikání Foto Marketing (MFM), kterou vydal Svaz tiskových agentur a obrazových archivů e.V. (BVPA). Stojí 33 eur (spolu s příručkou „Trh s obrázky“).
Potvrzovací dopis
Pokud jste byli svým zákazníkem pověřeni (ústně nebo písemně), měli byste zakázku ještě jednou shrnout ve všech detailech a znovu zaslat vašemu zákazníkovi jako potvrzovací dopis, ideálně faxem nebo doporučeným dopisem. Cílem je odstranit případné nejasnosti a ještě jednou informovat objednavatele o vašich podmínkách, podle kterých budete jednat. Zatímco se může rychle dosáhnout shoda ohledně základních údajů o zakázce, do detailů může být skryt ďábel.
V drobném písmu (tj. ve všeobecných obchodních podmínkách, AGBs) může být mnoho neshod a tento potvrzovací dopis slouží k tomu, abyste svého zákazníka ještě jednou informovali o obsahu vašich AGBs a zároveň je začlenili do smlouvy. Důležité body v AGB mohou zahrnovat: postup při platební neschopnosti, povinnost zákazníka provést kontrolu po obdržení fotografií, doba námitky, možnosti opravy, arbitrážní řízení, navrácení originálů/disků, úpravy obrazu atd.
Průběh
Fotografická zakázka by měla probíhat hladce, efektivně („udělat správné věci“) a efektivně („udělat věci správně“). Aby bylo zajištěno, měli byste si dostatečně vyčlenit čas. Je také vhodné mít alespoň jednoho nebo také několik asistentů, i když jste zvyklí pracovat jako samostatní bojovníci. Nejenže vám pomohou s instalací bleskové jednotky nebo sestavením, ale také mohou být v případě potřeby posláni někde pryč, abyste mohli pořídit chybějící rekvizitu, catering, vhodné oblečení atd.
Dokonce i když jste spíše chaotické povahy a nejraději děláte 25 věcí najednou - při realizaci zakázek vám strukturovaný postup pomáhá udržet přehled a pracovat efektivně. Asistenti mohou pomoci s menšími pracemi, aby se mohli plně soustředit na podstatné věci - fotografování a spolupráci se zákazníkem.
Na rozdíl od mnoha mých kolegů jsem vždy považoval za obohacující, pokud byli zákazníci osobně přítomni během focení na place. Tím se zajišťuje, že zájmy zákazníka jsou ode mě fotograficky realizovány. Zároveň přítomnost zákazníka nebo zmocněnce zabrání tomu, aby objednavatel reklamoval fotografie, protože pokud fotím podle pokynů přítomného zmocněnce, nemůžu později být zodpovědný, pokud se objednavateli výsledky nelíbí.
Předpokladem je samozřejmě, že pravidelně ukazuji zmocněnci digitální výsledky - jakýsi mezistav - nejlépe na počítačovém monitoru, a že jeho pokyny nebo návrhy na zlepšení implementuji.
Pokud na focení není přítomen žádný zaměstnanec objednavatele, je na zajištění jistoty určitě dobrý nápad, abyste občas poslali pár fotovýsledků e-mailem objednavateli, aby mohl kontrolovat průběh focení a "schválit" dosažený pokrok. Pokud se náhodou něco nečekaného stane, je vždy dobré, pokud se můžete s objednavatelem rychle spojit telefonicky. Nechte si tedy v případě potřeby také telefonní číslo svého zákazníka.
Po skončení focení je třeba fotografie ze strany vás zhodnotit, než je zákazníkovi pošlete. Osobní hodnocení fotografem slouží k odhalení případných chyb, protože nic není trapnějšího, než když vám zákazník zavolá a najde chyby, zatímco jste ještě nevěděli.
Vždy si udělejte 1-2 zálohy na externí disky, než pošlete výsledky zákazníkovi. Jednoduše vložte originální paměťové karty do obálky a pošlete ji poštou zákazníkovi, to jednoduše nejde!
Škoda by bylo, kdyby byly výsledky focení ztraceny. Vždy si tedy vytvářejte dostatečná záložní kopie!
Často bude objednavatel při focení přítomen a přinese také svůj vlastní notebook. V takovém případě bude netrpělivě očekávat výměnu vaší plné paměťové karty za prázdnou, aby si mohl okamžitě během focení nahraj a zkontrolovat fotografie na svém počítači.
Vystavování faktur
Faktury s částkou od 100 eur musí splňovat následující požadavky, aby byly uznány finančním úřadem. Pokud faktura nesplňuje požadavky, může se stát, že váš zákazník se - právem! - odmítne zaplatit. Pokud ji i přesto zaplatí, může se stát, že mu jeho finanční úřad neumožní odečíst předchozí daň nebo nerozpoznává daňovou sazbu z celkové faktury. Stejně platí i pro vás: Dbejte před tím, než zaplatíte fakturu věřitele, na následující body:
• Název „Faktura“
• plné jméno a plná adresa fakturačního a příjemce služby
• vaše jméno a adresa (adresa emitenta faktury; může být také adresa provozovny)
• vaše daňové nebo alternativní identifikační číslo pro daň z přidané hodnoty
• datum fakturace (datum vystavení)
• číslo faktury (musí být uděleno nepřetržitě a musí být jednoznačné; určité formáty není třeba dodržovat)
• poskytnutá služba (množství a typ dodávaných věcí nebo rozsah a druh jiných služeb)
• datum dodání (pokud není uvedeno samostatné datum dodání, použijte standardní formulaci „Datum dodání je datum fakturace“)
• odměna za fotografické služby následně splatná daňovými sazbami
• uplatnitelná sazba daně z přidané hodnoty (nesmí být „daňovým plátcem z přidané hodnoty“; viz níže)
• výsledná částka daně z přidané hodnoty
• Celková částka faktury (doporučeno; není však závaznou součástí zákona)
• bankovní spojení emitenta (doporučeno; není však závaznou součástí zákona)
• Splatnost (doporučeno; není však závaznou součástí zákona).
Pro fotografy je dále doporučeno, aby byl rozsah udělených uživatelských práv znovu písemně uveden i na fakturě. Pro připomenutí. Tak se nemohou objevit nedorozumění u zákazníka.
Na faktuře jsou uvedeny čisté ceny jednotlivých položek na faktuře, celková DPH a celková hrubá částka jako platná fakturační částka. Pokud byla stanovena splatnost nabídky nebo během jednání o smlouvě, je uvedení této skutečnosti na faktuře běžné.
Jste plátcem daně z přidané hodnoty podle § 19 zákona o DPH (pokud jste v předchozím roce zůstali pod ročním obratem 17 500,- eur a v aktuálním roce se pravděpodobně nepřekročíte 50 000,- eur), tak jednoduše uveďte částky jednotlivých položek a celkovou částku. Podle zákonného textu je v těchto položkách zahrnuta DPH; nemusí být uvedena a nemusí být odvedena finančnímu úřadu.
Upomínkový systém
Doufejme, že vaši zákazníci platí včas! Bohužel se však často stává, že faktury nejsou uhrazeny. To může mít různé důvody. Některé firmy obecně platí své faktury s několikaměsíčním zpožděním, což vede k úrokům z prodlení. Jiné by rády zaplatily, ale nemohou, například proto, že samy mají nedostatek hotovosti. Mnoho z nich čeká na příjem platby, například ze strany finančního úřadu při vrácení daně. Jiné zase pokouší o snížení či vynechání platby tvrzením o chybách ve fotografické práci.
Pokud váš zákazník nezaplatí fakturu včas, neměli byste hned hrozit sankcemi. Možná se faktura skutečně ztratila v papírovém chaosu. Nejprve se zdvořile zeptejte, co vedlo k prodlení s platbou. Pokud platba stále nebyla provedena, stanovte rozumnou lhůtu (2-3 týdny), po které byste měli konzultovat právníka.
Obecně platí, že faktury jsou splatné ihned, pokud nebylo dohodnuto něco jiného. Pokud váš zákazník nezaplatí včas, nemusí být zvlášť upomenut, aby se dostal do prodlení, ale automaticky se dostává do prodlení při nedodržení lhůty. K dokazování toho, že vašemu zákazníkovi byla faktura doručena, se tedy doporučuje tuto zaslat ještě jednou faxem k originálu. Nebo ihned doporučeně. Což však není dobré, pokud už předem předpokládáte, že zákazník nebude chtít platit.
Pokud klient nezaplatil po uplynutí lhůty, čekajte v praxi ještě 1-2 týdny, než zdvořile zjistíte, proč platba nebyla dosud provedena. Pokud nyní zjistíte, že nebylo zaplaceno úmyslně, po uplynutí dalšího týdne pošlete upomínku a požádejte o okamžitou platbu otevřeného zůstatku. Náklady na upomínku (ty by měly být realistické, pohybují se ve výši 3,- až 5,- eur) a penále za prodlení mohou být účtovány zvlášť.
Penále za prodlení jsou účtovány ve výši 5 % (ročně) nad základní sazbou Evropské centrální banky (ECB).
Po neúspěšné upomínce byste měli navštívit advokáta, který - v nejhorším případě i před soudem - vymáhá vaše pohledávky. Náklady vznikající v této souvislosti musí nést dlužník, tedy váš zákazník, s výjimkou situace, kdy se ukáže, že měl oprávněný důvod odmítnout platbu, což je téměř nemožné, pokud jste mu dodaly použitelné fotografie „střední kvality“.
