V tomto posledním dílu našeho tutoriálu o Adobe InCopy CC, který je speciálně navržen pro redaktory, se budeme věnovat základní otázce: Stojí za to zavést InCopy workflow pro tvůj projekt? V předchozích kapitolách jsme již diskutovali o fungování InCopy a jaké výhody spolupráce s InDesign nabízí. Nyní je čas představit několik rozhodovacích faktorů, které ti pomohou zjistit, zda bys měl/a implementovat InCopy do svého pracovního režimu.
Nejdůležitější zjištění
Pro rozhodnutí o zavedení InCopy workflow je třeba zvážit několik aspektů. Centrální otázkou je, zda je redakce, zákazník a autoři ochotni pracovat s InCopy. Je rovněž důležité projednat přípravy s grafickým týmem a zajistit, že jsou poskytnuty potřebné školení a podpora. Důležitou roli hrají také náklady na model předplatného a technická podpora.
Krok za krokem
1. Zjisti připravenost redakce a autorů
Před zavedením InCopy je důležité zjistit, zda jsou všichni zainteresovaní ochotni pracovat s tímto novým programem. Toto je zásadní krok, protože přechod na InCopy znamená pro redakci a autory se seznámit s novým softwarem a novým pracovním postupem. Ujisti se, že existuje dostatečný zájem a podpora pro úspěšné provedení tohoto přechodu.
2. Objasni roli grafického týmu
Dalším důležitým bodem je spolupráce s grafickým týmem. Vyzkoumej, zda je grafik ochotný pracovat s InCopy a zda je schopen poskytnout podporu, zejména pokud se objeví dotazy týkající se používání formátů nebo speciálních znaků. Dobře zorganizovaný tým může předem vyhnout mnoha technickým problémům.
3. Čel technickým a organizačním výzvám
Mohou existovat technické nebo organizační důvody, proč zavedení InCopy workflow nepřichází v úvahu. Zjisti, jestli tyto výzvy existují a zda je grafický tým připraven řešit případné technické obtíže. V mnoha případech může externí podpora být užitečná, zvláště pokud se objeví nepředvídané problémy.
4. Posuď dostupnost školení
Aby bylo zajištěno, že se všichni zaměstnanci dokážou vypořádat s InCopy, je vhodné zvážit školení. Zvažte, zda jsou náklady na takové školení zahrnuty do rozpočtu a zda je tento krok pro redakci smysluplný. Pokud je redakce schopna využít InCopy, může to významně zlepšit efektivitu a kvalitu práce.
5. Zkontroluj strukturu nákladů na InCopy předplatné
Měsíční předplatné InCopy v současné době stojí zhruba 8,91 eur včetně DPH a může být po dobu ročního předplatného ještě levnější. Důležité rozhodnutí je, zda jsou náklady ve srovnání s výhodami, které workflow nabízí, přiměřené. Tyto úspory by se mohly rychle osvědčit, zatímco širší využití InDesignu může probíhat v rámci téže cloudové aplikace.
6. Seznam se s týmem, abys naplánoval workflow
Pokud všechny výše uvedené body mohou být jasně zodpovězeny kladně, je smysluplné se sejít s týmem a naplánovat workflow. Projděte si, které prvky budou upraveny, a zda jsou InCopy šablony nezbytné. Projednejte také, jak proběhne výměna dat - přes sdílený server, e-mail nebo FTP.
7. Dokumentuj workflow
Je důležité zdokumentovat vypracovaný postup. Každý by měl mít detailně popsáno, jak jednotlivé kroky ve workflow vypadají, aby se předešlo nedorozuměním a optimalizovaly se procesy. Jasná dokumentace slouží nejen k orientaci, ale také jako zdroj informací pro budoucí projekty.
8. Naplánujte školení pro tým
Před implementací nového workflowu byste měli zajistit, že jsou naplánována školení pro všechny zúčastněné strany. To zajistí, že všichni zaměstnanci budou dobře připraveni a mohou začít s novým InCopy workflowem, čímž se minimalizují případné počáteční potíže.
9. Spusťte InCopy workflow
Po provedení všech příprav a absolvování školení by nemělo být nic, co by bránilo zahájení InCopy workflowu. Připravte se na to, že zažijete výhody tohoto nového pracovního postupu a zvýšíte svou pracovní účinnost.
Shrnutí
V této příručce jste se dozvěděli, jaké úvahy a kroky jsou nezbytné pro zavedení InCopy workflowu do vašeho projektu. Ochota redakce, technické možnosti, podpora grafického týmu a náklady a školení jsou rozhodujícími faktory, které byste měli při svém rozhodování zohlednit. Pokud jsou všechny podmínky splněny, můžete těžit z výhod nové softwarové skupiny.
