Předplánování Zoom meetingu: Jednoduchý návod k odeslání e-mailu

Zoom nabízí jednoduchý a efektivní způsob, jak plánovat a cíleně pozvat účastníky na schůzky. V této příručce se dozvíte, jak předem naplánovat Zoomovou schůzku a jak odeslat odpovídající odkaz e-mailem.

Nejdůležitější poznatky

• Správné plánování je klíčové pro úspěch schůzky.
• Můžete nastavit podrobnosti schůzky, jako je datum, čas a účastníci.
• Možnost odesílat odkazy e-mailem pomáhá informovat vaše účastníky rychle a efektivně.

Krok za krokem návod

Pro předplánování Zoomové schůzky postupujte podle těchto kroků:

1. Plánování Zoom Meetingu

Otevřete aplikaci Zoom a zvolte možnost „Plánovat“. Budete přesměrování na nové okno, kde můžete nastavit detaily schůzky.

2. Nastavení názvu schůzky

První pole, které musíte vyplnit, je název schůzky. Měl by obsahovat jasný a přesný název, aby všichni pozvaní účastníci okamžitě věděli, o co jde. Například můžete zadat „Porada k projektu červenec“ nebo „Plánování projektu XY“.

3. Vybrání data a času

Nyní zvolte datum a čas schůzky. Můžete stanovit datum do budoucna, například 31. října 2023 v 10 hodin. Postarejte se také o odhadovanou délku schůzky, v tomto případě zvažte možnost plánovat hodinovou schůzku.

4. Nastavení opakujících se schůzek

Pokud chcete naplánovat pravidelnou schůzku, máte možnost ji nastavit jako opakující se. Například můžete stanovit, že se tato schůzka bude konat každou sobotu v 10 hodin. Většinou je to však volitelné a závisí to na vašich potřebách.

5. Nastavení časového pásma

Ujistěte se, že je vybráno správné časové pásmo. V tomto příkladu jste zvolili časové pásmo „Paříž“, která je relevantní pro většinu středoevropanů.

6. Nastavení ID schůzky a bezpečnostního kódu

ID schůzky se vytváří automaticky. Můžete také přidat bezpečnostní kód pro zajištění dodatečné úrovně bezpečnosti. Tento kód bude nutný, pokud se účastníci chtějí připojit prostřednictvím telefonu nebo konferenčních systémů.

7. Konfigurace čekárny

Čekárna je zajímavá funkcionalita, která vám umožňuje kontrolovat účastníky před tím, než vstoupí do schůzky. Můžete čekárnu zapnout nebo vypnout. Pokud je čekárna aktivována, musíte každého účastníka schválit, než může vstoupit.

8. Nastavení videa

Rozhodněte, zda má být video aktivováno jak u hostitele, tak u účastníků, když schůzka začne. To může být obzvláště užitečné, pokud někdo plánuje schůzku, ale nebude se na ní účastnit.

9. Výběr kalendářových možností

Zvolte, který kalendář chcete použít k připomenutí. Můžete si vybrat mezi Outlookem, Google Kalendářem a jinými možnostmi. V tomto případě jste se rozhodli pro Outlook.

10. Přizpůsobení pokročilých nastavení

V rámci rozšířených nastavení můžete stanovit další podmínky, například umožnit účastníkům vstoupit do schůzky před hostitelem. Zde byste měli také aktivovat možnost nové účastníky automaticky umlčet při vstupu.

11. Uložení schůzky

Po provedení všech nastavení klikněte na tlačítko „Uložit“. Schůzka bude nyní vytvořena a zobrazí se vám možnost zobrazit odkaz pro schůzku.

Odeslat odkaz e-mailem

Pro odeslání odkazu ho můžeš zkopírovat a poslat e-mail osobám, které jsi pozval. Můžeš také využít funkci uvnitř Zoomu ke přímému pozvání osob, ale může to být chybové. Je doporučeno odkaz zkopírovat do vlastního e-mailu a poslat, abys zajistil/a, že všichni účastníci obdrží odkaz včas.

Potvrzení odeslání e-mailu

Jdi do svého e-mailového programu a potvrď, že pozvánka byla úspěšně odeslána. Odkaz můžeš poslat přímo osobám, které jsi pozval/a, napsáním osobního e-mailu.

Účast na schůzce

Nyní je vše připraveno a pozvané osoby se mohou zúčastnit schůzky. Díky odkazu, který jsi odeslal/a, každý přejde přímo na schůzku.

Závěr

S těmito kroky jsi schopen/a efektivně předem naplánovat Zoom schůzku a zajistit, že jsou všichni účastníci včas informováni. Různé možnosti a nastavení ti pomohou vést schůzku tak, aby byla efektivní a organizovaná.