Excel je nezbytným nástrojem pro efektivní organizaci a správu dat. Při pravidelných opakovaných úkonech může ruční zadávání informací rychle trvat a být náchylné k chybám. Pokud často zadáváš stejné informace, jako jsou jména členů nebo názvy měst, je užitečné si vytvořit vlastní seznamy pro vyplňování. V tomto návodu se dozvíš, jak v několika krocích vytvořit vlastní seznamy pro vyplňování v Excelu, abys si tím výrazně usnadnil práci.
Nejdůležitější poznatky
- Vlastní seznamy pro vyplňování v Excelu ušetří čas a minimalizují chyby.
- Vytváření seznamů pro vyplňování probíhá pomocí možností v Excelu pod „Vlastní seznamy“.
- Seznamy pro vyplňování mohou být kdykoli přidány, upraveny nebo smazány.
Krok 1: Otevři Excel a vytvoř seznam
Nejprve otevři Excel a zvaž, která data budou v budoucnu často potřebná. V tomto příkladu použijeme seznam členů skládající se z jmen: Anna, Peter, Bettina, Jennifer, René, Heinz a David. Tento seznam později využiješ k otestování funkce vyplňování.
Krok 2: Uprav možnosti v Excelu
Abychom mohli vytvořit seznamy pro vyplňování, musíme se dostat do možností Excelu. Klikni na „Soubor“ v horním levém rohu a vyber možnost „Možnosti“. Otevře se nové okno, kde můžeš úplně upravit funkce Excelu.
Krok 3: Najdi možnost „Vlastní seznamy“
V okně s možnostmi najdeš na levé straně celou řadu kategorií. Klikni na „Pokročilé“. Posuň se dolů do části „Vlastní seznamy“. Tato kategorie je často trochu skrytá, ale zde nalezneš potřebné nastavení pro své seznamy pro vyplňování.
Krok 4: Přidej nový seznam
Nyní je čas přidat svůj seznam. Klikni na „Přidat nový záznam“. Zde můžeš do textového pole vložit jména svých členů, která jsi si předtím napsal. Dbej na to, aby byla zadána ve stejném pořadí, jak chceš, aby byla použita.
Krok 5: Importuj seznam
Abys mohl seznam importovat, vyber oblast, kde jsou jména tvých členů (například A3 až A9) a klikni na „Přidat“. Uvidíš, že se seznam nyní zobrazuje v přehledu. Pokud chceš přidat další členy, můžeš je rovněž zapsat do textového pole a znovu kliknout na „Přidat“.
Krok 6: Použití seznamu pro vyplňování
Nyní, když jsi přidal svůj seznam pro vyplňování, můžeš jej přímo používat v Excelu. Pokud například zadáš jméno „Heinz“ do buňky, Excel automaticky nabídne další jména ze seznamu pro vyplnění. Můžeš je rychle přenášet do jiných buněk tahem malého obdélníku v pravém dolním rohu buňky.
Krok 7: Úprava a smazání seznamu
Pokud bys seznam chtěl někdy aktualizovat nebo smazat, znovu přejdi na „Soubor“ – „Možnosti“ – „Pokročilé“ a přejdi k „Vlastním seznamům“. Vyber seznam, který chceš upravit, a klikni na „Smazat“, pokud ho již nepotřebuješ.
Krok 8: Opětovné importování
Pokud by ses seznam v budoucnosti znovu potřeboval, není to problém. Opět můžeš jít do Vlastních seznamů a po vybrání oblasti A3 až A9 můžeš seznam kdykoli znovu importovat.
Krok 9: Použití na další data
Kromě členských jmen můžete převést také další údaje, jako jsou názvy měst nebo produkty, do seznamu. Postup zůstává stejný a můžete tak vytvářet řadu výplňových seznamů pro různé účely.
Shrnutí
Vytváření vlastních výplňových seznamů v Excelu je efektivní způsob, jak rychle zadávat opakující se údaje a zvyšovat produktivitu. S kroky popsanými v tomto návodu můžete snadno vytvářet, upravovat nebo odstraňovat výplňové seznamy podle potřeby.
Často kladené otázky
Jak přidám nový výplňový seznam?Musíte jít do možností Excelu, vybrat část „Vlastní seznamy“ a zde vložit svojí novou seznam.
Mohu seznam smazat?Ano, je to možné. Stačí se opět vrátit do „Vlastních seznamů“ a smazat požadovaný seznam.
Kolik výplňových seznamů mohu vytvořit?Neexistuje pevný limit, můžete vytvořit tolik seznamů, kolik potřebujete.
Mohu upravit existující seznamy?Ano, existující seznamy můžete kdykoli upravit v nastavení Excelu.
